So organisierst du ein Comedyfestival
Ein Comedyfestival braucht mehr als mehrere Auftritte hintereinander. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest, bevor du Künstler, Technik und Genehmigungen verbindlich organisierst. Danach folgen Ticketverkauf, Werbung, Catering und die Einsatzplanung für dein Team. Plane am Veranstaltungstag feste Prüfzeiten ein: Lieferungen, Mikrofone, Beleuchtung, Getränke und der Ablaufplan müssen vor dem Einlass bereit sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Künstler auswählen
3 Personen
- 3
Künstler buchen
2 Personen
- 4
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 5
Genehmigungen prüfen
- 6
Versicherung prüfen
- 7
Künstlerttransport organisieren
2 Personen
- 8
Technik und Materialien reservieren
2 Personen
- 9
Catering bestellen
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Ticketverkauf öffnen
- 12
Werbung online stellen
2 Personen
- 13
Poster verteilen
3 Personen
- 14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Künstlerinformationen versenden
- 17
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 18
Ablaufplan ausdrucken
- 19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Verzehrgutscheine vorbereiten
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Lieferungen überprüfen
2 Personen
- 26
Bühne aufbauen
4 Personen
- 27
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 28
Mikrofone testen
2 Personen
- 29
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 30
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
- 31
Eingang und Warteschlange einrichten
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 33
Bar und Catering aufbauen
3 Personen
- 34
Snacks auslegen
2 Personen
- 35
Crew-Briefing abhalten
8 Personen
Event
- 36
Künstler empfangen
2 Personen
- 37
Künstler den Soundcheck machen lassen
2 Personen
- 38
Besucher empfangen
4 Personen
- 39
Tickets kontrollieren
3 Personen
- 40
Programm ankündigen
- 41
Erste Comedy-Phase begleiten
2 Personen
- 42
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 45
Zweiten Comedy-Block begleiten
2 Personen
- 46
Abendpause begleiten
3 Personen
- 47
Den dritten Comedy-Block begleiten
2 Personen
- 48
Publikum und Künstler betreuen
3 Personen
- 49
Finale ankündigen
- 50
Finalen Comedy-Block begleiten
2 Personen
- 51
Künstler bedanken
2 Personen
- 52
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen
Nachbereitung
- 53
Kasse und Einnahmen abschließen
2 Personen
- 54
Bar und Catering aufräumen
3 Personen
- 55
Abfall sammeln
3 Personen
- 56
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 58
Dekoration entfernen
2 Personen
- 59
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Technik abbauen
3 Personen
- 62
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 64
Fundsachen sammeln
- 65
Künstler auschecken
2 Personen
- 66
Rechnungen und Belege sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- StehtischeAnz. 12
- GästestühleAnz. 160
- KlappischeAnz. 10
- BarhockerAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-Box
- Laptop
- AudiokabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KassentabletsAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
- LichtstativeAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- Zangen und ServierlöffelAnz. 8
Dekoration
- FestivalplakateAnz. 20
- Bühnenhintergrund
- TischdeckenAnz. 12
- KünstlertafelnAnz. 6
- WegweiserAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- MülleimerAnz. 12
- MülltrennaufkleberAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 3
- WischsetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Organisation
- ArmbänderAnz. 200
- NamensschilderAnz. 30
- BadgehalterAnz. 30
- ProgrammflyerAnz. 200
- VerzehrbonsAnz. 1000
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 8
- Aufbewahrungsboxen für die KasseAnz. 2
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 6
- SicherheitswestenAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- FeuerlöscherAnz. 2
- Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
- OhrstöpselAnz. 50
Tipps
- Beginne mit Datum, Ort und Programmstruktur. Plane zwischen den Acts genügend Zeit für Wechsel, Ansagen und Verspätungen ein, statt die Auftritte direkt aneinanderzureihen.
- Buche die Künstler früh und sende ihnen die Bühnen-, Anreise- und Zeitplaninformationen spätestens 7 Tage vor dem Festival. So lassen sich Transport, Technik und Sonderwünsche rechtzeitig abstimmen.
- Prüfe Genehmigungen und Versicherung, bevor du Werbung und Ticketverkauf startest. Eine fehlende Freigabe kann kurz vor dem Termin größere Änderungen am Ort oder Ablauf erzwingen.
- Teste die Tontechnik vor dem Einlass mit jedem Funkmikrofon. Kontrolliere Mischpult, Lautsprecher, DI-Box, Audiokabel und Verlängerungskabel gemeinsam mit der Person, die während des Programms den Ton betreut.
- Plane Getränke und Catering nach dem tatsächlichen Zeitplan. Erfasse Ernährungswünsche mit den Anmeldungen, kühle Getränke frühzeitig und kontrolliere Lieferungen mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Comedyfestival organisieren?
- Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Künstlerauswahl und Genehmigungen. Für mehrere Künstler oder einen neuen Veranstaltungsort sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sicherer.
- Wie viel Zeit sollte zwischen zwei Comedy-Auftritten liegen?
- Plane mindestens 10 bis 15 Minuten für Moderation, Bühnenwechsel und kurze Verzögerungen ein. Bei wechselnder Technik oder mehreren Bühnen solltest du eher 20 Minuten kalkulieren.
- Wann sollte der Ticketverkauf für ein Comedyfestival starten?
- Öffne den Ticketverkauf, sobald Künstler, Datum, Ort und ein vorläufiger Zeitplan feststehen. In der Praxis sind 6 bis 8 Wochen vor dem Termin sinnvoll, damit Werbung und Anmeldungen genug Zeit haben.
- Wie lange vor dem Einlass muss die Technik getestet werden?
- Schließe den vollständigen Soundcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ab. Prüfe zusätzlich 30 Minuten vorher Funkmikrofone, Laptop, Licht und den Ablaufplan, bevor das Publikum eintrifft.
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