Cómo organizar una noche de concierto sin improvisar
Una noche de concierto se organiza en tres bloques: confirmar lo esencial, cerrar la producción y montar el espacio siguiendo un horario. Empieza por la fecha, el lugar y los artistas; después reúne sus necesidades técnicas y dietéticas, y termina con catering, señalización y montaje. El sonido y la iluminación suelen causar los retrasos más difíciles de corregir. Reserva tiempo para probar micrófonos, altavoces y focos antes de abrir las puertas, no cuando ya haya público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Confirmar los artistas y el repertorio
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Crear el programa y el horario
- 7
Asignar voluntarios
- 8
Realizar el pedido de catering
- 9
Recopilar información de los artistas
- 10
Recopilar los requisitos técnicos
- 11
Hacer reservas
- 12
Preparar la señalización
2 personas
- 13
Imprimir folletos del programa
2 personas
- 14
Comprobar el inventario
2 personas
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Recoger productos frescos
2 personas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
- 19
Descargar el mobiliario
4 personas
- 20
Colocar las piezas del escenario
4 personas
- 21
Montar mesas
3 personas
- 22
Colocar las sillas
4 personas
- 23
Colocar el equipo de sonido
3 personas
- 24
Conectar los micrófonos
2 personas
- 25
Instalar la iluminación
2 personas
- 26
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 27
Dar la bienvenida a los artistas
2 personas
- 28
Preparar la sala de artistas
2 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Preparar aperitivos
3 personas
- 31
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 32
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 33
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Colgar señalización
2 personas
- 36
Comprobar los baños
2 personas
- 37
Comprobar las rutas de evacuación ignífugas
2 personas
Evento
- 38
Atender la entrada
2 personas
- 39
Recibir a los visitantes
3 personas
- 40
Repartir el programa
2 personas
- 41
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 42
Servir las bebidas
3 personas
- 43
Servir aperitivos
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Mantener el buffet ordenado
2 personas
- 46
Guiar a los artistas
- 47
Anunciar las actuaciones
- 48
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
- 49
Comprobar el nivel de sonido
- 50
Gestionar micrófonos
- 51
Controlar las luces
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
- 54
Recoger objetos perdidos
- 55
Cerrar la última actuación
2 personas
- 56
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 57
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 58
Desmontar el equipo
3 personas
- 59
Desmontar el escenario
4 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Empaquetar la comida de catering sobrante
2 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
- 66
Retirar la decoración
2 personas
- 67
Empaquetar el inventario
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Limpiar neveras portátiles
2 personas
- 70
Gestionar objetos perdidos
- 71
Devolver la fianza y el envase
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 110
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 120
- Piezas de escenariocant. 6
- Escaleras del escenariocant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Soportes para altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Atrilescant. 4
- Cables XLRcant. 8
- Cables jackcant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 6
- Lámparas de bateríacant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos de cocinacant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Tiras adhesivascant. 4
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
Catering
- Compras
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Bandejas para barbacoacant. 6
- Mesas de serviciocant. 4
- Vasos térmicoscant. 20
- Acumuladores de fríocant. 16
- Etiquetascant. 100
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Fregonacant. 4
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Carro de limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
Otros
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Monedero para cambio
- Walkie-talkiescant. 4
- Linternascant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
- Extintorcant. 2
- Programascant. 120
- Portapulserascant. 2
- Caja de objetos perdidos
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar, los artistas y el repertorio antes de enviar las invitaciones. Pide también la información técnica de cada artista con al menos 2 semanas de margen para detectar micrófonos, cajas DI, atriles o cables especiales.
- Convierte las inscripciones y preferencias dietéticas en cifras concretas. Entrega el pedido de catering entre 3 y 7 días antes y calcula por separado las raciones, vasos, tazas, platos y cubiertos.
- Prepara un horario con horas de llegada, prueba de sonido, apertura de puertas y actuaciones. Asigna cada bloque a una persona responsable y añade al menos 30 minutos de margen antes de recibir al público.
- Organiza el montaje desde la zona de carga: despeja el acceso antes de descargar, coloca primero las piezas del escenario y el mobiliario, y deja pasillos libres para mover equipos. Las mesas, sillas y percheros suelen bloquear el paso si se instalan demasiado pronto.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir. Comprueba mesa de mezclas, micrófonos, altavoces, iluminación, regletas y alargadores, y fija los cables con cinta gaffer para evitar tropiezos; lleva además lámparas de batería para las zonas con poca luz.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de concierto?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Deja cerrados los artistas, el lugar y el repertorio durante la primera semana, y reserva las 2 semanas finales para confirmar inscripciones, catering y requisitos técnicos.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Programa la prueba entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas. Si participan varios artistas, reserva al menos 30 minutos por actuación y otros 30 minutos para resolver cambios o fallos.
- ¿Cuánto catering necesito para una noche de concierto?
- Calcula las raciones a partir del número confirmado de asistentes y añade un margen del 10 %. Confirma las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes y encarga los productos frescos para recogerlos el mismo día o el anterior.
- ¿Qué se monta primero en el lugar del concierto?
- Primero despeja la zona de carga y descarga y coloca el escenario; después instala mesas, sillas y percheros. El sonido y la iluminación van a continuación, dejando al menos 60 minutos finales para conectar, probar y corregir.
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