Comment organiser un concert sans perdre le fil

Organiser un concert commence par trois décisions : les artistes, le lieu et la date. Ensuite, verrouillez le programme musical, les besoins techniques et la capacité d’accueil avant d’ouvrir les inscriptions. Les oublis arrivent surtout dans les détails : horaires de passage mal transmis, câbles manquants, repas non recensés ou accès imprécis. Avancez dans cet ordre et gardez une liste unique pour suivre les réservations, les bénévoles, le matériel et les dernières vérifications.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver des artistes
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Conserver le programme musical
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des visiteurs
10
Confirmer les réservations
11
Commander le catering
2 personnes
12
Réserver la technique
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Communiquer les horaires de passage
15
Envoyer les indications d'accès
16
Vérifier les prévisions météo
17
Recueillir les contacts d'urgence
18
Imprimer le plan
19
Imprimer le programme
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Vérifier l'équipement
2 personnes
25
Récupérer les clés
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Dégager la zone de chargement
2 personnes
28
Monter la scène
4 personnes
29
Raccorder la sonorisation
3 personnes
30
Installer l'éclairage
2 personnes
31
Sécuriser les câbles
2 personnes
32
Tester les prises de courant
2 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Aménager le bar
3 personnes
36
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
37
Suspendre la décoration
2 personnes
38
Tester l’éclairage
2 personnes
39
Afficher les informations au public
40
Aménager le vestiaire
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
45
Ouvrir les portes
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Assurer la permanence du vestiaire
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Maintenir l’espace bar propre
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Guider le public vers les places
2 personnes
55
Annoncer les spectacles
56
Réapprovisionner les boissons de pause
2 personnes
57
Accompagner les artistes
58
Vérifier le niveau sonore
59
Clore la dernière prestation
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Fermer le bar
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
64
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
65
Démonter la scène
4 personnes
66
Remettre les chaises en place
3 personnes
67
Remettre les tables en place
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Vider les glacières
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Rapporter les clés
77
Ranger les affaires du vestiaire
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Jupe de scène
Tables hautesqté 8
Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs principauxqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Support pour ordinateur portable
Piles de rechangeqté 20
Pupitres de musiqueqté 6
Panneaux d’isolation acoustiqueqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Fond de scène
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Décorations de tableqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménage

Catering

Courses

Conseils

Réservez d’abord les artistes et le lieu, puis établissez un programme avec des horaires de passage précis. Envoyez ces horaires aux artistes et aux bénévoles au moins 7 jours avant le concert.
Demandez la fiche technique de chaque formation dès la réservation : nombre de microphones, pieds, boîtiers DI, retours, câbles et alimentation électrique. Faites valider la liste finale par la personne responsable de la technique 10 jours avant.
Traitez les inscriptions par vagues et mettez à jour la liste des visiteurs au moins une fois par semaine. Recueillez les besoins alimentaires avant de commander le catering, idéalement 5 jours à l’avance.
Préparez le plan d’accès, les contacts d’urgence et le programme imprimé avant l’arrivée du public. Prévoyez un exemplaire pour l’accueil, un pour la régie et quelques copies supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Le jour J, récupérez les clés, vérifiez l’équipement et rassemblez le matériel avant l’installation de la scène. Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’ouverture et contrôlez les prévisions météo le matin même si une partie du concert se déroule dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver les artistes pour un concert ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue, surtout si plusieurs artistes doivent être coordonnés. Confirmez ensuite les réservations par écrit dès que le lieu, les horaires et les besoins techniques sont connus.
Quand faut-il réserver la technique pour un concert ?: Réservez la technique au moins 4 semaines avant le concert. Transmettez la fiche technique complète 10 jours avant afin de vérifier la table de mixage, les haut-parleurs, les retours, les microphones, les câbles et l’alimentation.
Quand envoyer les invitations pour un concert ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant, puis un rappel 7 jours avant. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant le concert pour pouvoir confirmer les repas et mettre à jour la liste des visiteurs.
À quelle heure faut-il arriver le jour d’un concert ?: Prévoyez l’accès de l’équipe au moins 4 heures avant l’ouverture au public : récupération des clés, installation de la scène, branchements et vérification de l’équipement. Gardez ensuite 60 à 90 minutes pour les balances et les derniers ajustements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.