Organiser un festival de comédie, étape par étape
Un festival de comédie se prépare d’abord comme une production scénique, puis comme un accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu avant de confirmer les artistes : le programme dépendra de la capacité, de la technique et des horaires disponibles. En parallèle, vérifie les autorisations et l’assurance, puis réserve le matériel, le transport et le catering. Les dernières semaines servent surtout à remplir la billetterie, organiser les bénévoles et transformer le déroulé en consignes utilisables le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Sélectionner les artistes
3 personnes
- 3
Engager les artistes
2 personnes
- 4
Établir le programme et le planning
2 personnes
- 5
Vérifier les autorisations
- 6
Vérifier l’assurance
- 7
Organiser le transport des artistes
2 personnes
- 8
Réserver le matériel technique et les matériaux
2 personnes
- 9
Commander le catering
2 personnes
- 10
Envoyer les invitations
2 personnes
- 11
Ouvrir la billetterie
- 12
Publier la promotion en ligne
2 personnes
- 13
Distribuer les affiches
3 personnes
- 14
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 15
Recueillir les besoins alimentaires
- 16
Envoyer les informations sur les artistes
- 17
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 18
Imprimer le déroulé
- 19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 20
Préparer les tickets de consommation
2 personnes
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
3 personnes
- 24
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 25
Vérifier les livraisons
2 personnes
- 26
Monter la scène
4 personnes
- 27
Raccorder la sonorisation
3 personnes
- 28
Tester les microphones
2 personnes
- 29
Installer l'éclairage
2 personnes
- 30
Installer les chaises et les tables
4 personnes
- 31
Aménager l’entrée et la file d’attente
2 personnes
- 32
Installer la décoration
2 personnes
- 33
Installer le bar et le service traiteur
3 personnes
- 34
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
- 35
Tenir le briefing de l’équipe
8 personnes
Événement
- 36
Accueillir les artistes
2 personnes
- 37
Faire faire la balance sonore aux artistes
2 personnes
- 38
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 39
Vérifier les billets
3 personnes
- 40
Annoncer le programme
- 41
Animer le premier bloc de comedy
2 personnes
- 42
Servir les boissons de pause
4 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 45
Animer le deuxième bloc de comédie
2 personnes
- 46
Animer la pause du soir
3 personnes
- 47
Superviser le troisième bloc de comedy
2 personnes
- 48
Encadrer le public et les artistes
3 personnes
- 49
Annoncer la finale
- 50
Accompagner le dernier bloc comique
2 personnes
- 51
Remercier les artistes
2 personnes
- 52
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes
Suivi
- 53
Clôturer la caisse et les recettes
2 personnes
- 54
Ranger le bar et le catering
3 personnes
- 55
Rassembler les déchets
3 personnes
- 56
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
- 57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 58
Retirer la décoration
2 personnes
- 59
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 60
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 61
Démonter l'équipement technique
3 personnes
- 62
Inventorier le matériel
2 personnes
- 63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 64
Rassembler les objets perdus
- 65
Faire le check-out des artistes
2 personnes
- 66
Rassembler les factures et les reçus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 6
- Tables hautesqté 12
- Chaises pour invitésqté 160
- Tables pliantesqté 10
- Tabourets de barqté 8
- Portantsqté 3
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Boîtier DI
- Ordinateur portable
- Câbles audioqté 10
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Terminaux de caisseqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Éclairage d’ambianceqté 8
- Pieds d’éclairageqté 2
Vaisselle
- Verres à eauqté 180
- Verres à vinqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 3
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Pinces et cuillères de serviceqté 8
Décoration
- Affiches du festivalqté 20
- Fond de scène
- Nappesqté 12
- Panneaux des artistesqté 6
- Panneaux indicateursqté 10
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Autocollants de tri des déchetsqté 12
- Balai et pelleqté 3
- Sets de serpillièreqté 2
- Gants de nettoyageqté 8
Organisation
- Braceletsqté 200
- Badges nominatifsqté 30
- Porte-badgesqté 30
- Flyers du programmeqté 200
- Tickets de consommationqté 1000
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 8
- Caisses de rangement pour la caisseqté 2
Sécurité
- Lampes de pocheqté 6
- Gilets de sécuritéqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Extincteursqté 2
- Trousse de premiers secoursqté 2
- Bouchons d'oreillesqté 50
Conseils
- Bloque la date et le lieu avant de signer avec les artistes. Vérifie notamment les horaires d’accès, la capacité d’accueil et l’espace nécessaire pour les éléments de scène, les chaises et les tables.
- Prépare le programme avec des horaires précis, y compris l’installation, les balances, les changements de plateau et les pauses. Imprime au moins un déroulé pour l’équipe et garde une version numérique de secours.
- Réserve la technique plusieurs semaines à l’avance : table de mixage, microphones sans fil, pieds de micro, câbles audio, rallonges et multiprises doivent être testés ensemble, pas seulement livrés le jour même.
- Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au fur et à mesure. Pour le catering, prévois une liste séparée pour les artistes, les bénévoles et les invités afin d’éviter les oublis au moment du service.
- Ouvre le lieu assez tôt pour contrôler les livraisons, refroidir les boissons et installer l’accueil. Prépare les badges nominatifs et les tickets de consommation avant l’arrivée du public, idéalement 60 à 90 minutes avant l’ouverture des portes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de comédie ?
- Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs artistes. Ce délai laisse le temps de confirmer les engagements, vérifier les autorisations, réserver la technique et lancer la billetterie.
- Quand faut-il ouvrir la billetterie pour un festival de comédie ?
- Ouvre-la dès que la date, le lieu et le programme principal sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Publie ensuite les informations sur les artistes et rappelle régulièrement le lien d’inscription.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Pour un petit festival, compte au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la billetterie et 1 personne référente pour les artistes et la technique. Ajoute une personne par tranche d’environ 50 à 75 spectateurs si les entrées et les pauses sont concentrées.
- À quelle heure faut-il ouvrir le lieu le jour du festival ?
- Ouvre le lieu 2 à 3 heures avant l’arrivée du public si une installation technique est prévue. Garde ensuite 60 à 90 minutes pour vérifier les livraisons, tester les microphones et préparer les boissons, les en-cas et les badges.
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