Organiser une soirée concert, étape par étape

Une soirée concert se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les artistes, puis les inscriptions, le programme et la logistique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les informations techniques des artistes et le temps nécessaire au déchargement. Prévoyez aussi une équipe distincte pour l’accueil, la restauration et la régie. Le jour J, l’installation de la scène, du son et des lumières doit être terminée avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Confirmer les artistes et le répertoire
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir le programme et le planning
7
Répartir les bénévoles
8
Passer la commande traiteur
9
Collecter les informations des artistes
10
Recenser les besoins techniques
11
Faire les réservations
12
Préparer la signalétique
2 personnes
13
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
14
Vérifier les stocks
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Récupérer les produits frais
2 personnes
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
19
Décharger le mobilier
4 personnes
20
Installer les éléments de scène
4 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
4 personnes
23
Installer le matériel sonore
3 personnes
24
Brancher les microphones
2 personnes
25
Installer l’éclairage
2 personnes
26
Effectuer la vérification du son
3 personnes
27
Accueillir les artistes
2 personnes
28
Aménager la loge des artistes
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
32
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
33
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer la signalétique
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes
37
Vérifier les itinéraires d’évacuation incendie
2 personnes

Événement

38
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Gérer le vestiaire
2 personnes
42
Servir les boissons
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
46
Accompagner les artistes
47
Annoncer les spectacles
48
Coordonner les changements de scène
2 personnes
49
Vérifier le niveau sonore
50
Gérer les micros
51
Gérer les réglages d’éclairage
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
54
Rassembler les objets trouvés
55
Clore la dernière prestation
2 personnes
56
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
58
Démonter l’équipement
3 personnes
59
Démonter la scène
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Emballer les restes du catering
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Emballer le stock
2 personnes
68
Rapporter le matériel
2 personnes
69
Nettoyer les glacières
2 personnes
70
Gérer les objets trouvés
71
Retourner la consigne et les emballages

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Pieds de microqté 4
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à batterieqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Verres doseursqté 2
Bols de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Bandes adhésivesqté 4
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de barqté 6
Tables de serviceqté 4
Mugs isothermesqté 20
Pains de glaceqté 16
Étiquettesqté 100
Conteneurs alimentairesqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclette de solqté 2
Serpillièreqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 2
Chariot de nettoyage
Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4

Autre

Caisse de caisse
Terminal de paiement
Portefeuille pour la monnaie
Talkies-walkiesqté 4
Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours
Extincteurqté 2
Brochures du programmeqté 120
Porte-braceletsqté 2
Boîte des objets trouvés

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Demandez à chaque artiste son répertoire, ses horaires d’arrivée et sa fiche technique au plus tard 10 jours avant l’événement. Vérifiez notamment les microphones, boîtiers DI, câbles et branchements nécessaires.
Construisez le planning à rebours : comptez au moins 3 heures avant l’ouverture pour libérer la zone de déchargement, installer le mobilier, monter le podium, brancher le son et régler l’éclairage.
Prévoyez des bénévoles par mission plutôt qu’une équipe unique : accueil, vestiaire, restauration, salle et assistance technique. Confirmez les rôles et les horaires 3 à 5 jours avant la soirée.
Faites un contrôle des stocks 48 heures avant, puis récupérez les produits frais le jour même. Comptez séparément les verres, tasses, assiettes et couverts afin d’éviter une rupture pendant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une soirée concert ?: Prévoyez 3 à 6 semaines pour confirmer le lieu, les artistes, les réservations et les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour le programme, le traiteur, les bénévoles et les vérifications techniques.
Quand envoyer les invitations pour une soirée concert ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixez une clôture des inscriptions 7 jours avant afin d’ajuster le traiteur, les places assises et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer le son et la scène ?: Réservez au minimum 3 heures avant l’ouverture au public pour le déchargement, le podium, les chaises, les haut-parleurs, les microphones et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes de marge pour les essais et les corrections.
Que faut-il demander aux artistes avant la soirée ?: Demandez leur répertoire, leur heure d’arrivée, la durée de leur prestation et leurs besoins techniques au moins 10 jours à l’avance. Faites confirmer la liste finale 3 jours avant l’installation pour éviter un câble ou un microphone manquant.

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