Een compositiewedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met de uitnodiging, maar met het wedstrijdreglement. Leg eerst vast wie mag deelnemen, wat en wanneer er moet worden ingediend, hoe de jury beoordeelt en welke planning je volgt. Reserveer daarna de locatie en juryleden, richt het inschrijfformulier in en verzamel dieetwensen. In de laatste fase controleer je partituren, test je geluid en presentatiescherm en richt je ontvangst, jurytafel en catering logisch in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
2
Juryleden vastleggen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Inschrijfformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Composities ontvangen
2 personen
9
Partituren controleren
2 personen
10
Jurybeoordelingen afdrukken
11
Programma samenstellen
2 personen
12
Deelnemers informeren
13
Catering bestellen
14
Certificaten voorbereiden
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Partituren klaarleggen
2 personen

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimtes controleren
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Jurytafel inrichten
2 personen
23
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
24
Geluid testen
2 personen
25
Presentatiescherm testen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Registratiemateriaal klaarleggen
30
Jurybriefing geven
2 personen
31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Publiek verwelkomen
2 personen
33
Programma presenteren
34
Composities afspelen
2 personen
35
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Scores verwerken
2 personen
39
Winnaars bekendmaken
40
Certificaten uitreiken
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Meubilair opruimen
4 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Materialen inventariseren
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Jurytafel
Kleedkamertafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koptelefoonaantal 2

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordjesaantal 8
Ballonnenaantal 50
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het reglement volledig voordat je inschrijvingen opent. Zet onder meer de uiterste inzendtermijn, bestands- of papiervereisten, beoordelingscriteria en procedure bij vragen op één duidelijke plek.
Plan de jury niet alleen voor de wedstrijddag. Reserveer ook tijd om alle composities en partituren vooraf te controleren en druk de jurybeoordelingen op tijd af, zodat de beoordeling niet begint met zoekwerk.
Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin het programma, aankomsttijd, locatie, wat zij moeten meenemen en wanneer hun compositie of presentatie aan de beurt is.
Test techniek voordat de deelnemers arriveren. Controleer laptop, projector, projectiescherm, speakers, microfoons, mengpaneel, audiokabels en stroomvoorziening; neem minimaal 30 minuten voor de soundcheck.
Richt de ontvangstbalie, jurytafel en catering afzonderlijk in. Leg partituren per deelnemer klaar, gebruik naamkaartjes en zet koffie, water, glazen, kopjes, borden en bestek zo neer dat de jury en deelnemers elkaar niet hinderen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een compositiewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en juryleden, stel daarna het reglement en inschrijfformulier vast en houd de laatste week vrij voor controles en deelnemersinformatie.
Wanneer moet je de partituren van een compositiewedstrijd ontvangen?: Kies een uiterste inzendtermijn van minimaal 2 weken vóór de wedstrijddag. Zo houd je tijd over om partituren te controleren, ontbrekende gegevens op te vragen en alle stukken per deelnemer klaar te leggen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een compositiewedstrijd?: Plan minstens 2 uur voor de opbouw en technische test. Zet tafels, stoelen, jurytafel en ontvangstbalie eerst klaar en reserveer daarna minimaal 30 minuten voor geluid en presentatiescherm.
Wanneer bestel je catering voor een compositiewedstrijd?: Bestel catering ongeveer 1 tot 2 weken vooraf, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer de aantallen nog één keer 3 dagen voor de wedstrijd en zorg dat koffie, water en servies bij opening klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.