Zo organiseer je een cocktailproeverij voor 30 gasten

Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, het cocktailmenu en de uitnodigingen. Werk daarna per cocktail een recept en inkooplijst uit, en verzamel dieetwensen en alcoholvrije voorkeuren voordat je definitief boodschappen doet. Reserveer glazen en materiaal ruim op tijd: voor 30 gasten heb je meerdere cocktailstations nodig om wachtrijen te beperken. Bereid siropen, infusies, fruit en garnituren vooraf voor, zodat je op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen, te koelen en te schenken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Cocktailmenu samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Glazen en materiaal reserveren
7
Cocktailrecepten uitwerken
2 personen
8
Inkooplijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Houdbare voorraad opslaan
11
Aanmeldingen bevestigen
12
Cocktailkaart afdrukken
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Niet-alcoholische opties markeren
15
Siroop en infusies voorbereiden
2 personen
16
Fruit wassen en sorteren
2 personen
17
Garnituren voorbereiden
2 personen
18
Ingrediënten koelen
19
Cocktailstations indelen
2 personen
20
Laatste gastenlijst controleren

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Bar en cocktailstations opbouwen
3 personen
24
Glazen en servies klaarzetten
2 personen
25
Decoratie en menukaarten plaatsen
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
IJs en garnituren klaarzetten
2 personen
28
Ontvangsttafel gereedmaken
29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Welkomstcocktail serveren
3 personen
31
Cocktails per ronde bereiden
4 personen
32
Cocktails en hapjes serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Glazen en servies verzamelen
2 personen
35
Water en snacks aanvullen
36
Laatste ronde serveren
3 personen
37
Bar afsluiten
2 personen
38
Restanten veilig verpakken
2 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Cocktailmateriaal reinigen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Voorraad inventariseren
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Afval naar inzamelpunt brengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 5
Eettafelsaantal 3
Stoelenaantal 30
Bartafel
Tafellinnenaantal 8

Servies

Coupeglazenaantal 36
Tumblerglazenaantal 36
Highballglazenaantal 36
Proefglazenaantal 36
Waterglazenaantal 36
Servetdispensersaantal 4

Apparatuur

Cocktailshakersaantal 6
Mengglazenaantal 3
Barlepelsaantal 6
Cocktailzevenaantal 6
Muddlersaantal 4
Citruspersenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJscontainersaantal 4
Flessenopenersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 6
Schilmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Gardeaantal 2

Decoratie

Menukaartenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30
Tafeldecoratiesaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasteilaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan voor 30 gasten minstens twee cocktailstations en verdeel de recepten vooraf over die stations. Zo staan niet alle gasten bij één shaker, citruspers of ijscontainer te wachten.
Gebruik proefglazen voor de rondes en zet voor iedere gast ook een waterglas klaar. Reken per proefronde op één proefglas per cocktail, tenzij je tussendoor afwast.
Koel bederfelijke ingrediënten uiterlijk de avond ervoor en bewaar houdbare voorraad apart. Controleer de inkooplijst opnieuw nadat de aanmeldingen en dieetwensen definitief zijn.
Maak siropen, infusies, fruit en garnituren één dag vooraf klaar en bewaar ze in gelabelde voorraadbakken. Snijd kwetsbare garnering zo laat mogelijk om uitdrogen en verkleuren te beperken.
Zet de cocktailkaart, naamkaartjes en alcoholvrije opties vóór de gasten binnenkomen zichtbaar neer. Controleer de laatste gastenlijst en markeer dieetwensen bij de juiste cocktailstations.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken vooraf moet ik een cocktailproeverij voor 30 personen organiseren?: Reserveer de locatie en het benodigde glaswerk vier tot zes weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen vervolgens uiterlijk drie weken voor de proeverij, zodat je dieetwensen en definitieve aantallen op tijd ontvangt.
Hoeveel cocktailstations heb ik nodig voor 30 gasten?: Gebruik minstens twee cocktailstations voor 30 gasten. Verdeel de cocktails, glazen, recepten, shakers en ingrediënten vooraf, zodat beide stations tegelijk kunnen werken en één wachtrij niet alles ophoudt.
Hoeveel glazen heb ik nodig voor een cocktailproeverij met 30 gasten?: Zet minimaal 30 proefglazen per proefronde klaar en reken daarnaast op 30 waterglazen. Bij vier cocktails zijn dat bijvoorbeeld 120 proefglazen als je niet tussendoor afwast; met afwas of extra glaswerk kun je hetzelfde aantal hergebruiken.
Wanneer moet ik fruit en garnituren voorbereiden voor een cocktailproeverij?: Was en sorteer het fruit de dag ervoor en bewaar het gekoeld. Maak siropen en infusies bij voorkeur één dag eerder; snijd garnering en pers citrus zo kort mogelijk voor de start, idealiter binnen enkele uren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.