Organiser un concert : dans quel ordre procéder ?

Un concert se prépare dans un ordre précis : la salle et les artistes d’abord, puis les autorisations, la technique, le programme et l’accueil du public. Commence par vérifier les contraintes sonores et les besoins techniques avant d’annoncer l’événement. Les inscriptions, les billets, le catering et les bénévoles se coordonnent ensuite autour d’un planning détaillé. Le jour J, prévois suffisamment de temps pour ouvrir le lieu, installer la scène, tester le son et refroidir les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver les artistes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier les restrictions sonores
5
Recueillir les besoins techniques
6
Élaborer le programme
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
11
Réserver la technique
12
Réserver des chaises et des tables
13
Répartir les bénévoles
14
Déterminer les prix d'entrée
2 personnes
15
Préparer les billets d’entrée
2 personnes
16
Publier l’itinéraire
17
Envoyer les informations sur les artistes
18
Établir le plan technique
2 personnes
19
Envoyer les informations au public
20
Inventorier les consommations
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Réception des livraisons
2 personnes
27
Inspecter la salle
2 personnes
28
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Aménager le vestiaire
2 personnes
32
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer l’éclairage
3 personnes
35
Installer le système de sonorisation
4 personnes
36
Installer les microphones
2 personnes
37
Installer les instruments
3 personnes
38
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
39
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Préparer les boissons
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
44
Effectuer la vérification du son
4 personnes
45
Accueillir les artistes
2 personnes
46
Accueillir les artistes dans le vestiaire
2 personnes

Événement

47
Ouvrir l’entrée
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Contrôler les billets
3 personnes
50
Gérer le vestiaire
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Annoncer le programme de la scène
55
Encadrer la première prestation
4 personnes
56
Assurer la pause
3 personnes
57
Accompagner la deuxième prestation
4 personnes
58
Servir le catering du soir
3 personnes
59
Guider le public
2 personnes
60
Annoncer la performance
61
Encadrer la prestation principale
4 personnes
62
Servir les dernières consommations
2 personnes
63
Annoncer le départ
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
65
Distribuer le vestiaire
2 personnes

Suivi

66
Clôturer la caisse
2 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Emballer les instruments
3 personnes
69
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
70
Démonter l’installation lumineuse
3 personnes
71
Ranger le service traiteur
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
75
Retirer la décoration
3 personnes
76
Nettoyer l’espace
4 personnes
77
Nettoyer les toilettes
2 personnes
78
Trier les objets empruntés
2 personnes
79
Retourner le matériel
2 personnes
80
Restituer le mobilier
2 personnes
81
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Tables de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones vocauxqté 4
Pieds de microqté 4
Moniteurs de scèneqté 3
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Rallongesqté 8
Amplificateurs d'instrumentsqté 3
Supports de clavierqté 2
Lampes de pupitreqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Barres lumineuses LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes LED de rechangeqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à gâteauqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à dessertqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Fond de scène
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Numéros de tableqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et les artistes avant de fixer le programme définitif : compte au moins plusieurs semaines pour confirmer les disponibilités, les horaires et les besoins de loge.
Vérifie les autorisations et les restrictions sonores avant de réserver la technique. Une limite de volume ou une heure de fin imposée peut modifier le programme et l’installation des haut-parleurs.
Demande la fiche technique de chaque artiste avant de commander le matériel. Elle doit préciser les microphones, retours de scène, boîtiers DI, amplificateurs, pieds et câbles nécessaires.
Prépare l’accueil en fonction des inscriptions attendues : billets, comptoir, vestiaire, chaises et verres réutilisables doivent être prêts avant l’ouverture des portes, pas pendant l’arrivée du public.
Bloque une vraie période de montage et de tests le jour du concert. Prévois au minimum une heure pour le son et l’éclairage, puis garde un peu de marge pour les câbles manquants, les piles ou les réglages de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour un concert avec artistes, billetterie et technique. Commence par la salle, les artistes et les autorisations, car ces éléments conditionnent tout le reste.
Quand faut-il réserver la technique pour un concert ?: Réserve la technique dès que les besoins des artistes sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Envoie le plan technique avec la liste des microphones, retours, câbles, éclairages et alimentations.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il installer le son ?: Arrive au moins 3 heures avant l’ouverture des portes pour installer la sonorisation et l’éclairage. Garde ensuite au moins 1 heure pour les balances, les tests de microphones et les corrections de dernière minute.
Quand envoyer les informations pratiques au public ?: Envoie l’itinéraire, les horaires, les billets et les informations utiles 7 à 10 jours avant le concert. Rappelle les horaires et les éventuelles consignes importantes 24 heures avant l’ouverture.

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