Cómo organizar un concierto sin perder el control

Organizar un concierto empieza mucho antes de abrir las puertas. Primero aseguras la sala y los artistas; después cierras permisos, sonido, iluminación, entradas y atención al público. La mayoría de los problemas aparecen cuando las necesidades técnicas llegan tarde o cuando nadie tiene claro quién abre el recinto y quién coordina cada zona. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde la reserva inicial hasta el montaje, las bebidas frías y el control de acceso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Confirmar a los artistas
3
Comprobar permisos
4
Comprobar las restricciones de sonido
5
Recopilar necesidades técnicas
6
Elaborar el programa
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
11
Reservar técnica
12
Reservar sillas y mesas
13
Asignar voluntarios
14
Determinar los precios de entrada
2 personas
15
Preparar las entradas
2 personas
16
Publicar la ruta
17
Enviar la información de los artistas
18
Elaborar el plan técnico
2 personas
19
Enviar información al público
20
Inventariar consumiciones
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Recibir entregas
2 personas
27
Inspeccionar el espacio
2 personas
28
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Montar mesas
3 personas
31
Montar el guardarropa
2 personas
32
Montar el mostrador de entrada
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colgar luces
3 personas
35
Montar el sistema de sonido
4 personas
36
Colocar los micrófonos
2 personas
37
Montar los instrumentos
3 personas
38
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
39
Preparar la restauración
3 personas
40
Preparar aperitivos
3 personas
41
Preparar las bebidas
2 personas
42
Comprobar los baños
2 personas
43
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
44
Realizar la prueba de sonido
4 personas
45
Recibir a los artistas
2 personas
46
Recibir a los artistas en el camerino
2 personas

Evento

47
Abrir la entrada
3 personas
48
Recibir a los visitantes
4 personas
49
Comprobar los mapas
3 personas
50
Gestionar el guardarropa
2 personas
51
Servir café y té
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Anunciar el programa del escenario
55
Acompañar la primera actuación
4 personas
56
Organizar la pausa
3 personas
57
Acompañar la segunda actuación
4 personas
58
Servir el catering de la noche
3 personas
59
Guiar al público
2 personas
60
Anunciar la actuación
61
Coordinar la actuación principal
4 personas
62
Servir las últimas bebidas
2 personas
63
Anunciar la despedida
64
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
65
Entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

66
Cerrar la caja
2 personas
67
Apagar el equipo
2 personas
68
Empacar instrumentos
3 personas
69
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
70
Desmontar la instalación de luces
3 personas
71
Recoger el catering
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Desmontar sillas y mesas
4 personas
75
Retirar la decoración
3 personas
76
Limpiar el espacio
4 personas
77
Limpiar los baños
2 personas
78
Clasificar los artículos prestados
2 personas
79
Devolver el equipo
2 personas
80
Devolver el mobiliario
2 personas
81
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos vocalescant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Monitores de escenariocant. 3
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Enrollacablescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Amplificadores de instrumentoscant. 3
Soportes para tecladocant. 2
Lámparas de atrilcant. 4
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 12

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Barras de luz LEDcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Lámparas LED de repuestocant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platos para postrecant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharillas de postrecant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servir con tapacant. 8

Decoración

Mantelescant. 12
Fondo del escenario
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4
Placas numeradascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala y confirma a los artistas antes de publicar el concierto. Deja por escrito horarios de llegada, prueba de sonido, camerinos y necesidades técnicas de cada actuación.
Comprueba los permisos y las restricciones de sonido con varias semanas de margen. Pide los límites de horario y volumen por escrito para poder ajustar el programa antes de vender entradas.
Cierra el plan técnico después de recopilar las necesidades de los artistas. Verifica que haya suficientes altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI, cables XLR y alargadores; los cables que faltan suelen descubrirse durante el montaje.
Publica un programa con horas concretas y envía al público la ruta, el acceso y la información de las entradas al menos 3 días antes. Si gestionas inscripciones, recoge también las preferencias dietéticas antes de reservar el catering.
Asigna responsables para entrada, camerinos, técnica y bebidas, y dales un horario de apertura del recinto. Enfría las bebidas con antelación, revisa la lista de compra y prepara el mostrador de entrada antes de que llegue el primer asistente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas y necesitas permisos o técnica externa. Reserva primero la sala y los artistas; deja cerrados permisos, catering y proveedores técnicos como mínimo 3 semanas antes.
¿Qué permisos necesito para organizar un concierto?: Depende del recinto y de la localidad, pero debes comprobar al menos los permisos del evento y las condiciones de sonido. Hazlo antes de anunciarlo y confirma por escrito los horarios y límites de volumen.
¿Cuánto equipo de sonido necesita un concierto?: La cantidad depende del aforo, la sala y las actuaciones. Como mínimo, prepara una mesa de mezclas, PA, monitores de escenario, micrófonos, cajas DI, soportes y cables; pide el listado técnico de cada artista antes de reservar el equipo.
¿Cuándo debo enviar la información al público?: Envía la ruta, el programa, el horario de apertura y las instrucciones de acceso al menos 3 días antes. Si hay cambios de última hora, actualiza la información el mismo día y coloca indicaciones visibles en la entrada.

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