Einen Kompositionswettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Kompositionswettbewerb entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf, sondern auch die Vorbereitung dahinter. Beginne mit dem Reglement, der Jury und dem Anmeldeformular, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen die Prüfung der eingereichten Partituren, die Programmplanung und die Information der Teilnehmenden. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten, getestete Technik und einen Empfang, der mindestens 60 Minuten vor Beginn besetzt ist.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
- 2
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
- 3
Location reservieren
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Kompositionen empfangen
2 Personen
- 9
Partituren kontrollieren
2 Personen
- 10
Jurybewertungen drucken
- 11
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 12
Teilnehmer informieren
- 13
Catering bestellen
- 14
Zertifikate vorbereiten
2 Personen
- 15
Einkaufsliste prüfen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
Event
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Räume kontrollieren
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 23
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 24
Ton testen
2 Personen
- 25
Präsentationsbildschirm testen
- 26
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Anmeldematerial bereitlegen
- 30
Jury-Briefing geben
2 Personen
- 31
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 32
Publikum begrüßen
2 Personen
- 33
Programm präsentieren
- 34
Kompositionen abspielen
2 Personen
- 35
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Snacks servieren
3 Personen
- 38
Ergebnisse eintragen
2 Personen
- 39
Gewinner bekanntgeben
- 40
Zertifikate ausgeben
2 Personen
- 41
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Abfall sammeln
3 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Geräte ausschalten
2 Personen
- 45
Möbel wegräumen
4 Personen
- 46
Location reinigen
4 Personen
- 47
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 49
Ergebnisse veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- Jurytisch
- UmkleidetischeAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KopfhörerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- WegweiserAnz. 8
- BallonsAnz. 50
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Wettbewerbsreglement fest, bevor du Anmeldungen annimmst. Definiere Einreichungsfrist, Format der Partituren, Bewertungskriterien und den Umgang mit Rückfragen schriftlich in einem Dokument.
- Plane die Prüfung der Kompositionen nicht erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Kontrolliere jede Partitur auf Vollständigkeit und Lesbarkeit und drucke die Jurybewertungen spätestens 2 Tage vor dem Wettbewerb.
- Stelle das Programm erst zusammen, wenn alle zugelassenen Kompositionen geprüft sind. Schicke den Teilnehmenden Programm, Beginn, Ankunftszeit und technische Hinweise mindestens 7 Tage vorher.
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone vor dem Einlass. Lege Audiokabel und Verlängerungskabel bereit und plane für den Techniktest mindestens 45 Minuten ein.
- Plane Empfang und Verpflegung nach der erwarteten Personenzahl. Beschrifte Namensschilder, erfasse Ernährungswünsche und stelle Kaffee, Wasser sowie Geschirr vor dem Eintreffen der ersten Gäste bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kompositionswettbewerb planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Reglement, Jury, Location, Anmeldung und Einladungen vorbereiten, bevor die Einreichungen eintreffen.
- Wie lange vor dem Wettbewerb müssen die Partituren geprüft werden?
- Schließe die formale Prüfung spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ab. So bleiben noch 5 bis 6 Tage für Rückfragen, Korrekturen am Programm und den Druck der Juryunterlagen.
- Wann sollte die Jury ihre Unterlagen bekommen?
- Bereite Jurybewertungen und Partituren mindestens 2 Tage vorher vor. Lege am Jurytisch für jedes Jurymitglied einen vollständigen Satz in der Reihenfolge des Programms bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Empfang, Jurytisch und Technik ein. Öffne die Location 60 Minuten vor Beginn und reserviere die letzten 45 Minuten ausschließlich für Ton- und Präsentationstests.
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