Ein Konzert organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Konzert hängen Programm, Technik und Sicherheit eng zusammen. Lege zuerst Künstler und Location fest, prüfe danach Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen. Erst wenn Bühne, Strom, Ton und Notausgänge geklärt sind, solltest du Einladungen und Anmeldungen öffnen. Plane außerdem Zeit für einen Ortstermin, einen Technikcheck und die Einteilung der Helfer ein – dort entstehen die meisten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Künstler festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigung prüfen
- 4
Soundanlage reservieren
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Auftrittsplan erstellen
2 Personen
- 7
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 8
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 9
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen öffnen
- 12
Catering bestellen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Programm veröffentlichen
- 17
Armbänder bestellen
- 18
Künstlerinformationen versenden
- 19
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
- 20
Drehbuch ausdrucken
- 21
Kontaktliste ausdrucken
- 22
Ortstermin durchführen
2 Personen
- 23
Stromanschlüsse testen
2 Personen
- 24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Kasse vorbereiten
- 29
Materialien bereitstellen
3 Personen
Event
- 30
Location öffnen
2 Personen
- 31
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 32
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 33
Zelte aufbauen
4 Personen
- 34
Tische aufstellen
3 Personen
- 35
Stühle aufstellen
4 Personen
- 36
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 37
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 38
Lichtanlage aufhängen
3 Personen
- 39
Kabel befestigen
2 Personen
- 40
Technik testen
3 Personen
- 41
Instrumente bereitstellen
2 Personen
- 42
Backstage einrichten
2 Personen
- 43
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 44
Getränke ausstellen
2 Personen
- 45
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 46
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
- 47
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
- 48
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
- 49
Künstler empfangen
2 Personen
- 50
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 51
Besucher empfangen
3 Personen
- 52
Armbänder verteilen
2 Personen
- 53
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
- 54
Snacks servieren
3 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
- 57
Buffet auffüllen
2 Personen
- 58
Dritten Auftritt begleiten
3 Personen
- 59
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
- 60
Pausenmusik abspielen
- 61
Hauptauftritt begleiten
4 Personen
- 62
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 63
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 64
Kasse abschließen
2 Personen
- 65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 66
Catering aufräumen
3 Personen
- 67
Abfall sammeln
3 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 70
Dekoration entfernen
2 Personen
- 71
Bühne abbauen
4 Personen
- 72
Zelte abbauen
4 Personen
- 73
Location reinigen
4 Personen
- 74
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 75
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 76
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
- 77
Reste einlagern
2 Personen
- 78
Rechnungen sammeln
- 79
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- BühnenelementeAnz. 12
- Bühnentreppe
- StehtischeAnz. 6
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 100
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 5
- MikrofonständerAnz. 5
- DI-BoxenAnz. 3
- MonitorspeakerAnz. 2
- MonitorständerAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 12
- JackkabelAnz. 8
- Audiomultikabel
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
- StromverteilerAnz. 2
- NotenständerAnz. 4
- GitarrenständerAnz. 4
- Kasse
- Geldkassette
- Kartenterminal
- FunkgeräteAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 6
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- WeingläserAnz. 30
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- KühlelementeAnz. 20
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- WimpelkettenAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- TischdeckenAnz. 14
- NamensschilderAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischsetsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenpapierhalterAnz. 4
Catering
- ArmbänderAnz. 150
- Einkäufe
Tipps
- Sammle die technischen Anforderungen jedes Acts frühzeitig: Kanalbelegung, Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und benötigte Anschlüsse müssen in einen gemeinsamen Lageplan. So merkst du vor dem Aufbau, ob Mischpult, XLR-Kabel oder Audiomultikabel fehlen.
- Reserviere die Location und die Soundanlage nicht getrennt voneinander, ohne die Maße zu prüfen. Bühne, Bühnentreppe, Lautsprecher und Monitorspeaker brauchen ausreichend Platz; kontrolliere außerdem, ob Stromverteiler und Kabeltrommeln für die geplante Technik ausreichen.
- Führe spätestens am Vortag einen Ortstermin durch. Teste alle Stromanschlüsse, prüfe die Notausgänge und gehe den Sicherheitsplan mit den Verantwortlichen durch, bevor Publikum und Künstler eintreffen.
- Öffne die Anmeldungen erst, wenn Auftrittsplan und Einlassablauf feststehen. Bestelle Armbänder mit Reserve und erfasse Ernährungswünsche bis zu einem klaren Stichtag, damit das Catering nicht kurzfristig umgeplant werden muss.
- Drucke am Veranstaltungstag eine Kontaktliste und das Drehbuch aus. Teile Freiwillige mit konkreten Uhrzeiten für Einlass, Garderobe, Bühnenwechsel und Abbau ein; nur eine allgemeine Helferliste lässt Lücken entstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Konzert organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Künstlern und Location. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Catering solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Konzert klären.
- Was muss man vor einem Konzert technisch prüfen?
- Prüfe mindestens 7 Tage vorher die technischen Anforderungen aller Acts und erstelle daraus den Lageplan. Am Vortag testest du Stromanschlüsse, Mischpult, Mikrofone, Monitore und die komplette Verkabelung.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Konzert?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Technik, Einlass, Künstlerbetreuung und Sicherheit ein. Bei mehreren Acts oder getrenntem Garderoben- und Cateringbereich brauchst du pro Bereich zusätzlich eine feste Ansprechperson.
- Wann sollte man Einladungen und Anmeldungen verschicken?
- Verschicke Einladungen nach der Bestätigung von Künstlern, Location und Auftrittsplan, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Lege für Anmeldungen und Ernährungswünsche einen Endtermin etwa 7 Tage vor dem Konzert fest.
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