Een concert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de artiesten, locatie en technische haalbaarheid; die drie bepalen vrijwel de rest van je concert. Leg daarna het muziekprogramma en de optreedtijden vast, zodat techniek, vrijwilligers en communicatie daarop kunnen aansluiten. In de weken voor het concert verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen, terwijl je catering en apparatuur tijdig bevestigt. Op de dag zelf draait het om een duidelijke opbouwvolgorde, een gecontroleerde geluidsset en informatie die bezoekers en medewerkers direct kunnen gebruiken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Artiesten boeken
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
4
Technische wensen verzamelen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bezoekerslijst bijwerken
10
Reserveringen bevestigen
11
Catering bestellen
2 personen
12
Techniek reserveren
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Optreedtijden delen
15
Routebeschrijving versturen
16
Weersverwachting controleren
17
Noodcontacten verzamelen
18
Plattegrond afdrukken
19
Programma afdrukken
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Apparatuur controleren
2 personen
25
Sleutels ophalen
26
Locatie openen
2 personen
27
Laadzone vrijmaken
2 personen
28
Podium opbouwen
4 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
30
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
31
Kabels veilig afwerken
2 personen
32
Stroompunten testen
2 personen
33
Tafels opstellen
3 personen
34
Stoelen opstellen
3 personen
35
Bar inrichten
3 personen
36
Hapjes uitstallen
2 personen
37
Versiering ophangen
2 personen
38
Verlichting testen
2 personen
39
Publieksinformatie ophangen
40
Garderobe inrichten
2 personen
41
Toiletten controleren
42
EHBO-koffer klaarzetten

Event

43
Artiesten ontvangen
2 personen
44
Soundcheck uitvoeren
3 personen
45
Deuren openen
3 personen
46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Garderobe bemensen
2 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Barwerkplek schoonhouden
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Publiek naar plaatsen begeleiden
2 personen
55
Optredens aankondigen
56
Pauzedranken aanvullen
2 personen
57
Artiesten begeleiden
58
Geluidsniveau controleren
59
Laatste optreden afronden
2 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Bar sluiten
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
64
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
65
Podium afbreken
4 personen
66
Stoelen terugplaatsen
3 personen
67
Tafels terugplaatsen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Koelboxen legen
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Sleutels terugbrengen
77
Garderobespullen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Podiumrok
Statafelsaantal 8
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Mengtafel
Hoofdluidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Laptopstandaard
Reservebatterijenaantal 20
Muzieklessenaarsaantal 6
Geluidsisolatiepanelenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarren

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische inventarisatie direct nadat de artiesten zijn geboekt. Vraag per act naar microfoons, DI-boxen, monitoren, stroom en opstelling; controleer dit uiterlijk twee weken voor het concert met de techniekaanbieder.
Maak het programma niet alleen voor bezoekers, maar ook voor de opbouwploeg. Deel optreedtijden, soundcheckmomenten en contactpersonen minimaal zeven dagen vooraf met artiesten, techniek en vrijwilligers.
Regel bezoekersinformatie zodra de aanmeldingen binnenkomen. Werk de bezoekerslijst dagelijks bij in de laatste week en stuur routebeschrijving, aanvangstijd en eventuele dieet- of reserveringsinformatie uiterlijk drie dagen vooraf.
Controleer de ruimte op doorloop en veiligheid voordat je meubilair en techniek plaatst. Houd kabels vrij van looppaden met kabelmatten en leg plattegrond, noodcontacten en sleutels op één vaste plek voor de coördinator.
Doe de laatste voorbereidingen niet allemaal op het laatste uur. Zet dranken enkele uren vooraf koud, controleer microfoons, mengtafel, luidsprekers en reservebatterijen voor de deuren openen, en druk programma’s en plattegronden vooraf af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je artiesten boeken voor een concert?: Leg artiesten bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast, zeker als je meerdere acts nodig hebt. Vraag bij het boeken meteen de technische wensen en gewenste speeltijd op, zodat je locatie en apparatuur daarop kunt afstemmen.
Wanneer moet je de techniek voor een concert regelen?: Reserveer geluid en overige techniek zodra de locatie en artiesten bevestigd zijn, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Plan uiterlijk 2 weken voor het concert een technische controle van mengtafel, microfoons, monitoren, kabels en stroom.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een concert?: Reken voor een kleine tot middelgrote concertopstelling op minimaal 4 uur opbouw, inclusief podium, luidsprekers, bekabeling en soundcheck. Laat de technicus vóór de bezoekers binnenkomen nog minstens 60 minuten overhouden voor testen en afregelen.
Wanneer verstuur je de laatste informatie naar concertbezoekers?: Stuur route, aanvangstijd, programma en praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor het concert. Controleer de bezoekerslijst en dieetwensen opnieuw op de dag ervoor, zodat catering en ontvangst niet op oude gegevens zijn gebaseerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.