Ein Konzert organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Konzert steht und fällt nicht nur mit dem Musikprogramm. Du brauchst früh eine bestätigte Location, klare technische Anforderungen und einen Ablauf, den Künstler, Helfer und Publikum verstehen. Beginne mit Termin, Budget und Künstlern, kläre danach Bühne und Ton und kümmere dich erst dann um Einladungen und Catering. Besonders oft werden Stromanschlüsse, Aufbauzeiten, Kabelsicherung und Ernährungswünsche zu spät geklärt. Mit einer festen Reihenfolge bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Soundcheck und unvorhergesehene Änderungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Künstler buchen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Musikprogramm festlegen
2 Personen
- 4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 5
Einladungen gestalten
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Besucherliste aktualisieren
- 10
Reservierungen bestätigen
- 11
Catering bestellen
2 Personen
- 12
Technik reservieren
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Auftrittszeiten teilen
- 15
Wegbeschreibung versenden
- 16
Wettervorhersage prüfen
- 17
Notfallkontakte sammeln
- 18
Lageplan drucken
- 19
Programm drucken
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 24
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 25
Schlüssel abholen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Ladezone freimachen
2 Personen
- 28
Bühne aufbauen
4 Personen
- 29
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 30
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 31
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 32
Stromanschlüsse testen
2 Personen
- 33
Tische aufstellen
3 Personen
- 34
Stühle aufstellen
3 Personen
- 35
Bar einrichten
3 Personen
- 36
Snacks auslegen
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 38
Beleuchtung testen
2 Personen
- 39
Publikumsinformationen aufhängen
- 40
Garderobe einrichten
2 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
- 42
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
Event
- 43
Künstler empfangen
2 Personen
- 44
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 45
Türen öffnen
3 Personen
- 46
Besucher begrüßen
3 Personen
- 47
Programm verteilen
2 Personen
- 48
Garderobe besetzen
2 Personen
- 49
Getränke servieren
3 Personen
- 50
Snacks servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Barbereich sauber halten
- 53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 54
Publikum zu den Plätzen begleiten
2 Personen
- 55
Auftritte ankündigen
- 56
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Künstler betreuen
- 58
Lautstärke kontrollieren
- 59
Finalen Auftritt abschließen
2 Personen
- 60
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Bar schließen
3 Personen
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 64
Lichtanlage abbauen
2 Personen
- 65
Bühne abbauen
4 Personen
- 66
Stühle wieder aufstellen
3 Personen
- 67
Tische wieder aufstellen
3 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Abfall sammeln
3 Personen
- 70
Location reinigen
4 Personen
- 71
Toiletten reinigen
2 Personen
- 72
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 73
Restbestand einlagern
2 Personen
- 74
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 76
Schlüssel zurückbringen
- 77
Garderobensachen aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- Bühnenrock
- StehtischeAnz. 8
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 100
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 120
Ausstattung
- Mischpult
- HauptlautsprecherAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 4
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 12
- JackkabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 10
- Laptopständer
- ErsatzbatterienAnz. 20
- NotenpulteAnz. 6
- SchalldämmplattenAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- NotlampenAnz. 4
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- BallonbögenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- TischdekorationenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Reinigungswagen
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Buche Künstler und Location zuerst und bestätige beide schriftlich. Kläre dabei mindestens Auftrittszeit, Aufbau, Abbau, Gage und die verantwortliche Kontaktperson.
- Sammle die technischen Anforderungen spätestens 3 Wochen vor dem Konzert. Frage nach Kanalzahl, Mikrofonen, Monitoren, DI-Boxen, Stromkreisen und der benötigten Soundcheck-Dauer.
- Verschicke Einladungen etwa 4 Wochen vorher und aktualisiere die Besucherliste laufend. Eine Woche vor dem Konzert sollten Anmeldungen, Reservierungen und Ernährungswünsche feststehen.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Für Bühne, Mischpult, Lautsprecher, Kabel und Soundcheck brauchst du meist mehrere Stunden. Sichere Kabel mit Kabelmatten und prüfe jedes Gerät inklusive Ersatzbatterien am Vortag.
- Schicke Auftrittszeiten, Wegbeschreibung und Notfallkontakte spätestens 3 Tage vorher an alle Beteiligten. Drucke Lageplan und Programm zusätzlich aus, damit Helfer und Künstler auch ohne Handyempfang zurechtkommen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Künstler für ein Konzert buchen?
- Für ein Konzert solltest du den Künstler möglichst 3 bis 6 Monate vorher anfragen und verbindlich buchen. Bei gefragten Terminen oder mehreren Acts ist ein Vorlauf von 6 bis 12 Monaten sicherer.
- Wann muss man die Technik für ein Konzert reservieren?
- Reserviere Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und Kabel spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Die vollständige technische Liste sollte etwa 3 Wochen vorher mit Künstler und Technikteam bestätigt sein.
- Wie lange dauert der Aufbau vor einem Konzert?
- Plane für Bühne, Ton, Verkabelung und Soundcheck mindestens 4 Stunden ein. Bei mehreren Künstlern, aufwendiger Bühnentechnik oder einer neuen Location solltest du 6 Stunden oder mehr vor dem Einlass beginnen.
- Wann soll man Einladungen für ein Konzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 10 bis 14 Tagen und bestätige Reservierungen, Programm und Anfahrt spätestens 3 Tage vor dem Konzert.
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