Konzertabend organisieren: von der Planung bis zum Einlass
Ein Konzertabend gelingt, wenn Programm, Technik und Ablauf früh zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Künstlern, kläre danach Repertoire, technische Anforderungen und Anmeldungen. In den letzten Tagen geht es um Catering, Programmhefte, Beschilderung und einen klaren Einsatzplan für Helfer. Am Veranstaltungstag brauchst du vor dem Einlass ausreichend Zeit für Bühne, Ton, Licht und Bestuhlung – besonders dann, wenn Ladezone und Aufbau nicht direkt am Saal liegen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Künstler und Repertoire bestätigen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Programm und Zeitplan erstellen
- 7
Freiwillige einteilen
- 8
Cateringbestellung aufgeben
- 9
Künstlerinformationen sammeln
- 10
Technische Anforderungen erfassen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 13
Programmhefte drucken
2 Personen
- 14
Bestand prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
- 19
Möbel ausladen
4 Personen
- 20
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 21
Tische aufstellen
3 Personen
- 22
Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 24
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 25
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 26
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 27
Künstler begrüßen
2 Personen
- 28
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 31
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
- 32
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 33
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 37
Fluchtwege prüfen
2 Personen
Event
- 38
Eingangstheke besetzen
2 Personen
- 39
Besucher empfangen
3 Personen
- 40
Programm verteilen
2 Personen
- 41
Garderobe verwalten
2 Personen
- 42
Getränke servieren
3 Personen
- 43
Snacks servieren
2 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 46
Künstler begleiten
- 47
Auftritte ankündigen
- 48
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
- 49
Lautstärke kontrollieren
- 50
Mikrofone verwalten
- 51
Lichtstimmungen steuern
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 54
Fundsachen sammeln
- 55
Finalen Auftritt abschließen
2 Personen
- 56
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 58
Geräte abbauen
3 Personen
- 59
Bühne abbauen
4 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Toiletten endreinigen
2 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Vorrat verpacken
2 Personen
- 68
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 69
Kühlboxen reinigen
2 Personen
- 70
Fundsachen bearbeiten
- 71
Pfand und Leergut zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 110
- StehtischeAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 120
- BühnenelementeAnz. 6
- BühnentreppenAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- LautsprecherstativeAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- NotenständerAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 8
- JackkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- BatterielampenAnz. 6
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- MessbecherAnz. 2
- KüchenschüsselnAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 6
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- KlebestreifenAnz. 4
- ProgrammschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Catering
- Einkäufe
- GetränkespenderAnz. 4
- BarbänkeAnz. 6
- ServiertischeAnz. 4
- ThermobecherAnz. 20
- KühlelementeAnz. 16
- EtikettenAnz. 100
- LebensmittelbehälterAnz. 12
- KühlmattenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- WischmoppAnz. 4
- EimerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Reinigungswagen
- AbfallbehälterAnz. 10
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
Sonstiges
- Kassette
- Kartenterminal
- Portemonnaie für Wechselgeld
- FunkgeräteAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
- Erste-Hilfe-Koffer
- FeuerlöscherAnz. 2
- ProgrammhefteAnz. 120
- ArmbandhalterAnz. 2
- Fundkiste
Tipps
- Bestätige Künstler, Repertoire und technische Anforderungen spätestens vier Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, fehlende Mikrofone, DI-Boxen, Notenständer oder XLR-Kabel zu organisieren.
- Lege den Zeitplan nicht nur für das Programm an, sondern auch für Anlieferung, Bühnenaufbau, Soundcheck und Einlass. Plane für Tonanlage und Beleuchtung mindestens zwei Stunden vor dem Einlass ein.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und gib die Cateringbestellung erst nach einem festen Anmeldeschluss auf. Rechne zusätzlich mit etwa 5 bis 10 Prozent Reserve bei Getränken und Geschirr.
- Teile Freiwillige mit konkreten Uhrzeiten und Bereichen ein: mindestens eine Person für Einlass und Anmeldungen, zwei für Möbel und Bühne sowie eine verantwortliche Person für Ton und Licht.
- Öffne die Location mindestens drei Stunden vor Beginn und halte die Lade- und Entladezone frei. Erst Möbel ausladen und Bühne aufstellen, dann Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Beleuchtung anschließen; Kabel anschließend mit Gaffer Tape sichern.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Konzertabend organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlern. Technik, Catering und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich geklärt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Konzertabend?
- Plane mindestens 3 Stunden für Möbel, Bühnenelemente, Tonanlage und Beleuchtung ein. Für einen Soundcheck sollten zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass frei bleiben.
- Wann verschickt man Einladungen für einen Konzertabend?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Setze den Anmeldeschluss 10 bis 14 Tage vorher, damit Catering und Bestuhlung rechtzeitig angepasst werden können.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Konzertabend?
- Für einen kleinen Konzertabend sind mindestens 4 Helfer sinnvoll: eine Person am Einlass, zwei beim Aufbau und eine für Technik oder Ablauf. Bei getrennten Aufbau- und Servicezeiten solltest du pro Bereich eine Vertretung einplanen.
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