So organisierst du ein Konzert
Ein Konzert gelingt, wenn du den Ablauf rückwärts vom Einlass planst. Zuerst stehen Datum, Ort, Musiker und Genehmigungen fest; danach folgen Ticketverkauf, Catering und Technik. In der letzten Woche müssen Programm, Publikumsinfos und Transport geklärt sein. Am Veranstaltungstag zählen ein freier Ladeweg, sicher verlegte Kabel und genügend Zeit für Aufbau und Soundcheck.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Musiker festlegen
- 3
Probezeiten abstimmen
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Online-Ticketverkauf eröffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Catering reservieren
- 11
Ausrüstung reservieren
- 12
Transport für Instrumente organisieren
- 13
Programm und Zeiten erstellen
- 14
Publikumsinformationen versenden
- 15
Einkaufsliste prüfen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Instrumente verladen
3 Personen
Event
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Ladeweg freimachen
2 Personen
- 20
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 21
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 22
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 23
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 24
Stühle und Tische aufstellen
3 Personen
- 25
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 26
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Catering bereitstellen
2 Personen
- 30
Technik testen
3 Personen
- 31
Instrumente stimmen
3 Personen
- 32
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 33
Türen und Fluchtwege prüfen
2 Personen
- 34
Besucher empfangen
3 Personen
- 35
Karten und Armbänder kontrollieren
2 Personen
- 36
Eröffnungsshows begleiten
2 Personen
- 37
Hauptauftritt begleiten
3 Personen
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Snacks servieren
2 Personen
- 40
Pause ankündigen
- 41
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Instrumente einpacken
3 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Abfall sammeln
3 Personen
- 46
Location reinigen
3 Personen
- 47
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 48
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 49
Kaution und Fundsachen abwickeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- BühnentreppenAnz. 2
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 10
- GarderobenständerAnz. 3
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 3
- InstrumentenkabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- PlakathalterAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 6
- KorkenzieherAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- GetränkespenderAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 16
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Sonstiges
- ArmbänderAnz. 120
- EintrittskartenAnz. 120
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 200
- MarkerAnz. 6
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 4
Tipps
- Lege Datum und Ort fest, bevor du Musiker, Catering oder Ausrüstung verbindlich buchst. Prüfe Genehmigungen und Versicherung frühzeitig, weil Rückfragen mehrere Wochen dauern können.
- Plane den Ticketverkauf und die Anmeldung spätestens einige Wochen vor dem Konzert. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und verschicke Programm, Einlasszeit und Anfahrt spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
- Stimme Probezeiten und Transport der Instrumente mit den Musikern ab. Für das Entladen sollte der Ladeweg vor Öffnung der Location frei sein; Instrumente werden erst danach sicher auf die Bühne gebracht.
- Rechne beim Aufbau mit getrennten Arbeitsschritten für Bühnenelemente, Tonanlage und Beleuchtung. Kabel gehören in Kabelkanäle oder an andere geschützte Wege, und Ersatzbatterien sollten vor dem Soundcheck bereitliegen.
- Richte Eingang und Garderobe vor dem Einlass vollständig ein. Stühle, Tische, Gläser und Geschirr müssen stehen, bevor das Publikum kommt; plane dafür mindestens 30 Minuten Puffer ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Konzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Musikern und Genehmigungen. Ticketverkauf, Catering und Technik sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wann sollte der Soundcheck bei einem Konzert stattfinden?
- Plane den Soundcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Bei mehreren Musikern oder umfangreicher Licht- und Tontechnik sind 3 bis 4 Stunden Aufbau- und Probezeit realistischer.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Konzertbühne?
- Für Bühnenelemente, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Beleuchtung und Kabel solltest du mindestens 3 Stunden einplanen. Kommt zusätzlich Instrumententransport hinzu, ist ein Puffer von 30 bis 60 Minuten sinnvoll.
- Wann soll man die Konzertinformationen an Gäste schicken?
- Sende Programm, Einlasszeit, Adresse und wichtige Hinweise 3 bis 5 Tage vor dem Konzert. Bei Änderungen solltest du die betroffenen Gäste zusätzlich sofort informieren.
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