Zo organiseer je een concert zonder last-minute problemen

Begin met de locatie en de artiesten: zonder die twee kun je capaciteit, programma en techniek niet betrouwbaar plannen. Controleer daarna vergunningen, geluidsbeperkingen en de technische wensen per act. Werk vervolgens toe naar kaartverkoop, publieksinformatie, catering en een technisch draaiboek. Plan op de dag zelf vaste momenten voor opbouw, soundcheck, entree en opruimen. Vooral kabels, stroom, kleedkamers en publieksbegeleiding worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Artiesten vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Geluidsbeperkingen controleren
5
Technische wensen verzamelen
6
Programma opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
11
Techniek reserveren
12
Stoelen en tafels reserveren
13
Vrijwilligers indelen
14
Toegangsprijzen bepalen
2 personen
15
Entreekaarten voorbereiden
2 personen
16
Routebeschrijving publiceren
17
Artiesteninformatie versturen
18
Technisch draaiboek maken
2 personen
19
Publieksinformatie versturen
20
Consumpties inventariseren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Entreebalie voorbereiden
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen ontvangen
2 personen
27
Ruimte inspecteren
2 personen
28
Podiumvloer controleren
2 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Garderobe inrichten
2 personen
32
Entreebalie inrichten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Licht ophangen
3 personen
35
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
36
Microfoons plaatsen
2 personen
37
Instrumenten opstellen
3 personen
38
Kabels veilig afplakken
2 personen
39
Catering klaarzetten
3 personen
40
Hapjes voorbereiden
3 personen
41
Dranken klaarzetten
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
44
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
45
Artiesten ontvangen
2 personen
46
Artiesten ontvangen in kleedruimte
2 personen

Event

47
Entree openen
3 personen
48
Bezoekers ontvangen
4 personen
49
Kaarten controleren
3 personen
50
Garderobe beheren
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Podiumprogramma aankondigen
55
Eerste optreden begeleiden
4 personen
56
Pauze verzorgen
3 personen
57
Tweede optreden begeleiden
4 personen
58
Avondcatering serveren
3 personen
59
Publiek begeleiden
2 personen
60
Optreden afkondigen
61
Hoofdoptreden begeleiden
4 personen
62
Laatste consumpties serveren
2 personen
63
Afscheid aankondigen
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
65
Garderobe uitgeven
2 personen

Nazorg

66
Kassa afsluiten
2 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Instrumenten inpakken
3 personen
69
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
70
Lichtinstallatie afbreken
3 personen
71
Catering opruimen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
75
Versiering verwijderen
3 personen
76
Ruimte schoonmaken
4 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Geleende spullen sorteren
2 personen
79
Apparatuur retourneren
2 personen
80
Meubilair retourneren
2 personen
81
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Vocalmicrofoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Podiummonitorenaantal 3
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Instrumentversterkersaantal 3
Keyboardstandaardsaantal 2
Lessenaarlampenaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
LED-lichtbalkenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
Reserveledlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Gebaksbordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Dessertlepelsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalen met dekselaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumachtergrond
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Nummerbordjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 8 weken voor het concert de locatie, artiesten en geluidsbeperkingen vast. Vraag per act een technische fiche op, zodat je weet hoeveel microfoons, DI-boxen, monitoren en versterkers nodig zijn.
Maak het technische draaiboek minimaal 7 dagen vooraf. Noteer per onderdeel de opbouwtijd, soundcheck, benodigde stroomgroepen en wie de mengtafel, podiumspots en kabels controleert.
Stuur publieksinformatie uiterlijk 3 dagen voor het concert. Vermeld route, aanvang, entreeprijs, toegankelijkheid en eventuele dieetopties; zo hoeft de entreebalie minder vragen tegelijk af te handelen.
Plan voor de catering ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en koel de dranken minstens 4 uur vooraf. Tel herbruikbare drinkglazen, servetten en afvalvoorzieningen apart mee.
Laat de locatie minimaal 3 uur voor aanvang openen. Controleer eerst stoelen, tafels, garderoberekken, kleedkamers, kabelgoten, gaffer tape en reservebatterijen voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je locatie, artiesten, vergunningen, techniek, kaartverkoop en catering zonder dat de laatste week volloopt.
Hoeveel drank heb je nodig voor een concert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Stem de voorraad af op de concertduur, het weer en of bezoekers ook buiten kunnen bestellen.
Wanneer maak je een technisch draaiboek voor een concert?: Maak een eerste versie 2 weken vooraf en rond die uiterlijk 7 dagen voor het concert af. Verwerk daarin de technische wensen van iedere artiest, de soundcheck, stroomverdeling en verantwoordelijkheden.
Hoe vroeg moet de locatie open op de concertdag?: Open de locatie minimaal 3 uur voor aanvang. Zo heb je tijd voor techniek, verlichting, stoelen, entreebalie, kleedkamers en een soundcheck zonder dat bezoekers door de opbouw lopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.