Zo organiseer je een concert zonder last-minute chaos

Begin een concert niet met het podium, maar met datum, locatie en artiesten. Leg daarna het programma vast en bepaal hoeveel bezoekers je aankunt, zodat reserveringen, uitnodigingen en techniek op elkaar aansluiten. Verzamel dieetwensen en artiesteninformatie vroeg; die details verdwijnen anders snel tussen aanmeldingen en boodschappen. Plan de opbouw op de dag zelf achterstevoren vanaf de eerste soundcheck, met extra tijd voor kabels, verlichting en het testen van nooduitgangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiesten vastleggen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Techniek inventariseren
2 personen
9
Nooduitgangen controleren
2 personen
10
Promotie ophangen
2 personen
11
Definitieve bezoekerslijst maken
12
Artiesteninformatie versturen
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Apparatuur ophalen
2 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Podium en publieksruimte markeren
2 personen
19
Podium opbouwen
4 personen
20
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
21
Verlichting aansluiten
2 personen
22
Stoelen en tafels opstellen
3 personen
23
Entreebalie inrichten
2 personen
24
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
29
Artiesten ontvangen
2 personen
30
Backstage inrichten
2 personen

Event

31
Publieksingang openen
3 personen
32
Bezoekers registreren
3 personen
33
Dranken en hapjes serveren
4 personen
34
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Pauze en publieksruimte controleren
2 personen
37
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
38
Hapjes opnieuw aanvullen
2 personen
39
Derde concertblok begeleiden
3 personen
40
Laatste concertblok begeleiden
3 personen
41
Publieksuitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

42
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
43
Bar afsluiten
2 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Meubilair afbreken
4 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Apparatuur retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 3
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
D.I.-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 15
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Slingersaantal 8
Plakbandaantal 6
Pijlenbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek minimaal 2 uur vóór de eerste soundcheck. Inventariseer vooraf mengtafel, luidsprekers, subwoofers, podiummonitoren, microfoons, D.I.-boxen en alle kabels; ontbrekende kabels los je op de dag zelf zelden snel op.
Maak de definitieve bezoekerslijst uiterlijk 24 uur voor het concert. Gebruik dat aantal om stoelen, glazen, borden, bestek en drank in te kopen en om de entreebalie en publieksruimte logisch in te richten.
Reserveer voor de opbouw een vaste volgorde: eerst podiumdelen en trappen, daarna geluidsinstallatie, verlichting en pas daarna stoelen en tafels. Zo hoef je geen kabels onder al geplaatst meubilair door te trekken.
Controleer nooduitgangen vóórdat publiek binnenkomt en houd de doorgangen vrij van verlengkabels, klaptafels en garderoberekken. Markeer podium en publieksruimte zichtbaar, zodat bezoekers en medewerkers dezelfde indeling volgen.
Zet dranken minstens 60 minuten vóór aanvang koud en richt bar en uitgiftepunt apart van de entree in. Controleer diezelfde ochtend de weersverwachting en regel zo nodig extra bescherming voor apparatuur of wachtrijen buiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de opbouw van een concert?: Reken voor een kleinschalig concert op minimaal 3 uur: ongeveer 90 minuten voor podium en geluid, 45 minuten voor verlichting en 45 minuten voor stoelen, entree en bar. Plan daarna nog 30 minuten voor een soundcheck en storingen.
Wanneer moet ik artiesten voor een concert vastleggen?: Leg artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de concertdatum vast. Stuur uiterlijk 7 dagen voor het concert de definitieve aanvangstijd, locatie, laad- en losinformatie en technische gegevens.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een concert?: Gebruik de definitieve bezoekerslijst als basis en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voeg voor een concert van 3 uur ongeveer 1 drankje per persoon per extra uur toe en reserveer extra water voor artiesten en techniekploeg.
Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een concert?: Stuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen vóór het concert. Maak daarna binnen 24 uur de definitieve bezoekerslijst, zodat je stoelen, catering en entree kunt afstemmen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.