Organiser un concours de composition, étape par étape

Un concours de composition se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’ouverture des portes. Commencez par fixer le règlement, les critères d’évaluation et la composition du jury, puis construisez le calendrier des inscriptions et de remise des partitions. Les dernières semaines servent à vérifier les dossiers, établir le programme et informer chaque participant. Le jour venu, prévoyez un accueil clairement identifié et testez le son ainsi que la projection avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Définir les membres du jury
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Créer le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recevoir les compositions
2 personnes
9
Vérifier les partitions
2 personnes
10
Imprimer les évaluations du jury
11
Établir le programme
2 personnes
12
Informer les participants
13
Commander le catering
14
Préparer les certificats
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Préparer les partitions
2 personnes

Événement

18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Vérifier les espaces
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Installer la table du jury
2 personnes
23
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Tester le son
2 personnes
25
Tester l'écran de présentation
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Préparer le matériel d'inscription
30
Briefing du jury
2 personnes
31
Accueillir les participants
3 personnes
32
Accueillir le public
2 personnes
33
Présenter le programme
34
Lancer les compositions
2 personnes
35
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
38
Saisir les scores
2 personnes
39
Annonce des gagnants
40
Remettre les certificats
2 personnes
41
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

42
Rassembler les déchets
3 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Éteindre l’équipement
2 personnes
45
Ranger le mobilier
4 personnes
46
Nettoyer le lieu
4 personnes
47
Inventorier le matériel
2 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Table du jury
Tables de logeqté 2
Portantsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Casque audioqté 2

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Panneaux de directionqté 8
Ballonsqté 50
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez les dates limites dès la rédaction du règlement : prévoyez au moins 2 à 3 semaines entre la clôture des inscriptions et la réception définitive des partitions, afin de pouvoir relancer les candidats et corriger les dossiers incomplets.
Ne laissez pas le jury découvrir les œuvres au dernier moment. Vérifiez chaque partition dès sa réception, préparez les évaluations imprimées et remettez à chaque juré un dossier complet avant le début du concours.
Établissez le programme après avoir confirmé les compositions retenues, puis envoyez-le aux participants suffisamment tôt : une semaine permet encore de corriger un nom, un ordre de passage ou une durée erronée.
Traitez les besoins alimentaires en même temps que les inscriptions. Pour l’accueil, comptez la vaisselle, le café et les boissons pour chaque personne attendue, et confirmez le catering plusieurs jours avant l’événement.
Réservez un créneau d’au moins 60 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises et la table du jury, puis tester microphones, haut-parleurs, câbles, ordinateur, projecteur et écran. Un test réel avec le matériel branché évite les problèmes de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de composition ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de rédiger le règlement, ouvrir les inscriptions, recevoir et vérifier les partitions, composer le programme et organiser le jury.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concours de composition ?: Envoyez-les au moins 4 semaines avant la date limite d’inscription. Gardez ensuite 7 jours pour relancer les personnes intéressées et traiter les formulaires reçus.
Quand faut-il demander les partitions aux participants ?: Fixez une date de remise située environ 2 à 3 semaines avant le concours. Vous pourrez ainsi contrôler les fichiers ou partitions, préparer les dossiers du jury et signaler rapidement les corrections nécessaires.
Combien de temps avant faut-il tester le son et le projecteur ?: Faites un premier test complet au moins 60 minutes avant l’accueil des participants, puis vérifiez à nouveau après l’installation des tables et des chaises. Gardez 15 minutes de marge pour remplacer un câble ou régler le volume.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.