Comment organiser un concert sans rien laisser au dernier moment
Organiser un concert commence par le cadrage, pas par les invitations. Réservez d’abord les artistes et le lieu, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et les contraintes techniques. La sonorisation, les horaires de passage et la sécurité doivent être coordonnés avant d’ouvrir les inscriptions. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux essais sur place, au catering et au briefing des bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver les artistes
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Vérifier le permis
- 4
Réserver le matériel de sonorisation
- 5
Vérifier l’assurance
- 6
Établir le programme des spectacles
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
- 8
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
- 9
Créer le plan de sécurité
2 personnes
- 10
Envoyer les invitations
2 personnes
- 11
Ouvrir les inscriptions
- 12
Commander le catering
- 13
Recueillir les besoins alimentaires
- 14
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 15
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 16
Publier le programme
- 17
Commander des bracelets
- 18
Envoyer les informations sur les artistes
- 19
Créer le plan technique
2 personnes
- 20
Imprimer le déroulé
- 21
Imprimer la liste de contacts
- 22
Effectuer une visite du site
2 personnes
- 23
Tester les prises de courant
2 personnes
- 24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 25
Faire les courses
2 personnes
- 26
Refroidir les boissons
2 personnes
- 27
Préparer les en-cas
3 personnes
- 28
Préparer la caisse
- 29
Préparer le matériel
3 personnes
Événement
- 30
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 31
Réception des livraisons
2 personnes
- 32
Installer les éléments de scène
4 personnes
- 33
Monter les tentes
4 personnes
- 34
Installer les tables
3 personnes
- 35
Installer les chaises
4 personnes
- 36
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 37
Brancher les microphones
2 personnes
- 38
Installer l’éclairage
3 personnes
- 39
Fixer les câbles
2 personnes
- 40
Tester la technique
3 personnes
- 41
Installer les instruments
2 personnes
- 42
Aménager les coulisses
2 personnes
- 43
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 44
Présenter les boissons
2 personnes
- 45
Mettre en place le point café
2 personnes
- 46
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
- 47
Aménager le poste d'entrée
2 personnes
- 48
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
- 49
Accueillir les artistes
2 personnes
- 50
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
- 51
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 52
Distribuer les bracelets
2 personnes
- 53
Encadrer la première prestation
3 personnes
- 54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 56
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
- 57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 58
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
- 59
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
- 60
Diffuser la musique de pause
- 61
Encadrer la prestation principale
4 personnes
- 62
Servir le dernier tour
3 personnes
- 63
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 64
Clôturer la caisse
2 personnes
- 65
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
- 66
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 67
Rassembler les déchets
3 personnes
- 68
Faire la vaisselle
3 personnes
- 69
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
- 70
Retirer la décoration
2 personnes
- 71
Démonter la scène
4 personnes
- 72
Démonter les tentes
4 personnes
- 73
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 74
Inventorier le matériel
2 personnes
- 75
Rendre les objets empruntés
2 personnes
- 76
Retourner le matériel loué
2 personnes
- 77
Ranger les restes
2 personnes
- 78
Rassembler les factures
- 79
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Éléments de podiumqté 12
- Escalier de podium
- Tables hautesqté 6
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 100
- Tabourets de barqté 6
- Portantsqté 2
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Subwoofersqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 5
- Pieds de microqté 5
- Boîtiers DIqté 3
- Enceintes de monitoringqté 2
- Pieds de moniteurqté 2
- Câbles XLRqté 12
- Câbles jackqté 8
- Câble audio multivoies
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Répartiteur électriqueqté 2
- Pieds de microqté 4
- Supports de guitareqté 4
- Caisse
- Caisse
- Terminal de paiement
- Talkies-walkiesqté 6
- Lampes de pocheqté 6
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
- Éclairage d’ambianceqté 8
- Lampes à pilesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Verres à vinqté 30
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Tasses à caféqté 60
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Pains de glaceqté 20
Décoration
- Tentures de scèneqté 4
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Affiches du programmeqté 12
- Panneaux indicateursqté 10
- Nappesqté 14
- Badges nominatifsqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 2
- Seaux de nettoyageqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Porte-papier toiletteqté 4
Catering
- Braceletsqté 150
- Courses
Conseils
- Réservez les artistes et le lieu en premier, puis bloquez rapidement les besoins techniques : microphones, retours, câbles, alimentation électrique et éclairage. Sans ces informations, le plan de scène reste incomplet et les prestataires risquent d’arriver trop tard.
- Effectuez une visite technique au moins 2 à 3 semaines avant le concert. Testez les prises, repérez les sorties de secours et vérifiez où installer la scène, les enceintes, les tables et les tentes de réception.
- Préparez le programme des spectacles avant de publier les informations au public. Ajoutez les horaires d’arrivée, de balance, de passage et de démontage : un simple horaire de concert ne suffit pas aux artistes et aux bénévoles.
- Fermez les inscriptions assez tôt pour commander le catering et traiter les besoins alimentaires. Prévoyez une liste finale au plus tard 3 à 5 jours avant l’événement, puis transmettez-la clairement à la personne responsable des repas.
- Imprimez le déroulé et la liste de contacts le jour précédent, en plusieurs exemplaires. Distribuez-les aux responsables, car compter uniquement sur un téléphone devient risqué lorsque la batterie, le réseau ou le bruit compliquent la coordination.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour réserver les artistes et le lieu, vérifier le permis et l’assurance, organiser la technique et ouvrir les inscriptions. Une visite du site doit avoir lieu au moins 2 à 3 semaines avant le concert.
- Quand réserver la sonorisation d’un concert ?
- Réservez la sonorisation dès que les artistes ont transmis leurs besoins techniques, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. La liste doit préciser les microphones, retours, boîtiers DI, câbles, multiprises et besoins électriques.
- Quand publier le programme d’un concert ?
- Publiez le programme dès que les horaires des artistes et les contraintes techniques sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le concert. Gardez une version détaillée pour l’équipe avec les balances, changements de plateau et temps de pause.
- Quand finaliser le catering pour un concert ?
- Commandez le catering après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires, puis confirmez les quantités 3 à 5 jours avant le concert. Prévoyez aussi les gobelets réutilisables et les horaires de livraison dans le déroulé.
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