Cómo organizar una noche de concierto sin improvisar
Organizar una noche de concierto empieza mucho antes de montar los altavoces. Primero fija la fecha y el lugar, confirma a los artistas y comprueba los permisos; después cierra horarios, necesidades técnicas, inscripciones y catering. En los últimos días, prepara la compra, enfría las bebidas y deja listo el material no perecedero. El día del concierto, reserva varias horas para inspeccionar el recinto, montar la entrada, el guardarropa, el bar y el escenario antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Confirmar a los artistas
- 3
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
- 4
Hacer reservas
- 5
Comprobar permisos
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Actualizar la lista de visitantes
- 10
Recopilar información de los artistas
- 11
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
- 12
Reunir archivos de música
- 13
Elaborar el programa
- 14
Enviar briefing a los artistas
- 15
Pedir el catering
- 16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar catering no perecedero
2 personas
- 20
Recoger las llaves del recinto
- 21
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 22
Introducir los materiales
4 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 25
Montar el bar y el punto de servicio
3 personas
- 26
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 27
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 28
Colocar micrófonos y soportes
2 personas
- 29
Conectar la iluminación
2 personas
- 30
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
- 31
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 32
Realizar la prueba de luces
2 personas
- 33
Recibir a los artistas
2 personas
- 34
Montar el camerino de los artistas
2 personas
- 35
Preparar aperitivos
3 personas
- 36
Reabastecer el buffet y el bar
3 personas
Evento
- 37
Atender la entrada
2 personas
- 38
Recibir a los visitantes
2 personas
- 39
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 40
Servir las bebidas
3 personas
- 41
Servir aperitivos
2 personas
- 42
Anunciar el programa
- 43
Acompañar la primera actuación
2 personas
- 44
Reponer el catering del descanso
2 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Acompañar la segunda actuación
2 personas
- 47
Controlar el guardarropa y la entrada
2 personas
- 48
Acompañar la tercera actuación
2 personas
- 49
Reponer el bufé
2 personas
- 50
Mantener ordenada la zona de público
2 personas
- 51
Acompañar la cuarta actuación
2 personas
- 52
Servir la última ronda
3 personas
- 53
Anunciar el final del concierto
- 54
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
- 55
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 56
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 57
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
2 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
- 61
Limpiar los baños
2 personas
- 62
Retirar la decoración
2 personas
- 63
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 64
Empacar el equipo
3 personas
- 65
Inspección final del recinto
2 personas
- 66
Devolver las llaves
- 67
Devolver el material prestado
2 personas
- 68
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 69
Clasificar los materiales del guardarropa
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesas altascant. 10
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 3
- Mesas de vestuariocant. 2
- Sillas del vestuariocant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos dinámicoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 3
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cables XLRcant. 12
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Cinta gaffercant. 6
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 6
- Lámparas de trabajo LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Decoración
- Banners del conciertocant. 3
- Mantelescant. 12
- Señales de orientacióncant. 8
- Pósteres del programacant. 10
- Perchas para el guardarropacant. 120
- Números de guardarropacant. 150
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cajas de hielocant. 3
- Jarras para servircant. 8
- Termoscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de reciclajecant. 4
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobillas de bañocant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma a los artistas y sus necesidades técnicas con al menos 3 semanas de antelación. Pide una lista concreta de canales, micrófonos, cajas DI, cables y conexiones eléctricas para no descubrir faltas durante la prueba de sonido.
- Cierra el programa cuando tengas las actuaciones y sus horarios registrados. Envía el briefing a los artistas al menos 3 días antes, con la hora de llegada, el orden de actuación y la información técnica que deben llevar.
- No dejes los permisos, las reservas ni las inscripciones para la última semana. Comprueba también las preferencias dietéticas y actualiza la lista de visitantes 48 horas antes para ajustar el catering y la disposición de las mesas.
- Prepara la logística de acceso antes de tocar el equipo de sonido: coloca percheros, mesas y sillas del guardarropa, y define quién recibe las llaves y quién controla la entrada. Así evitas que el público se mezcle con los cables y el montaje.
- Reserva como mínimo 3 horas de montaje en el recinto. Comprueba primero la electricidad y el espacio para PA, subwoofers, mesa de mezclas y luces; después cubre los cables con alfombrillas o cinta gaffer y monta el bar y el punto de servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de concierto?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite confirmar artistas, ubicación, permisos, reservas, inscripciones y necesidades técnicas sin depender de soluciones de última hora.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto?
- Calcula al menos 3 horas para introducir los materiales, colocar mesas y sillas, montar entrada y guardarropa, instalar el bar y preparar sonido e iluminación. Añade tiempo si participan varios artistas o si el recinto no está familiarizado con el equipo.
- ¿Cuándo hay que enviar el programa a los artistas?
- Envía el briefing definitivo como mínimo 3 días antes. Incluye horarios, orden de actuación, hora de llegada, información técnica y cualquier instrucción sobre archivos de música o montaje.
- ¿Cuándo se deben preparar las bebidas y el catering?
- Haz la compra y prepara los productos no perecederos el día anterior. Enfría las bebidas con suficiente antelación el día del concierto y revisa la lista de compra antes de salir para no dejar atrás vasos, tazas, platos o cubiertos.
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