Cómo organizar una sesión de co-creación paso a paso
Una sesión de co-creación funciona mejor cuando la preparación sigue una secuencia clara: primero defines a quién necesitas, después cierras las inscripciones y finalmente preparas grupos, dinámicas y materiales. Reserva el espacio antes de enviar las invitaciones y deja margen para ajustar el programa según el número definitivo de participantes. La víspera se revisan suministros, presentación, catering y bebidas; el día del evento se monta el espacio antes de abrir el registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Reservar el espacio
- 6
Desarrollar el programa
2 personas
- 7
Seleccionar dinámicas
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Realizar el pedido de catering
- 10
Confirmar a los participantes definitivos
- 11
Preparar la distribución de grupos
- 12
Preparar las mesas de trabajo
- 13
Preparar la presentación
- 14
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
- 15
Hacer tarjetas con nombres
- 16
Imprimir hojas de trabajo
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Enfriar las bebidas
- 19
Recordar a los participantes
Evento
- 20
Abrir el espacio
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 22
Montar los puestos de trabajo
2 personas
- 23
Preparar la mesa de registro
- 24
Probar el material de presentación
2 personas
- 25
Colgar la decoración
2 personas
- 26
Preparar el buffet
3 personas
- 27
Reponer la mesa de recepción
- 28
Recepción de participantes
2 personas
- 29
Repartir las tarjetas con nombres
- 30
Encargarse de la inauguración
- 31
Guiar la ronda de presentación
2 personas
- 32
Dirigir la primera sesión de trabajo
3 personas
- 33
Servir la pausa para el café
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
- 35
Supervisar la segunda sesión de trabajo
3 personas
- 36
Servir el bufé de cena
3 personas
- 37
Presentar los resultados del trabajo
2 personas
- 38
Coordinar el momento de networking
2 personas
- 39
Servir la última ronda de bebidas
- 40
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
2 personas
- 43
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 44
Vaciar las estaciones de trabajo
2 personas
- 45
Limpiar el espacio
3 personas
- 46
Clasificar los materiales
2 personas
- 47
Devolver los objetos prestados
- 48
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 55
- Platos de desayunocant. 55
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 55
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Altavoz portátil
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 55
- Mantelescant. 8
- Guirnaldas de colorescant. 6
- Arreglos floralescant. 4
- Señalizadorescant. 6
Material del taller
- Pizarras de rotafoliocant. 6
- Papel para rotafoliocant. 12
- Rotuladorescant. 60
- Post-itscant. 30
- Tableros de trabajocant. 60
- Bolígrafoscant. 60
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Paños de microfibracant. 8
- Limpiacristales
- Cuboscant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la lista de participantes y envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen. Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara para poder confirmar asistentes y preferencias dietéticas.
- Reserva el espacio antes de cerrar el programa. Comprueba que caben las mesas de trabajo, las sillas, la mesa de registro y el equipo de presentación, y calcula al menos 60 minutos para el montaje.
- Diseña las dinámicas después de saber cuántas personas participarán. Prepara la distribución de grupos y las hojas de trabajo con varios días de antelación; cambiar grupos el mismo día suele retrasar el inicio.
- Confirma el catering cuando cierres la lista definitiva, idealmente entre 5 y 7 días antes. No dejes para el último momento la vajilla, las tazas, las cafeteras, los termos y un lugar para mantener frías las bebidas.
- Haz una prueba completa de la presentación el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, regletas, alargadores y altavoz. Llega entre 60 y 90 minutos antes para colocar mesas, puestos de trabajo, tarjetas con nombres y mesa de registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una sesión de co-creación?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva el espacio y prepara la lista de participantes al inicio; deja la confirmación definitiva, el catering y la distribución de grupos para los últimos 5 a 7 días.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una sesión de co-creación?
- Envíalas al menos 3 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para gestionar altas, bajas y preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el espacio?
- Calcula entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese margen permite colocar mesas y sillas, preparar los puestos de trabajo, montar el registro, probar la presentación y enfriar las bebidas.
- ¿Cuándo se prepara la distribución de grupos?
- Hazla cuando cierre el formulario y tengas confirmados a los participantes definitivos, normalmente entre 3 y 5 días antes. Imprime las hojas de trabajo y las tarjetas con nombres después de comprobar que no falta nadie.
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