Zo organiseer je een concert zonder last-minute problemen

Een concert organiseren begint niet met het podium, maar met datum, locatie en de afspraken met muzikanten. Leg daarna vergunningen, verzekering, kaartverkoop, catering en techniek vast voordat je publiek uitnodigt. Plan de repetities en publieksinformatie ruim vooruit en maak een strak draaiboek voor laden, opbouwen, soundcheck en entree. Op de concertdag heb je vooral baat bij een vrije laadroute, duidelijke kabelveiligheid en een team dat weet wie wanneer opent, controleert en afsluit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Muzikanten vastleggen
3
Repetitietijden afstemmen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online kaartverkoop openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
11
Apparatuur reserveren
12
Vervoer voor instrumenten regelen
13
Programma en tijden maken
14
Publieksinformatie versturen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Instrumenten laden
3 personen

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Laadroute vrijmaken
2 personen
20
Podiumdelen plaatsen
4 personen
21
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
22
Verlichting aansluiten
2 personen
23
Kabels veilig afwerken
2 personen
24
Stoelen en tafels opstellen
3 personen
25
Entree en garderobe inrichten
2 personen
26
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Catering klaarzetten
2 personen
30
Techniek testen
3 personen
31
Instrumenten stemmen
3 personen
32
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
33
Deuren en vluchtroutes controleren
2 personen
34
Bezoekers ontvangen
3 personen
35
Kaarten en polsbandjes controleren
2 personen
36
Openingsact begeleiden
2 personen
37
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Pauze aankondigen
41
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Instrumenten inpakken
3 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Apparatuur retourneren
2 personen
49
Borg en gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8

Decoratie

Achterdoek
Affichehoudersaantal 4

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Overig

Polsbandjesaantal 120
Entreekaartenaantal 120
Pennenaantal 12
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Markeerstiftenaantal 6
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4

Tips

Bevestig muzikanten, repetitietijden en locatie voordat je de online kaartverkoop opent. Zo voorkom je dat bezoekers tickets kopen terwijl programma of zaal nog niet definitief is.
Controleer vergunningen en verzekering minimaal 6 tot 8 weken voor het concert. Vraag ook na welke eisen gelden voor geluid, publiekscapaciteit en het gebruik van de locatie.
Plan op de concertdag eerst de laadroute en het podium, daarna geluid en verlichting. Reserveer minstens 3 uur voor opbouw en soundcheck; kabels werk je pas af nadat alle apparatuur op zijn plek staat.
Maak het programma met concrete tijden voor inloop, optredens, pauze en einde. Verstuur publieksinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief aanvangstijd, bereikbaarheid en eventuele dieet- of cateringinformatie.
Regel entree, garderobe, stoelen, tafels en catering vóór de deuren opengaan. Zet reservebatterijen en extra instrument- en verlengkabels klaar; juist kleine technische storingen leggen een optreden anders snel stil.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Voor een grotere zaal, meerdere muzikanten of een vergunningstraject is 6 maanden veiliger, zodat locatie, verzekering, kaartverkoop en techniek op tijd rond zijn.
Wanneer moet je de kaartverkoop voor een concert openen?: Open de kaartverkoop zodra datum, locatie, muzikanten en programma voldoende vaststaan, meestal 6 tot 10 weken voor het concert. Verstuur daarna direct de publieksinformatie en verwerk aanmeldingen wekelijks.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een concert?: Reken minimaal 3 uur voor podiumdelen, geluid, verlichting, stoelen en entree, plus tijd voor een soundcheck. Bij meerdere bands of veel instrumenten plan je liever 4 tot 6 uur en houd je de laadroute vrij.
Wanneer regel je vergunningen en verzekering voor een concert?: Controleer dit minimaal 6 tot 8 weken vooraf; sommige locaties of gemeenten vragen meer voorbereiding. Vraag schriftelijk na welke vergunningen, geluidsvoorwaarden en verzekeringsdekking voor jouw concert gelden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.