Zo organiseer je een concertavond zonder verrassingen

Begin een concertavond niet met versiering, maar met de combinatie van datum, locatie, artiesten en techniek. Zodra die vaststaan, werk je terug vanaf het moment waarop het publiek binnenkomt: uitnodigingen, aanmeldingen, programma, catering en vrijwilligers. Plan op de dag zelf eerst laden en lossen, daarna podium, stoelen, geluid en verlichting. Reserveer tijd voor een soundcheck en controleer aansluitingen, kabels en bewegwijzering voordat de eerste gast arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Artiesten en repertoire bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma en tijdschema maken
7
Vrijwilligers indelen
8
Cateringbestelling plaatsen
9
Artiënteninformatie verzamelen
10
Technische wensen inventariseren
11
Reserveringen maken
12
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
13
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
14
Voorraad controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Verse producten ophalen
2 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
19
Meubilair uitladen
4 personen
20
Podiumdelen plaatsen
4 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen opstellen
4 personen
23
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
24
Microfoons aansluiten
2 personen
25
Verlichting plaatsen
2 personen
26
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
27
Artiënten verwelkomen
2 personen
28
Artiëntenruimte inrichten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Buffet en bar inrichten
3 personen
32
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
33
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Bewegwijzering ophangen
2 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Brandvrije looproutes controleren
2 personen

Event

38
Entreebalie bemannen
2 personen
39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Programma uitdelen
2 personen
41
Garderobe beheren
2 personen
42
Dranken serveren
3 personen
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Buffet netjes houden
2 personen
46
Artiënten begeleiden
47
Optredens aankondigen
48
Podiumwissels begeleiden
2 personen
49
Geluidsniveau controleren
50
Microfoons beheren
51
Lichtstanden bedienen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
54
Gevonden voorwerpen verzamelen
55
Laatste optreden afronden
2 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Apparatuur demonteren
3 personen
59
Podium afbouwen
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Overgebleven catering inpakken
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Voorraad verpakken
2 personen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Koelboxen reinigen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen afhandelen
71
Borg en emballage retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 110
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 4
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlampenaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2
Keukenkommenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Plakstripsaantal 4
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Barbakkenaantal 6
Serveertafelsaantal 4
Thermosbekersaantal 20
Koelelementenaantal 16
Etikettenaantal 100
Voedselcontainersaantal 12
Koelmattenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkeraantal 2
Dweilaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakkar
Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Overig

Kassakist
Pinapparaat
Portemonnee voor wisselgeld
Portofoonsaantal 4
Zaklampenaantal 4
EHBO-koffer
Brandblusseraantal 2
Programmaboekjesaantal 120
Polsbandjeshouderaantal 2
Gevondenvoorwerpenbak

Tips

Leg technische wensen direct vast met de artiesten: aantal microfoons, DI-boxen, muziekstandaards, aansluitingen en het benodigde repertoire. Reserveer minimaal 60 minuten voor opbouw en soundcheck, langer als meerdere acts spelen.
Werk met één tijdschema voor organisatie, artiesten en vrijwilligers. Zet daarin vaste tijden voor locatie openen, laden en lossen, soundcheck, deuren open, catering en het einde van het programma; zo voorkom je dat stoelen of hapjes te laat klaarstaan.
Controleer de stroomvoorziening vóór je geluidsapparatuur plaatst. Tel verlengkabels en stekkerdozen, houd kabels uit looproutes met gaffer tape en leg luidsprekers zo dat het publiek niet over statieven of kabels kan struikelen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk enkele dagen vóór de concertavond door aan de catering. Haal verse producten pas op de dag zelf op en wijs één persoon aan voor ontvangst en controle.
Maak de publieksroute zichtbaar vóór de deuren opengaan. Plaats bewegwijzering naar ingang, garderobe, zaal en toiletten, leg programmaboekjes klaar en test batterijlampen of sfeerverlichting als delen van de locatie donker zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concertavond organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Plan technische inventarisatie, catering en uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de avond; zo houd je tijd over voor wijzigingen in repertoire, aantallen of apparatuur.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een concertavond?: Reken voor een kleine concertavond minstens 3 uur vanaf het openen van de locatie tot de ontvangst van het publiek. Daarin passen laden en lossen, podium en stoelen plaatsen, geluid en verlichting aansluiten en minimaal 60 minuten soundcheck.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een concertavond?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het concert, zodat je aantallen, dieetwensen, stoelen, glazen en catering nog kunt afstemmen.
Hoeveel drank en catering heb je nodig voor een concertavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur, met extra marge voor vrijwilligers en artiesten. Bestel de catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen plus circa 5 procent reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.