Cómo organizar un concierto sin perder el control

Organizar un concierto empieza mucho antes de montar el escenario. Primero confirma a los artistas y reserva el lugar; después revisa permisos, seguro, sonido, seguridad y necesidades técnicas. El programa, las inscripciones y la información para artistas deben cerrarse con tiempo suficiente para que el montaje no dependa de decisiones de última hora. Este plan reúne 79 tareas y 62 elementos, desde micrófonos y monitores hasta pulseras, mobiliario y material eléctrico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar a los artistas
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar el permiso
4
Reservar el equipo de sonido
5
Comprobar el seguro
6
Elaborar el programa de actuaciones
2 personas
7
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
8
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
9
Elaborar el plan de seguridad
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir inscripciones
12
Pedir el catering
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Publicar el programa
17
Pedir pulseras
18
Enviar la información de los artistas
19
Elaborar el plano técnico
2 personas
20
Imprimir el plan de trabajo
21
Imprimir la lista de contactos
22
Realizar una visita al lugar
2 personas
23
Probar puntos de corriente
2 personas
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar aperitivos
3 personas
28
Preparar la caja registradora
29
Preparar los materiales
3 personas

Evento

30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Recibir entregas
2 personas
32
Colocar las piezas del escenario
4 personas
33
Montar las carpas
4 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Colocar las sillas
4 personas
36
Montar el sistema de sonido
3 personas
37
Conectar los micrófonos
2 personas
38
Colgar la instalación de luces
3 personas
39
Asegurar los cables
2 personas
40
Probar la técnica
3 personas
41
Preparar los instrumentos
2 personas
42
Montar backstage
2 personas
43
Montar el bufé de catering
3 personas
44
Exponer las bebidas
2 personas
45
Montar el punto de café
2 personas
46
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
47
Montar el puesto de entrada
2 personas
48
Dar la charla de seguridad
2 personas
49
Recibir a los artistas
2 personas
50
Hacer la prueba de sonido
4 personas
51
Recibir a los visitantes
3 personas
52
Repartir pulseras
2 personas
53
Acompañar la primera actuación
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Acompañar la segunda actuación
3 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Acompañar la tercera actuación
3 personas
59
Mantener limpia la zona del público
2 personas
60
Poner música de pausa
61
Coordinar la actuación principal
4 personas
62
Servir la última ronda
3 personas
63
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

64
Cerrar la caja
2 personas
65
Apagar el equipo de sonido
2 personas
66
Recoger el catering
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Retirar sillas y mesas
4 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Desmontar el escenario
4 personas
72
Desmontar las tiendas
4 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver los artículos prestados
2 personas
76
Devolver el equipo alquilado
2 personas
77
Guardar los restos
2 personas
78
Recopilar facturas
79
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Mesas altascant. 6
Mesascant. 8
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 5
Soportes de micrófonocant. 5
Cajas DIcant. 3
Altavoces de monitorcant. 2
Soportes para monitorescant. 2
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Multicable de audio
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Distribuidor de corrientecant. 2
Atrilescant. 4
Soportes para guitarracant. 4
Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Walkie-talkiescant. 6
Linternascant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 30
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 60

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Guirnaldascant. 8
Pósteres del programacant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Mantelescant. 14
Credencialescant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Catering

Pulserascant. 150
Compras

Consejos

Haz una visita técnica al lugar al menos 3 semanas antes. Comprueba las salidas de emergencia, los puntos de corriente y el espacio real para escenario, altavoces, subwoofers y mesas.
Cierra las necesidades técnicas de cada artista entre 10 y 14 días antes. Pide canales, micrófonos, cajas DI, monitores, soportes y conexiones concretas para preparar el plano técnico sin improvisar.
Reserva el equipo de sonido y la iluminación antes de publicar el programa. Además de altavoces, mesa de mezclas y focos, calcula cables XLR, alargadores, regletas, enrollacables y un distribuidor de corriente.
Publica horarios y reúne la información de los artistas como mínimo 7 días antes. Entrega al equipo una copia impresa del plan de trabajo y de la lista de contactos para no depender de un solo teléfono.
Cierra inscripciones, preferencias dietéticas y voluntarios 3 o 4 días antes del concierto. Encarga el catering con esas cifras y prepara pulseras, vasos reutilizables, sillas y mesas según el número confirmado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas o necesitas permisos y alquiler de equipo. Deja la última semana para publicar el programa, confirmar voluntarios, revisar compras y resolver cambios.
¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido para un concierto?: Resérvalo al menos 4 semanas antes y envía las necesidades técnicas de los artistas entre 10 y 14 días antes. Así puedes ajustar altavoces, monitores, micrófonos, mesa de mezclas y cableado.
¿Cuándo se comprueba el permiso y el seguro del concierto?: Comprueba el permiso y el seguro en la primera fase, preferiblemente 6 u 8 semanas antes del evento. No esperes a tener cerrado el programa: los requisitos del lugar o de la autoridad pueden cambiar la planificación.
¿Cuánto tiempo antes hay que hacer la prueba técnica?: Programa la visita al lugar y la comprobación de corriente al menos 3 semanas antes, y reserva una prueba de sonido el día del concierto con 2 o 3 horas de margen antes de la apertura. Incluye tiempo para montar monitores, focos y conexiones.

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