Eine Co-Creation-Session Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Co-Creation-Session entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Gruppen schnell ins Arbeiten kommen oder erst einmal Orientierung suchen. Beginne mit Teilnehmerliste, Anmeldung und einem klaren Programm. Danach folgen Raumaufteilung, Lernmethoden, Gruppeneinteilung und Arbeitsmaterialien. Plane außerdem Verpflegung, Technik und die Registrierung vor Ort ein. Die letzten 24 Stunden gehören nicht mehr der Konzeptarbeit, sondern dem Prüfen, Drucken, Kühlen und Erinnern.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmerliste zusammenstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Raum reservieren
- 6
Programm ausarbeiten
2 Personen
- 7
Lernmethoden auswählen
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Cateringbestellung aufgeben
- 10
Endgültige Teilnehmer bestätigen
- 11
Gruppeneinteilung vorbereiten
- 12
Arbeitsblätter vorbereiten
- 13
Präsentation vorbereiten
- 14
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 15
Namensschilder erstellen
- 16
Arbeitsblätter ausdrucken
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kalt stellen
- 19
Teilnehmer erinnern
Event
- 20
Raum öffnen
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Arbeitsstationen einrichten
2 Personen
- 23
Registrierungstisch aufbauen
- 24
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 26
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 27
Empfangstisch bestücken
- 28
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 29
Namensschilder verteilen
- 30
Eröffnung betreuen
- 31
Kennenlernrunde moderieren
2 Personen
- 32
Erste Arbeitssession begleiten
3 Personen
- 33
Kaffeepause servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Zweite Arbeitssession begleiten
3 Personen
- 36
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 37
Arbeitsergebnisse präsentieren
2 Personen
- 38
Networking begleiten
2 Personen
- 39
Letzte Getränkerunde servieren
- 40
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 44
Arbeitsstationen leer räumen
2 Personen
- 45
Raum reinigen
3 Personen
- 46
Materialien sortieren
2 Personen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
- 48
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 2
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 55
- FrühstückstellerAnz. 55
- GläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 55
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 55
- TischdeckenAnz. 8
- Bunte GirlandenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
Workshopmaterial
- FlipchartsAnz. 6
- Flipchart-PapierAnz. 12
- StifteAnz. 60
- Post-itsAnz. 30
- ArbeitsblätterAnz. 60
- StifteAnz. 60
- KlebebandrollenAnz. 6
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- MikrofasertücherAnz. 8
- Bodenabzieher
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl mindestens 5 bis 7 Tage vor der Session kennst. Erst dann solltest du das Catering verbindlich bestellen.
- Plane den Raum nach dem Arbeitsablauf: Neben Tischen und Stühlen brauchst du Platz für mehrere Arbeitsstationen, einen Registrierungstisch und eine gut sichtbare Präsentationsfläche. Prüfe die Wege, bevor du die Gruppeneinteilung festlegst.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Ein zusätzliches Verlängerungskabel und ein gespeicherter Foliensatz verhindern, dass die Session an einem fehlenden Anschluss beginnt.
- Bereite Namensschilder, Arbeitsblätter und Präsentation nicht erst am Veranstaltungstag vor. Drucke die Unterlagen am Vortag und lege pro Gruppe einen vollständigen Satz bereit, damit niemand auf Material warten muss.
- Kümmere dich am Vorabend um Getränke: Wasser, Kaffee und Tee sollten direkt zugänglich sein, verderbliche Verpflegung gekühlt werden. Rechne für die Registrierung außerdem mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Start ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Co-Creation-Session planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Raumreservierung und Programm. Spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Gruppeneinteilung und Catering geklärt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Co-Creation-Session?
- Plane für Tische, Stühle, Arbeitsstationen, Registrierung und Dekoration mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Für Techniktests solltest du zusätzlich 30 Minuten reservieren und den Raum möglichst am Vortag kurz kontrollieren.
- Wann sollte man die Teilnehmer an eine Co-Creation-Session erinnern?
- Schicke die erste Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Termin mit Uhrzeit, Ort und Anmeldeinformationen. Eine kurze letzte Nachricht am Vorabend hilft, verspätete Absagen und unnötige Wartezeiten bei der Registrierung zu vermeiden.
- Wie viele Arbeitsblätter braucht man für eine Co-Creation-Session?
- Drucke pro Teilnehmer mindestens ein vollständiges Set und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Bei 30 angemeldeten Personen sind das 33 Sets; lege sie vor Beginn nach Gruppen oder Arbeitsstationen sortiert bereit.
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