Zo organiseer je een concert zonder last-minute problemen

Een concert organiseren begint niet met het boeken van een geluidsset, maar met de combinatie van artiesten, locatie, capaciteit en vergunning. Leg eerst vast wie er optreedt, hoeveel bezoekers je verwacht en welke technische eisen daarbij horen. Daarna werk je veiligheid, stroom, planning en publieksontvangst uit. Een locatiebezoek voorkomt verrassingen met nooduitgangen, podiumruimte en stroompunten. Houd tenslotte tijd over voor testen, briefing en wijzigingen op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Artiesten vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunning controleren
4
Geluidsset reserveren
5
Verzekering controleren
6
Optredenschema opstellen
2 personen
7
Technische wensen verzamelen
2 personen
8
Nooduitgangen controleren
2 personen
9
Beveiligingsplan maken
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen openen
12
Catering bestellen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Programma publiceren
17
Polsbandjes bestellen
18
Artiesteninformatie versturen
19
Technische plattegrond maken
2 personen
20
Draaiboek afdrukken
21
Contactlijst afdrukken
22
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
23
Stroompunten testen
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Kassa voorbereiden
29
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Leveringen ontvangen
2 personen
32
Podiumdelen plaatsen
4 personen
33
Tenten opzetten
4 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Stoelen plaatsen
4 personen
36
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
37
Microfoons aansluiten
2 personen
38
Lichtinstallatie ophangen
3 personen
39
Kabels vastzetten
2 personen
40
Techniek testen
3 personen
41
Instrumenten klaarzetten
2 personen
42
Backstage inrichten
2 personen
43
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
44
Dranken uitstallen
2 personen
45
Koffiepunt inrichten
2 personen
46
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
47
Entreepost inrichten
2 personen
48
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
49
Artiesten ontvangen
2 personen
50
Soundcheck uitvoeren
4 personen
51
Bezoekers ontvangen
3 personen
52
Polsbandjes uitdelen
2 personen
53
Eerste optreden begeleiden
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Tweede optreden begeleiden
3 personen
57
Buffet aanvullen
2 personen
58
Derde optreden begeleiden
3 personen
59
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
60
Pauzemuziek afspelen
61
Hoofdoptreden begeleiden
4 personen
62
Laatste ronde serveren
3 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

64
Kassa afsluiten
2 personen
65
Geluidsapparatuur afschakelen
2 personen
66
Catering opruimen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Podium afbreken
4 personen
72
Tenten afbreken
4 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
76
Huurapparatuur retourneren
2 personen
77
Restanten opslaan
2 personen
78
Facturen verzamelen
79
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Statafelsaantal 6
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 5
Microfoonstatievenaantal 5
DI-boxenaantal 3
Monitorluidsprekersaantal 2
Monitorstatievenaantal 2
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Audiomultikabel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stroomverdeleraantal 2
Muziekstandaardsaantal 4
Gitaarstandaardsaantal 4
Kassa
Geldkist
Pinapparaat
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 30
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Programmapostersaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 14
Naambadgesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Polsbandjesaantal 150
Boodschappen

Tips

Leg artiesten en locatie eerst vast en verzamel daarna per optreden de technische wensen. Vraag uiterlijk vier weken vooraf naar kanalen, microfoons, monitoren, DI-boxen en stroomaansluitingen; zo reserveer je geen onvolledige geluidsset.
Plan het locatiebezoek minimaal drie weken voor het concert. Controleer daar de nooduitgangen, laad- en losroute, podiumdelen, podiumtrap, garderobe en alle stroompunten in plaats van dit alleen vanaf een plattegrond te beoordelen.
Maak het optredenschema met opbouw, soundcheck, deuren open, wissels en afbouw. Reken per artiest minstens 30 minuten voor een soundcheck en zet contactpersonen en telefoonnummers op een aparte afdrukbare contactlijst.
Regel publieksstromen vóór je uitnodigingen en aanmeldingen opent. Bepaal waar polsbandjes, garderoberekken, catering, statafels en herbruikbare bekers komen en controleer of de gekozen opstelling de nooduitgangen vrijlaat.
Test alle techniek en verlichting vóór de deuren opengaan: luidsprekers, mengtafel, microfoons, XLR- en jackkabels, monitoren, podiumspots, verlengkabels en kabelhaspels. Leg reservekabels, batterijlantaarns en een geprinte versie van het draaiboek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met artiesten, locatie, vergunning en verzekering. Plan het locatiebezoek en de technische inventarisatie uiterlijk 3 weken voor de concertdatum, zodat ontbrekende apparatuur nog geregeld kan worden.
Wanneer moet ik de geluidsset voor een concert reserveren?: Reserveer de geluidsset zodra de artiesten en hun technische wensen bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Stuur de definitieve inputlijst uiterlijk 2 weken voor het concert naar de technicus en controleer daarna de beschikbare kanalen, monitoren en stroomverdeling.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een concert?: Plan voor een kleine concertproductie minimaal 4 uur opbouw en 1 uur voor soundcheck. Bij meerdere artiesten, podiumdelen, podiumspots en uitgebreide bekabeling is 6 uur of meer realistischer; neem de exacte tijden op in het draaiboek.
Wanneer moet je de vergunning en veiligheid voor een concert controleren?: Controleer vergunningseisen en verzekering voordat je de locatie definitief bevestigt, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Werk het beveiligingsplan, de nooduitgangen en de publiekscapaciteit uiterlijk 3 weken voor het concert uit en loop ze tijdens het locatiebezoek na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.