Cómo organizar un concierto sin perder el control

Organizar un concierto empieza mucho antes de montar el escenario. Primero fija la fecha y el lugar, confirma a los músicos y revisa permisos, seguro y necesidades técnicas. Después ordena la venta de entradas, la información al público, los ensayos y el catering. El día del concierto, reserva varias horas para carga, montaje, pruebas de sonido, iluminación y recepción: los retrasos suelen aparecer antes de que llegue el primer espectador.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Contratar músicos
3
Coordinar los horarios de ensayo
4
Comprobar permisos
5
Comprobar el seguro
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir la venta de entradas online
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
11
Reservar equipo
12
Gestionar el transporte de los instrumentos
13
Crear el programa y los horarios
14
Enviar información al público
15
Comprobar la lista de la compra
16
Hacer la compra
2 personas
17
Cargar los instrumentos
3 personas

Evento

18
Abrir la ubicación
2 personas
19
Despejar la ruta de carga
2 personas
20
Colocar las piezas del escenario
4 personas
21
Montar el equipo de sonido
3 personas
22
Conectar la iluminación
2 personas
23
Asegurar correctamente los cables
2 personas
24
Montar sillas y mesas
3 personas
25
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
26
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
27
Enfriar las bebidas
2 personas
28
Preparar aperitivos
3 personas
29
Preparar la restauración
2 personas
30
Probar la técnica
3 personas
31
Afinar los instrumentos
3 personas
32
Realizar la prueba de sonido
4 personas
33
Comprobar las puertas y las rutas de evacuación
2 personas
34
Recibir a los visitantes
3 personas
35
Comprobar las entradas y las pulseras
2 personas
36
Guiar el acto inaugural
2 personas
37
Coordinar la actuación principal
3 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Servir aperitivos
2 personas
40
Anunciar el descanso
41
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

42
Apagar el equipo
2 personas
43
Empacar instrumentos
3 personas
44
Lavar la vajilla
2 personas
45
Recoger la basura
3 personas
46
Limpiar el lugar
3 personas
47
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
48
Devolver el equipo
2 personas
49
Gestionar la fianza y los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 100
Mesascant. 10
Percheroscant. 3

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8

Decoración

Telón de fondo
Portapósterescant. 4

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 6
Sacacorchoscant. 3
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 3
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 16

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Otros

Pulserascant. 120
Entradascant. 120
Bolígrafoscant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 200
Rotuladores fosforescentescant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los contratos de los músicos antes de abrir la venta de entradas. Comprueba también los permisos y el seguro con varias semanas de margen, porque pueden condicionar el aforo o el horario.
Prepara un horario con horas concretas para descarga, montaje, ensayo, prueba de sonido, apertura de puertas y actuación. Comparte una versión con músicos, técnicos, catering y personal de entrada al menos 7 días antes.
Calcula el acceso de los instrumentos antes del día del concierto: despeja la ruta de carga y confirma quién transporta cada pieza. Deja como mínimo 2 horas entre la llegada del equipo y la apertura al público.
Haz una prueba completa de sonido e iluminación con los músicos en el escenario, no solo una comprobación de cables. Asegura cables, regletas y canaletas para evitar tropiezos y guarda baterías de repuesto y adaptadores accesibles.
Cierra las necesidades del público con antelación: entradas, inscripciones, preferencias dietéticas, programa y guardarropa. Envía la información final entre 48 y 72 horas antes e indica hora de apertura, acceso y duración aproximada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar lugar, músicos, permisos, seguro y equipo. Reserva las últimas 2 semanas para entradas, catering, programa y coordinación del personal.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto?: Calcula al menos 3 horas para descargar, colocar el escenario, montar sonido e iluminación y asegurar los cables. Añade entre 60 y 90 minutos para ensayo y prueba de sonido antes de abrir las puertas.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas online?: Ábrela cuando estén confirmados la fecha, el lugar, el programa básico y el aforo autorizado, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Envía la información definitiva al público 48-72 horas antes del concierto.
¿Qué se suele olvidar al organizar un concierto?: Lo más habitual es dejar para el final los permisos, el transporte de instrumentos, las baterías de repuesto y la ruta de carga. Compruébalos 7 días antes y vuelve a revisar cables, accesos y horarios durante el montaje.

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