Cómo organizar un concurso de composición paso a paso
Organizar un concurso de composición requiere cerrar primero las reglas y después ordenar todo el trabajo alrededor de las partituras, el jurado y la presentación final. Empieza definiendo quién puede participar, el formato de las obras, el plazo de inscripción y los criterios de evaluación. A continuación prepara el formulario, recibe y comprueba las composiciones y reserva el lugar con tiempo. La última semana se centra en el programa, el sonido, el catering y la documentación que necesitarán participantes y jurado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
- 2
Definir el jurado
2 personas
- 3
Reservar el lugar
- 4
Crear el formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Recibir las composiciones
2 personas
- 9
Comprobar las partituras
2 personas
- 10
Imprimir las evaluaciones del jurado
- 11
Elaborar el programa
2 personas
- 12
Informar a los participantes
- 13
Pedir el catering
- 14
Preparar los certificados
2 personas
- 15
Comprobar la lista de la compra
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Preparar las partituras
2 personas
Evento
- 18
Abrir la ubicación
2 personas
- 19
Comprobar los espacios
2 personas
- 20
Montar mesas
3 personas
- 21
Colocar las sillas
3 personas
- 22
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 23
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 24
Probar el sonido
2 personas
- 25
Probar la pantalla de presentación
- 26
Colgar la decoración
2 personas
- 27
Enfriar las bebidas
2 personas
- 28
Preparar aperitivos
3 personas
- 29
Preparar el material de registro
- 30
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
- 31
Recepción de participantes
3 personas
- 32
Dar la bienvenida al público
2 personas
- 33
Presentar el programa
- 34
Reproducir composiciones
2 personas
- 35
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Servir aperitivos
3 personas
- 38
Procesar los resultados
2 personas
- 39
Anunciar a los ganadores
- 40
Entregar certificados
2 personas
- 41
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 42
Recoger la basura
3 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Apagar el equipo
2 personas
- 45
Recoger el mobiliario
4 personas
- 46
Limpiar el lugar
4 personas
- 47
Inventariar materiales
2 personas
- 48
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 49
Publicar los resultados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesa del jurado
- Mesas de vestuariocant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Auricularescant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
Decoración
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Carteles de flechascant. 8
- Globoscant. 50
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Redacta el reglamento antes de abrir las inscripciones. Incluye el plazo, el formato de entrega, la duración máxima de las obras, los criterios del jurado y cómo se anunciarán los resultados; así evitarás resolver dudas distintas para cada participante.
- Define el jurado y su método de evaluación antes de recibir partituras. Prepara una hoja por obra y asigna un código anónimo a cada composición para que los nombres no influyan en la valoración.
- No esperes al último día para revisar las partituras. Comprueba durante el periodo de recepción que los archivos se abren, que las páginas son legibles y que cada inscripción contiene toda la información solicitada; pide correcciones con un plazo concreto.
- Reserva tiempo técnico para una prueba completa, no solo para encender el equipo. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos, la mesa de mezclas y los cables antes de que lleguen los participantes.
- Cierra el programa y el catering después de conocer el número real de asistentes. Imprime certificados y evaluaciones con antelación, y confirma las preferencias dietéticas al menos 3 días antes para que el servicio no dependa de cambios de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de composición?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite redactar el reglamento, formar el jurado, abrir las inscripciones, revisar las partituras y corregir problemas técnicos antes del evento.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones al menos 2 semanas antes de la presentación final. Reserva después varios días para comprobar las partituras, preparar las evaluaciones y elaborar un programa definitivo.
- ¿Qué hay que probar antes de un concurso de composición?
- Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al abrir el lugar. Comprueba el sonido, los micrófonos, la proyección, los cables, las tomas eléctricas y el funcionamiento del portátil.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para el concurso?
- Solicítalo cuando termine el plazo de inscripción y conozcas el número de asistentes, normalmente entre 7 y 10 días antes. Confirma las preferencias dietéticas y la cantidad de vasos, tazas, platos y cubiertos al menos 3 días antes.
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