Cómo organizar un festival de comedia sin perder el control
Un festival de comedia combina artistas, público, sonido, venta de entradas y muchos cambios de última hora. Empieza cerrando fecha y lugar, y después avanza hacia contratación, permisos, programa y promoción. Cuando se acerque el evento, el foco pasa a transporte, acreditaciones, voluntarios, catering y comprobaciones técnicas. Este plan reúne 66 tareas y 60 materiales para que sepas qué preparar y en qué orden, desde la primera decisión hasta la apertura del recinto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Seleccionar a los artistas
3 personas
- 3
Contratar artistas
2 personas
- 4
Crear el programa y el horario
2 personas
- 5
Comprobar permisos
- 6
Comprobar el seguro
- 7
Gestionar el transporte de los artistas
2 personas
- 8
Reservar tecnología y materiales
2 personas
- 9
Pedir el catering
2 personas
- 10
Enviar invitaciones
2 personas
- 11
Abrir la venta de entradas
- 12
Publicar la promoción en línea
2 personas
- 13
Distribuir carteles
3 personas
- 14
Gestionar inscripciones
2 personas
- 15
Recoger preferencias dietéticas
- 16
Enviar la información de los artistas
- 17
Programar voluntarios
2 personas
- 18
Imprimir el plan de trabajo
- 19
Preparar acreditaciones
2 personas
- 20
Preparar los vales de consumo
2 personas
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Comprobar las entregas
2 personas
- 26
Montar el escenario
4 personas
- 27
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 28
Probar los micrófonos
2 personas
- 29
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 30
Montar sillas y mesas
4 personas
- 31
Montar la entrada y la cola
2 personas
- 32
Colgar la decoración
2 personas
- 33
Montar el bar y el catering
3 personas
- 34
Montar aperitivos
2 personas
- 35
Realizar briefing al personal
8 personas
Evento
- 36
Recibir a los artistas
2 personas
- 37
Hacer la prueba de sonido a los artistas
2 personas
- 38
Recibir a los visitantes
4 personas
- 39
Comprobar las entradas
3 personas
- 40
Anunciar el programa
- 41
Coordinar el primer bloque de comedia
2 personas
- 42
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Reponer aperitivos
2 personas
- 45
Coordinar el segundo bloque de comedia
2 personas
- 46
Guiar el descanso de la tarde
3 personas
- 47
Guiar el tercer bloque de comedia
2 personas
- 48
Guiar al público y a los artistas
3 personas
- 49
Anunciar la final
- 50
Coordinar el bloque final de comedia
2 personas
- 51
Agradecer a los artistas
2 personas
- 52
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas
Seguimiento
- 53
Cerrar la caja y los ingresos
2 personas
- 54
Recoger el bar y el catering
3 personas
- 55
Recoger la basura
3 personas
- 56
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
- 57
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 58
Retirar la decoración
2 personas
- 59
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 60
Limpiar el lugar
4 personas
- 61
Desmontar la técnica
3 personas
- 62
Inventariar materiales
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Recoger objetos perdidos
- 65
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
- 66
Recopilar facturas y recibos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Mesas altascant. 12
- Sillas para invitadoscant. 160
- Mesas plegablescant. 10
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 3
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Caja DI
- Portátil
- Cables de audiocant. 10
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Tablets de cajacant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Vasos para aguacant. 180
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Pinzas y cucharonescant. 8
Decoración
- Carteles del festivalcant. 20
- Telón de fondo del escenario
- Mantelescant. 12
- Carteles para artistascant. 6
- Carteles direccionalescant. 10
Catering
- Compras
Limpieza
- Papelelerascant. 12
- Pegatinas de separación de residuoscant. 12
- Escoba y recogedorcant. 3
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 8
Organización
- Pulserascant. 200
- Credencialescant. 30
- Portabadgescant. 30
- Folletos del programacant. 200
- Vales de consumocant. 1000
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 8
- Cajas de almacenamiento para cajacant. 2
Seguridad
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Extintorescant. 2
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Tapones para los oídoscant. 50
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de contratar artistas o publicar entradas. Reserva al menos 8 a 12 semanas para confirmar permisos, seguro, contratos y necesidades técnicas.
- Monta el programa pensando en tiempos reales: llegada, pruebas de sonido, cambios de micrófono y pausas. Envía a cada artista su horario e información práctica como mínimo 7 días antes.
- Haz una prueba completa de sonido e iluminación antes de abrir las puertas. Comprueba los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los altavoces, los cables y las regletas; guarda cables de repuesto y alargadores accesibles.
- No dejes la logística del público para el mismo día. Cierra las inscripciones, recoge las preferencias dietéticas y prepara acreditaciones y vales de consumo al menos 48 horas antes.
- Programa voluntarios por franjas y entrega un plan de trabajo impreso. Abre el recinto con 2 horas de margen para comprobar entregas, enfriar bebidas, preparar aperitivos y revisar que cada zona esté lista.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de comedia?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite fijar el lugar, contratar artistas, comprobar permisos y seguro, abrir la venta de entradas y organizar la promoción sin concentrarlo todo en los últimos días.
- ¿Cuándo se debe cerrar el programa del festival?
- Procura tener una versión cerrada 2 semanas antes y envía los horarios definitivos a los artistas 7 días antes. Reserva el día del evento para ajustes de transporte, pruebas técnicas y cambios inevitables.
- ¿Cuándo hay que preparar el sonido y la iluminación?
- Reserva la tecnología con al menos 3 semanas de antelación y haz la comprobación completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de recibir al público. Revisa altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos, cables y alimentación eléctrica.
- ¿Cuándo se prepara el catering de un festival de comedia?
- Confirma el pedido y las preferencias dietéticas 5 a 7 días antes. El día del festival, enfría las bebidas y prepara los aperitivos con tiempo suficiente para que estén listos antes de la apertura del recinto.
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