Organiser une soirée concert sans perdre le fil

Une soirée concert se prépare en deux temps : verrouiller les artistes et le lieu, puis transformer leurs besoins en déroulé concret. Commence par la date, les réservations et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Ensuite, centralise les horaires, les besoins alimentaires et la fiche technique de chaque artiste. Le jour J, prévois assez de temps pour inspecter la salle, installer le son, le bar, le vestiaire et la scène avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les artistes
3
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Vérifier les autorisations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des visiteurs
10
Rassembler les informations sur les artistes
11
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
12
Rassembler les fichiers musicaux
13
Élaborer le programme
14
Envoyer le briefing aux artistes
15
Commander le catering
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
20
Récupérer les clés du lieu
21
Inspecter le lieu
2 personnes
22
Faire entrer le matériel
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
25
Monter le bar et le point de service
3 personnes
26
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
27
Raccorder la sonorisation
3 personnes
28
Installer les microphones et les pieds
2 personnes
29
Brancher l’éclairage
2 personnes
30
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
31
Effectuer la vérification du son
3 personnes
32
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
33
Accueillir les artistes
2 personnes
34
Aménager la loge des artistes
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Approvisionner le buffet et le bar
3 personnes

Événement

37
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
38
Accueillir les visiteurs
2 personnes
39
Gérer le vestiaire
2 personnes
40
Servir les boissons
3 personnes
41
Servir des amuse-bouches
2 personnes
42
Annoncer le programme
43
Encadrer la première prestation
2 personnes
44
Réapprovisionner le catering de pause
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
47
Vérifier le vestiaire et l'entrée
2 personnes
48
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
50
Maintenir l’espace public propre
2 personnes
51
Encadrer la quatrième prestation
2 personnes
52
Servir le dernier tour
3 personnes
53
Annoncer la fin du concert
54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
55
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

56
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
57
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
61
Nettoyer les toilettes
2 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
64
Emballer le matériel
3 personnes
65
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
66
Rapporter les clés
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Trier les articles de vestiaire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables hautesqté 10
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones dynamiquesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 8
Câbles XLRqté 12
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes de travail LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Bannières de concertqté 3
Nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 10
Cintres de vestiaireqté 120
Numéros de vestiaireqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 3
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 4
Bacs de rangementqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de recyclageqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réserve les artistes et le lieu avant de confirmer les invitations : garde au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les autorisations, les horaires et les besoins techniques.
Demande la fiche technique de chaque artiste au plus tard 3 semaines avant la soirée. Vérifie notamment les microphones, boîtiers DI, câbles XLR, retours et prises électriques nécessaires.
Construis un programme avec des horaires précis : prévois environ 60 à 90 minutes pour l’installation et les tests son, puis 15 minutes de marge avant l’ouverture des portes.
Clôture les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement. Mets alors à jour une seule liste de visiteurs pour le catering, l’accueil et le vestiaire.
Récupère les clés et inspecte le lieu le jour même, au moins 4 heures avant le public. Installe d’abord le son et l’éclairage, puis les tables, les chaises, le bar, le vestiaire et le buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée concert ?: Compte généralement 6 à 8 semaines pour une soirée avec artistes, réservations et autorisations. Commence encore plus tôt si la date dépend de plusieurs artistes ou si la salle impose une procédure particulière.
Quand envoyer les invitations pour une soirée concert ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et les principaux horaires sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant. Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le concert pour finaliser le catering et la liste des visiteurs.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée concert ?: Prévois au minimum 4 heures avant l’arrivée du public pour faire entrer le matériel, installer la sonorisation, l’éclairage, les tables, le bar et le vestiaire. Réserve ensuite 60 à 90 minutes pour les tests son et les derniers réglages.
Que faut-il vérifier dans la fiche technique des artistes ?: Vérifie le nombre de microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, prises et multiprises, ainsi que les besoins de la table de mixage et des haut-parleurs. Fais cette vérification au moins 3 semaines avant, afin de pouvoir compléter le matériel à temps.

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