Konzert organisieren: So gelingt der Ablauf
Ein Konzert braucht mehr als eine gebuchte Band und einen freien Raum. Lege zuerst Termin, Ort, Künstler und Programm fest; danach folgen Reservierungen, Einladungen und die Technikplanung. Am Veranstaltungstag entscheidet ein genauer Aufbauplan darüber, ob Bühne, Ton, Licht, Einlass und Bar rechtzeitig bereit sind. Besonders oft werden Künstlerinfos, Notausgänge, Kabel, Sitzordnung und gekühlte Getränke zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Künstler festlegen
2 Personen
- 3
Reservierungen vornehmen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Technik inventarisieren
2 Personen
- 9
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 10
Werbung aufhängen
2 Personen
- 11
Endgültige Besucherliste erstellen
- 12
Künstlerinformationen versenden
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
3 Personen
- 16
Equipment abholen
2 Personen
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Bühne und Publikumsbereich markieren
2 Personen
- 19
Bühne aufbauen
4 Personen
- 20
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 21
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 22
Stühle und Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 24
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 28
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
- 29
Künstler empfangen
2 Personen
- 30
Backstage einrichten
2 Personen
Event
- 31
Publikumseingang öffnen
3 Personen
- 32
Besucher registrieren
3 Personen
- 33
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
- 34
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Pause- und Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
- 37
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 38
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 39
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 40
Letzten Konzertblock begleiten
3 Personen
- 41
Publikumsausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 42
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 43
Bar schließen
2 Personen
- 44
Abfall sammeln
3 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 46
Möbel abbauen
4 Personen
- 47
Location reinigen
4 Personen
- 48
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 49
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- BühnentreppenAnz. 2
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 10
- KlappischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 3
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- D.I.-BoxenAnz. 4
- InstrumentenkabelAnz. 12
- XLR-KabelAnz. 15
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterielampenAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- GirlandenAnz. 8
- KlebebandAnz. 6
- PfeiltafelnAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin und Ort zuerst und lege danach Künstler und Programm fest. Verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Einlasszeit und Anmeldefrist feststehen.
- Plane die Technik nicht nur nach der Bühne: Prüfe Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, Mikrofone, D.I.-Boxen sowie XLR-, Instrumenten- und Verlängerungskabel mindestens 7 Tage vorher.
- Schicke den Künstlern spätestens 3 Tage vor dem Konzert alle Informationen zu Ankunft, Aufbau, Soundcheck, Ansprechpartner und Bühnenaufstellung. So lassen sich fehlende Anforderungen noch klären.
- Öffne die Location mindestens 4 Stunden vor dem Einlass. Markiere Bühne und Publikumsbereich, baue Ton und Licht auf und kontrolliere vor dem Einlass alle Notausgänge.
- Erstelle die endgültige Besucherliste am Vortag und prüfe gleichzeitig Einkauf und Sonderwünsche. Getränke sollten spätestens 2 Stunden vor Beginn gekühlt werden; Gläser, Tassen, Teller und Besteck gehören an einen festen Ausgabepunkt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Konzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Künstlern und Reservierungen. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Konzert laufen, damit du die Besucherzahl und Ernährungswünsche einplanen kannst.
- Wann sollte die Technik für ein Konzert aufgebaut werden?
- Plane den Aufbau mindestens 4 Stunden vor dem Einlass ein. Für Ton, Licht, Kabelwege und Soundcheck solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten reservieren, besonders wenn Bühne, Mischpult und Lautsprecher erstmals in dieser Location stehen.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Konzert?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Kaufe erst nach der finalen Besucherliste ein und halte einen Teil der Getränke in Kühlboxen bereit.
- Was muss man vor dem Einlass beim Konzert prüfen?
- Kontrolliere spätestens 30 Minuten vor dem Einlass Notausgänge, Bühne, Beleuchtung, Mikrofone, Lautsprecher, Sitzplätze, Eingangstresen und Bar. Außerdem sollten die endgültige Liste, Künstlerinformationen und gekühlte Getränke am vorgesehenen Platz liegen.
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