Zo organiseer je een comedyfestival

Een comedyfestival staat of valt met een strak programma, goed geluid en een planning die ook achter de schermen werkt. Begin met datum, locatie en artiesten; leg daarna vergunningen, verzekering en techniek vast. Open de ticketverkoop pas wanneer het tijdschema en de publiekscapaciteit duidelijk zijn. In de laatste week draait alles om bevestigingen, dieetwensen, vervoer, vrijwilligers en materialen. Op de dag zelf werk je vanuit één draaiboek, met extra tijd voor soundcheck, leveringen en onverwachte vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Artiesten selecteren
3 personen
3
Artiesten contracteren
2 personen
4
Programma en tijdschema maken
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Artiestenvervoer regelen
2 personen
8
Techniek en materialen reserveren
2 personen
9
Catering bestellen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Ticketverkoop openen
12
Promotie online plaatsen
2 personen
13
Posters verspreiden
3 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Artiesteninformatie versturen
17
Vrijwilligers inplannen
2 personen
18
Draaiboek printen
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Consumptiebonnen voorbereiden
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Leveringen controleren
2 personen
26
Podium opbouwen
4 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
28
Microfoons testen
2 personen
29
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
30
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
31
Entree en wachtrij inrichten
2 personen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Bar en catering opbouwen
3 personen
34
Hapjes uitstallen
2 personen
35
Crewbriefing houden
8 personen

Event

36
Artiesten ontvangen
2 personen
37
Artiesten laten soundchecken
2 personen
38
Bezoekers ontvangen
4 personen
39
Tickets controleren
3 personen
40
Programma aankondigen
41
Eerste comedyblok begeleiden
2 personen
42
Pauzedranken serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Hapjes bijvullen
2 personen
45
Tweede comedyblok begeleiden
2 personen
46
Avondpauze begeleiden
3 personen
47
Derde comedyblok begeleiden
2 personen
48
Publiek en artiesten begeleiden
3 personen
49
Finale aankondigen
50
Finale comedyblok begeleiden
2 personen
51
Artiesten bedanken
2 personen
52
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

53
Kassa en opbrengst afsluiten
2 personen
54
Bar en catering opruimen
3 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Servies en glazen afwassen
3 personen
57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Decoratie verwijderen
2 personen
59
Meubilair terugplaatsen
4 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Techniek demonteren
3 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Verloren voorwerpen verzamelen
65
Artiesten uitchecken
2 personen
66
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Statafelsaantal 12
Gastenstoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-box
Laptop
Audiokabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kassatabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Festivalpostersaantal 20
Podiumachterdoek
Tafelkledenaantal 12
Artiestenbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 10

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalscheidingsstickersaantal 12
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Organisatie

Polsbandjesaantal 200
Naambadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Programmaflyersaantal 200
Consumptiebonnenaantal 1000
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 8
Kassa-opbergkistenaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Brandblussersaantal 2
EHBO-dozenaantal 2
Oordoppenaantal 50

Tips

Leg artiesten en techniek vroeg vast. Plan per comedian een aankomsttijd, soundcheck en optredenstijd; reserveer draadloze microfoons, actieve speakers, mengpaneel en voldoende audiokabels als één technisch geheel.
Controleer de locatie op publieksstroom, zichtlijnen en stroompunten. Reken niet alleen de podiumdelen en gastenstoelen mee, maar ook verlengkabels, stekkerdozen, lichtstatieven en ruimte voor garderoberekken.
Maak het tijdschema ruimer dan de optreedtijden. Neem per programmaonderdeel minimaal 10 minuten wisseltijd op en zet artiestenvervoer, catering en deuren open als aparte momenten in het draaiboek.
Regel publieksinformatie vóór de ticketverkoop start. Vermeld aanvang, pauzetijden en bereikbaarheid in de uitnodiging en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat catering en hapjes nog aangepast kunnen worden.
Doe de laatste controle op de dag zelf met twee personen. Eén persoon controleert leveringen, dranken, ijscontainers en koffiezetapparaten; de ander loopt podium, microfoonstatieven, LED-spots en publieksruimte na voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een comedyfestival organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Plan vergunningen, verzekering en techniek uiterlijk 8 weken voor het festival; open de ticketverkoop zodra capaciteit en programma vaststaan.
Hoeveel tijd moet je tussen comedyoptredens plannen?: Neem meestal 10 tot 15 minuten wisseltijd op tussen twee optredens. Plan daarnaast een langere pauze van 20 tot 30 minuten voor toiletbezoek, consumpties en het klaarzetten van de volgende artiest.
Wanneer moet je artiestenvervoer en catering regelen?: Leg artiestenvervoer minimaal 4 weken vooraf vast en stuur de artiesteninformatie uiterlijk 7 dagen voor het festival. Verzamel dieetwensen dan ook, zodat catering en hapjes nog op tijd aangepast kunnen worden.
Wanneer open je de deuren bij een comedyfestival?: Open de deuren doorgaans 30 tot 45 minuten vóór de eerste act. Gebruik die tijd voor ticketcontrole, garderobe, consumptiebonnen en een rustige instroom; plan de soundcheck vóór de publieksopening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.