Cómo organizar un concierto sin olvidar lo esencial

Organizar un concierto empieza mucho antes de montar el escenario. Primero cierra la fecha, el lugar y los artistas; después ordena el programa, las inscripciones y las necesidades técnicas. En los últimos días, confirma asistentes, compras, previsión meteorológica y horarios de llegada. El día del concierto, reserva varias horas para montar sonido, iluminación, sillas, mesas y los puntos de entrada y bebidas antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Confirmar a los artistas
2 personas
3
Hacer reservas
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Inventariar la técnica
2 personas
9
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
10
Colocar la promoción
2 personas
11
Elaborar la lista definitiva de asistentes
12
Enviar la información de los artistas
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
3 personas
16
Recoger el equipo
2 personas
17
Abrir la ubicación
2 personas
18
Marcar el escenario y el área del público
2 personas
19
Montar el escenario
4 personas
20
Montar el sistema de sonido
3 personas
21
Conectar la iluminación
2 personas
22
Montar sillas y mesas
3 personas
23
Montar el mostrador de entrada
2 personas
24
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
25
Enfriar las bebidas
2 personas
26
Preparar aperitivos
3 personas
27
Colgar la decoración
2 personas
28
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
29
Recibir a los artistas
2 personas
30
Montar backstage
2 personas

Evento

31
Abrir la entrada para el público
3 personas
32
Registrar a los visitantes
3 personas
33
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
34
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
35
Rellenar las bebidas
2 personas
36
Revisar la pausa y el área del público
2 personas
37
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
38
Reponer los aperitivos
2 personas
39
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
40
Coordinar el último bloque del concierto
3 personas
41
Guiar la salida del público
3 personas

Seguimiento

42
Apagar el equipo de sonido
2 personas
43
Cerrar el bar
2 personas
44
Recoger la basura
3 personas
45
Lavar la vajilla
3 personas
46
Desmontar el mobiliario
4 personas
47
Limpiar el lugar
4 personas
48
Devolver el equipo
2 personas
49
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 100
Mesascant. 10
Mesas plegablescant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas D.I.cant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 15
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de bebidascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 4

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Guirnaldascant. 8
Cinta adhesivacant. 6
Paneles de flechascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los artistas antes de enviar invitaciones. Deja al menos 2 semanas para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y cambios en el programa.
Haz un inventario técnico con varios días de margen. Comprueba mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos, cajas D.I., cables y regletas; un cable que falta puede retrasar toda la prueba de sonido.
Define por escrito las zonas antes del montaje: escenario, público, entrada, bar y distribución. Marca primero el escenario y deja pasillos y salidas de emergencia despejados antes de colocar sillas y mesas.
Programa la llegada de los artistas y la prueba de sonido antes de abrir. Como referencia, reserva al menos 2 horas para montar escenario, sonido e iluminación, y añade tiempo para resolver conexiones o cambios de última hora.
Compra y enfría las bebidas con antelación, no el mismo día al abrir. Prepara vasos, tazas, platos, cubiertos, dispensadores, termos, bandejas y pinzas junto al bar para evitar que el equipo de entrada tenga que improvisar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?: Empieza entre 4 y 8 semanas antes para cerrar fecha, ubicación, artistas y reservas. Deja la última semana para confirmar asistentes, compras, información técnica y previsión del tiempo.
¿Cuánto tiempo se tarda en montar un concierto?: Reserva como mínimo 2 horas para escenario, sonido, iluminación, sillas, mesas y entrada. Añade entre 30 y 60 minutos para la prueba de sonido y una revisión final de las salidas de emergencia.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a un concierto?: Envíalas cuando la fecha, el lugar y los artistas estén confirmados, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Cierra la lista definitiva de asistentes entre 3 y 7 días antes para ajustar compras y distribución.
¿Cuántas bebidas necesito para un concierto?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora adicional. Compra con varios días de margen y enfría una parte antes de abrir, manteniendo reposición durante el concierto.

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