Organiser une session de co-création sans rien laisser au hasard

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Ouvre les inscriptions dès que la salle et le programme sont confirmés. Ferme-les au moins 3 jours avant la session afin de traiter les réponses et de recueillir les besoins alimentaires.
• Prépare la répartition des groupes avant l’arrivée des participants, puis associe chaque groupe à un poste de travail. Prévois les feuilles de travail et les badges nominatifs à la table d’inscription.
• Vérifie le matériel de présentation la veille : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, multiprises et rallonges. Un test de 15 minutes sur place permet de repérer un câble manquant ou une prise mal placée.
• Installe les tables et les chaises selon les activités, plutôt qu’en rangées fixes. Garde un passage dégagé vers la table du buffet, les poubelles et les porte-manteaux pour éviter les bouchons pendant les pauses.
• Mets les boissons au frais avant l’ouverture de la salle et prépare une zone distincte pour le café. Compte les assiettes, verres, tasses et couverts après la livraison du traiteur, pas seulement au moment de dresser le buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une session de co-création ?

Envoie-les au moins 3 semaines avant la date prévue, surtout si la session dure une demi-journée ou une journée. Garde les inscriptions ouvertes pendant environ 10 jours, puis réserve 3 jours pour confirmer les participants et les groupes.

Combien de temps prévoir pour installer une session de co-création ?

Prévois 90 minutes avant l’arrivée du premier participant. Ce temps couvre l’ouverture de la salle, l’installation des tables et des postes, la table d’inscription, les boissons et le test du matériel de présentation.

Quand confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?

Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets le nombre définitif au traiteur au moins 5 jours avant la session. Vérifie ensuite les quantités à la livraison, notamment les assiettes, verres et couverts.

Comment répartir les participants en groupes ?

Prépare les groupes dès que les inscriptions sont closes, idéalement 3 jours avant l’événement. Utilise les badges, les plans de travail et une feuille visible à l’accueil pour que chacun trouve rapidement son poste.