Organiser un concert : l’ordre des étapes qui fonctionne

Pour organiser un concert sans improviser le jour J, commence par verrouiller la date, le lieu et les musiciens. Ensuite, construis le planning autour des répétitions, des autorisations, de la billetterie et de la technique. Les problèmes arrivent souvent quand le transport des instruments, les horaires de chargement ou les besoins alimentaires sont traités trop tard. Prévois enfin une équipe dédiée à l’accueil, au son, à la scène et au démontage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les musiciens
3
Coordonner les horaires de répétition
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir la billetterie en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
11
Réserver l’équipement
12
Organiser le transport des instruments
13
Établir le programme et les horaires
14
Envoyer les informations au public
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Charger les instruments
3 personnes

Événement

18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Libérer la zone de chargement
2 personnes
20
Installer les éléments de scène
4 personnes
21
Installer le matériel sonore
3 personnes
22
Brancher l’éclairage
2 personnes
23
Sécuriser les câbles
2 personnes
24
Installer les chaises et les tables
3 personnes
25
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
26
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
30
Tester la technique
3 personnes
31
Accorder les instruments
3 personnes
32
Effectuer la vérification du son
4 personnes
33
Vérifier les portes et les issues de secours
2 personnes
34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
35
Vérifier les billets et les bracelets
2 personnes
36
Accompagner le numéro d’ouverture
2 personnes
37
Encadrer la prestation principale
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir des amuse-bouches
2 personnes
40
Annoncer la pause
41
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

42
Éteindre l’équipement
2 personnes
43
Emballer les instruments
3 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Nettoyer le lieu
3 personnes
47
Remettre le mobilier en place
3 personnes
48
Retourner le matériel
2 personnes
49
Gérer la caution et les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 100
Tablesqté 10
Portantsqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8

Décoration

Fond de scène
Porte-affichesqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 3
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Autre

Braceletsqté 120
Billets d’entréeqté 120
Stylosqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Marqueursqté 6
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Confirme la date et le lieu avant d’ouvrir la billetterie. Vérifie ensuite les autorisations et l’assurance : une demande administrative peut prendre plusieurs semaines.
Réserve les musiciens, le catering et l’équipement dès que la date est fixée. Demande aux artistes leurs besoins techniques avant de choisir les haut-parleurs, microphones, retours et boîtiers DI.
Construis un conducteur précis avec l’arrivée des équipes, le chargement, les répétitions, l’ouverture des portes et le concert. Garde au moins 60 minutes entre la fin de l’installation sonore et l’accueil du public.
Organise le transport des instruments séparément du matériel de scène. Prévois une personne pour libérer la zone de chargement et une autre pour vérifier que chaque instrument est arrivé avant la balance.
Installe d’abord la scène et le son, puis l’éclairage et les câbles sécurisés avant de placer les chaises, les tables, l’entrée et le vestiaire. Teste chaque microphone et chaque projecteur au moins 30 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un concert avec musiciens, billetterie, catering et matériel technique. Commence plus tôt si des autorisations spécifiques, une assurance ou plusieurs répétitions sont nécessaires.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert ?: Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu et la programmation sont confirmés, idéalement 4 à 8 semaines avant le concert. Envoie les informations pratiques au public au moins 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?: Réserve au moins 3 heures pour décharger, monter les éléments de scène, installer la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones et l’éclairage. Ajoute 60 minutes pour les branchements, la sécurisation des câbles et les essais.
Quand demander les besoins alimentaires des participants ?: Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le récapitulatif au catering 7 jours avant le concert. Vérifie les changements avec les musiciens et l’équipe au plus tard 48 heures avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.