Ein Konzert Schritt für Schritt organisieren

Beginne mit Termin, Location und Künstlern, bevor du Technik, Catering oder Einlass planst. Prüfe früh Genehmigungen und Lärmschutz, denn diese Vorgaben können den Veranstaltungsort und die Spielzeiten beeinflussen. Danach werden Programm, technische Anforderungen, Personal und Publikumsinformationen konkret. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestände, gekühlte Getränke, Aufbau und einen klaren technischen Ablaufplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Künstler festlegen
3
Genehmigungen prüfen
4
Lärmbeschränkungen prüfen
5
Technische Anforderungen sammeln
6
Programm erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
11
Technik reservieren
12
Stühle und Tische reservieren
13
Freiwillige einteilen
14
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
15
Eintrittskarten vorbereiten
2 Personen
16
Wegbeschreibung veröffentlichen
17
Künstlerinformationen versenden
18
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
19
Publikumsinformationen versenden
20
Getränkevorräte inventarisieren
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Eingangstheke vorbereiten
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
27
Raum inspizieren
2 Personen
28
Bühnenboden prüfen
2 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Garderobe einrichten
2 Personen
32
Eingangstresen einrichten
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Licht aufhängen
3 Personen
35
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
36
Mikrofone aufstellen
2 Personen
37
Instrumente aufstellen
3 Personen
38
Kabel sicher abkleben
2 Personen
39
Catering bereitstellen
3 Personen
40
Snacks vorbereiten
3 Personen
41
Getränke bereitstellen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
44
Soundcheck durchführen
4 Personen
45
Künstler empfangen
2 Personen
46
Künstler in der Garderobe empfangen
2 Personen

Event

47
Eingang öffnen
3 Personen
48
Besucher empfangen
4 Personen
49
Karten kontrollieren
3 Personen
50
Garderobe verwalten
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Bühnenprogramm ankündigen
55
Ersten Auftritt begleiten
4 Personen
56
Pause organisieren
3 Personen
57
Zweiten Auftritt betreuen
4 Personen
58
Abendcatering servieren
3 Personen
59
Publikum begleiten
2 Personen
60
Auftritt ankündigen
61
Hauptauftritt begleiten
4 Personen
62
Letzte Getränke servieren
2 Personen
63
Abschied ankündigen
64
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
65
Garderobe ausgeben
2 Personen

Nachbereitung

66
Kasse abschließen
2 Personen
67
Geräte ausschalten
2 Personen
68
Instrumente einpacken
3 Personen
69
Beschallungsanlage abbauen
4 Personen
70
Lichtanlage abbauen
3 Personen
71
Catering aufräumen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
75
Dekoration entfernen
3 Personen
76
Raum reinigen
4 Personen
77
Toiletten reinigen
2 Personen
78
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
79
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
80
Möbel zurückgeben
2 Personen
81
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 160
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 12

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
VokalmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
InstrumentenverstärkerAnz. 3
KeyboardständerAnz. 2
LeselampenAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 6
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 12

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LED-LichtleistenAnz. 4
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
KuchenplattenAnz. 180
GabelnAnz. 180
DessertlöffelAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
Bühnenhintergrund
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4
NummerntafelnAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmoppsAnz. 3
PutzeimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location und lege die Künstler fest, bevor du Einladungen verschickst. Sammle anschließend alle technischen Anforderungen, damit PA, Mischpult, Mikrofone, Monitore und Kabel zur Besetzung passen.
Prüfe Genehmigungen und Lärmbeschränkungen mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei auch, bis wann Musik gespielt werden darf und wer für die Einhaltung zuständig ist.
Erstelle den technischen Ablaufplan spätestens 3 Tage vorher. Notiere Soundcheck, Einlass, Umbauten, Auftrittszeiten und Pausen minutengenau, damit Künstler, Technikteam und Helfer denselben Plan haben.
Verschicke Publikums- und Künstlerinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Sende Wegbeschreibung, Einlasszeit und wichtige Hinweise mindestens 5 Tage vorher und bearbeite Anmeldungen sowie Ernährungswünsche fortlaufend.
Inventarisiere Getränke und Technik am Vortag. Kühle die Getränke rechtzeitig, bereite die Eingangstheke vor und öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass, damit Aufbau und letzter Soundcheck nicht unter Zeitdruck geraten.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Konzert organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Künstler, Genehmigungen und Technik brauchen meist die längste Vorlaufzeit; Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Was muss ich bei der Technik für ein Konzert zuerst klären?: Erfasse zuerst Besetzung, Instrumente, Mikrofonbedarf, Monitorwege und den Platz auf der Bühne. Plane den Soundcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und halte Ersatzkabel, Batterien und Gaffer Tape bereit.
Wann sollte man die Genehmigungen und Lärmschutzregeln prüfen?: Prüfe beides mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, Auflagen zur Lautstärke, Spielzeit oder Nutzung der Location in den Ablauf und die technische Planung einzubauen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Konzert?: Plane für Bühne, PA, Licht, Bestuhlung und Eingang mindestens 3 Stunden ein. Öffne die Location spätestens 2 Stunden vor dem Einlass und reserviere zusätzliche Zeit für Soundcheck und ungeplante Kabel- oder Technikprobleme.

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