Zo organiseer je een co-creatiesessie

Een co-creatiesessie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een vergaderruimte. Je brengt deelnemers samen, kiest werkvormen die passen bij het doel en richt de ruimte zo in dat groepen direct kunnen starten. Begin met de deelnemerslijst en het aanmeldformulier, werk daarna programma, groepsindeling en materialen uit. Plan uiterlijk een week vooraf de catering en technische controle; op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst en werkstations die klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst samenstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Ruimte reserveren
6
Programma uitwerken
2 personen
7
Werkvormen selecteren
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Cateringbestelling plaatsen
10
Definitieve deelnemers bevestigen
11
Groepsindeling voorbereiden
12
Werkbladen opmaken
13
Presentatie voorbereiden
14
Benodigdheden controleren
2 personen
15
Naamkaartjes maken
16
Werkbladen printen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koud zetten
19
Deelnemers herinneren

Event

20
Ruimte openen
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Werkstations inrichten
2 personen
23
Registratietafel klaarzetten
24
Presentatiemateriaal testen
2 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Buffet klaarzetten
3 personen
27
Ontvangsttafel vullen
28
Deelnemers ontvangen
2 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
30
Opening verzorgen
31
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
32
Eerste werksessie begeleiden
3 personen
33
Koffiepauze serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Tweede werksessie begeleiden
3 personen
36
Dinerbuffet serveren
3 personen
37
Werkresultaten presenteren
2 personen
38
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
39
Laatste drankenronde verzorgen
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Werkstations leeghalen
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Materialen sorteren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
48
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 55
Ontbijtbordenaantal 55
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 55
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Draagbare speaker

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 55
Tafelkledenaantal 8
Kleurrijke slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Wegwijzersaantal 6

Workshopmateriaal

Flip-overbordenaantal 6
Flip-overpapieraantal 12
Stiftenaantal 60
Post-itsaantal 30
Werkbladenaantal 60
Pennenaantal 60
Plakbandrollenaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 8
Vloertrekker
Emmersaantal 2
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst het doel en programma uit en kies daarna pas de werkvormen. Zo weet je hoeveel tafels, werkstations, werkbladen en begeleiders je nodig hebt.
Sluit het aanmeldformulier enkele dagen vóór de sessie en verwerk dieetwensen direct in de cateringbestelling. Bevestig de definitieve deelnemers vervolgens met praktische informatie over tijd, locatie en programma.
Maak de groepsindeling vooraf en leg naamkaartjes en werkbladen per tafel klaar. Dat voorkomt dat deelnemers tijdens de opening nog moeten zoeken naar hun groep of materiaal.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, speaker en stekkerdozen vóór de ontvangst. Neem ook verlengkabels mee: in een andere zaalindeling blijken stopcontacten vaak verder weg dan verwacht.
Richt de ruimte minstens 60 minuten vóór aanvang in met tafels, stoelen, werkstations en een registratietafel. Zet dranken koud, vul koffie en water aan en plaats afvalbakken voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een co-creatiesessie organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de deelnemerslijst, ruimte en programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en leg de definitieve groepsindeling, catering en materialen uiterlijk 5 dagen voor de sessie vast.
Hoeveel deelnemers heb je nodig voor een co-creatiesessie?: Werk met groepen van 4 tot 6 deelnemers per tafel voor voldoende uitwisseling. Bij 24 deelnemers heb je bijvoorbeeld 4 tot 6 werkstations nodig, afhankelijk van de gekozen werkvormen en begeleiding.
Wat moet je klaarzetten voor een co-creatiesessie?: Zet per werkstation tafels, stoelen, werkbladen en de gekozen werkmaterialen klaar. Controleer daarnaast de presentatieapparatuur en regel ontvangstbenodigdheden zoals naamkaartjes, glazen, koffie, water en een registratietafel minimaal 60 minuten vooraf.
Wanneer bestel je catering voor een co-creatiesessie?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen grotendeels verwerkt zijn, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het verwachte aantal deelnemers door en controleer het definitieve aantal nog één keer 2 dagen vóór de sessie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.