Cómo organizar un concierto sin perder el control

Organizar un concierto empieza mucho antes de montar el escenario. Primero cierra los artistas y el lugar; después coordina el programa musical, las necesidades técnicas y la asistencia. Las complicaciones suelen aparecer cuando faltan datos de los músicos, se confirma tarde el equipo de sonido o nadie tiene claro quién abre el recinto. Esta guía te ayuda a ordenar el trabajo por fases y a llegar al día del concierto con horarios, contactos, materiales y responsabilidades definidos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Contratar artistas
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Registrar el programa musical
2 personas
4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
5
Diseñar invitaciones
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Actualizar la lista de visitantes
10
Confirmar las reservas
11
Pedir el catering
2 personas
12
Reservar técnica
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Compartir los horarios de actuación
15
Enviar indicaciones
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Recopilar contactos de emergencia
18
Imprimir el plano
19
Imprimir el programa
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar las bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
3 personas
23
Reunir los materiales
3 personas
24
Comprobar el equipo
2 personas
25
Recoger las llaves
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Despejar la zona de carga
2 personas
28
Montar el escenario
4 personas
29
Conectar el equipo de sonido
3 personas
30
Montar la instalación de iluminación
2 personas
31
Asegurar correctamente los cables
2 personas
32
Probar puntos de corriente
2 personas
33
Montar mesas
3 personas
34
Colocar las sillas
3 personas
35
Montar la barra
3 personas
36
Montar aperitivos
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Probar la iluminación
2 personas
39
Colgar la información para el público
40
Montar el guardarropa
2 personas
41
Comprobar los baños
42
Preparar el botiquín de primeros auxilios

Evento

43
Recibir a los artistas
2 personas
44
Hacer la prueba de sonido
3 personas
45
Abrir las puertas
3 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
47
Repartir el programa
2 personas
48
Atender el guardarropa
2 personas
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Mantener limpia la zona de trabajo del bar
53
Comprobar los baños periódicamente
54
Guiar al público a sus asientos
2 personas
55
Anunciar las actuaciones
56
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
57
Acompañar a los artistas
58
Comprobar el nivel de sonido
59
Cerrar la última actuación
2 personas
60
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

61
Cerrar el bar
3 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
64
Desmontar la instalación de luces
2 personas
65
Desmontar el escenario
4 personas
66
Volver a colocar las sillas
3 personas
67
Volver a colocar las mesas
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Vaciar neveras portátiles
2 personas
73
Guardar el stock restante
2 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Devolver las llaves
77
Ordenar la ropa de guardarropa
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Falda de escenario
Mesas altascant. 8
Mesascant. 10
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 120

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces principalescant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Soporte para portátil
Baterías de repuestocant. 20
Atriles de músicacant. 6
Paneles de insonorizacióncant. 4

Vajilla

Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de emergenciacant. 4

Decoración

Telón de fondo del escenario
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Decoraciones de mesacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpieza

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero a los artistas y el lugar, y registra el programa musical en cuanto esté confirmado. Sin esa base no podrás preparar invitaciones, horarios ni necesidades técnicas con precisión.
Pide a cada artista sus requisitos técnicos por escrito al menos 2 semanas antes. Confirma entradas, micrófonos, monitores, mesa de mezclas, cajas DI, cables y alimentación; no des por hecho que todo estará disponible.
Envía las invitaciones cuando el programa esté suficientemente estable y fija una fecha límite para las inscripciones. Actualiza la lista de visitantes y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
Asigna responsables concretos para técnica, recepción, catering, voluntarios y llaves. Comparte los horarios de actuación y las indicaciones con el equipo como mínimo 48 horas antes, no solo el mismo día.
Haz una comprobación final el día anterior: pronóstico, equipo, bebidas, materiales, plano, programa impreso y contactos de emergencia. Enfría las bebidas con tiempo y reserva al menos 60 minutos antes de la apertura para revisar cables, altavoces y escenario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para contratar artistas, reservar el lugar y pedir la técnica. Deja cerrados el programa y los requisitos técnicos al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando el lugar y la mayor parte del programa estén confirmados. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para actualizar asistentes y catering.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar el sonido de un concierto?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura para montar, conectar y probar la mesa de mezclas, altavoces, monitores y micrófonos. Añade tiempo si participan varios artistas o hay cambios de escenario.
¿Qué se suele olvidar al organizar un concierto?: Suelen olvidarse los requisitos técnicos individuales, las baterías de repuesto, los cables adecuados, las llaves y los contactos de emergencia. Comprueba estos puntos el día anterior y asigna a una persona responsable de cada uno.

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