Zo organiseer je een clubconcert

Een clubconcert organiseren begint niet met de poster, maar met een haalbaar programma, passende locatie en duidelijke afspraken met artiesten. Leg daarna geluid, licht, ticketverkoop en publieksinformatie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan de zaal, ontvangst en vrijwilligers zo dat bezoekers en artiesten elkaar niet in de weg lopen. Op de concertdag draait veel om timing: apparatuur laden, soundcheck, ontvangstbalie en nooduitgangen moeten vóór de deuren opengaan gecontroleerd zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bepaal programma en artiesten
2 personen
2
Bevestig artiestencontracten
3
Reserveer de concertlocatie
4
Reserveer geluidsapparatuur
5
Reserveer lichtapparatuur
6
Maak bezoekersbegroting
2 personen
7
Maak online ticketpagina
8
Ontwerp concertposter
9
Publiceer concertaankondiging
10
Verstuur uitnodigingen
2 personen
11
Maak publieksinformatie
12
Maak vrijwilligersrooster
13
Verwerk aanmeldingen
2 personen
14
Verzamel dieetwensen
15
Maak artiestenplanning
2 personen
16
Maak zaalindeling
2 personen
17
Bestel drukwerk
18
Bevestig leveranciers
19
Controleer ticketverkoop
20
Maak gastenlijst
21
Koop houdbare boodschappen
2 personen
22
Haal gekoelde boodschappen
2 personen
23
Laad apparatuur in
3 personen

Event

24
Maak ontvangstbalie klaar
2 personen
25
Controleer toegang en nooduitgangen
2 personen
26
Laad en test geluidsapparatuur
3 personen
27
Plaats microfoons en standaards
2 personen
28
Stel lichtapparatuur op
3 personen
29
Plaats podiumelementen
4 personen
30
Plaats stoelen en tafels
3 personen
31
Hang bewegwijzering op
2 personen
32
Breng decoratie aan
2 personen
33
Richt garderobe in
2 personen
34
Zet backstage klaar
2 personen
35
Koel dranken
2 personen
36
Bereid hapjes voor
3 personen
37
Vul bar en buffetten
3 personen
38
Maak artiestenmaaltijden klaar
2 personen
39
Voer soundcheck uit
4 personen
40
Brief toegangsmedewerkers
3 personen
41
Brief barpersoneel
3 personen
42
Open garderobe
2 personen
43
Ontvang bezoekers
4 personen
44
Controleer tickets
3 personen
45
Beheer garderobe
2 personen
46
Serveer drankjes
4 personen
47
Serveer hapjes
2 personen
48
Verzorg artiesten
49
Start eerste optreden
2 personen
50
Wissel bands
3 personen
51
Vul dranken bij
2 personen
52
Vul hapjes bij
2 personen
53
Start hoofdoptreden
2 personen
54
Sluit bar
3 personen
55
Begeleid bezoekers naar buiten
3 personen

Nazorg

56
Verzamel gevonden voorwerpen
2 personen
57
Ruim bar en buffet op
3 personen
58
Ruim zaalmeubilair op
4 personen
59
Breek geluidsapparatuur af
3 personen
60
Breek lichtapparatuur af
3 personen
61
Ruim podium af
4 personen
62
Was servies en glazen af
3 personen
63
Verwijder decoratie
2 personen
64
Scheid afval
2 personen
65
Maak zaal en foyer schoon
4 personen
66
Maak toiletten schoon
2 personen
67
Controleer inventaris
2 personen
68
Retourneer gehuurde apparatuur
2 personen
69
Breng geleende spullen terug
2 personen
70
Verwerk kassabonnen
71
Meld schade aan locatie
72
Beantwoord bezoekersvragen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Statafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Garderobehangersaantal 180
Podiumdelenaantal 8
Artiestentafelsaantal 3
Artiestenstoelenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 80

Apparatuur

Mengpaneel
PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 3
Zangmicrofoonsaantal 4
Instrumentmicrofoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 8
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 10
Laptop voor muziek
Muziekstandsaantal 4
Kassalade
Pinapparaataantal 2
Ticket scannersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Batterijenaantal 24
Zaklampenaantal 4
Gereedschapskoffersaantal 2
Steekwagensaantal 2

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 6
LED-lichtbalkenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Verlichtingscontroller
Sfeerverlichtingaantal 8

Keuken

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Barbakkenaantal 8

Decoratie

Concertpostersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Papiertapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Bewegwijzerbordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 30
Garderobekaartjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 6
Plakbandaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Vuilnisbakken voor glasaantal 3
Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg artiestencontracten en de artiestenplanning vast voordat je de online ticketpagina publiceert. Noteer daarin ook aankomsttijd, soundcheck, optreden en vertrek, zodat de zaalplanning niet op losse aannames berust.
Maak de bezoekersbegroting op basis van een realistische bezetting en controleer de ticketverkoop wekelijks. Zo zie je op tijd of je publiekswerving moet bijsturen en hoeveel drank, glazen en vrijwilligers je nodig hebt.
Plan geluid en licht als afzonderlijke leveranciers of onderdelen van de productie. Controleer vooraf of mengpaneel, PA-speakers, subwoofers, microfoons, DI-boxen, kabels en monitoren samen passen bij het programma.
Maak publieksinformatie uiterlijk enkele dagen vóór het concert definitief. Vermeld aanvang, deurbeleid, bereikbaarheid, ticketinformatie en eventuele dieet- of toegankelijkheidsinformatie; wijzigingen op de avond zelf zorgen bij de ontvangstbalie voor vertraging.
Doe vóór het openen van de deuren een volledige zaalronde: controleer toegang, nooduitgangen, kabelgoten, garderoberekken, ontvangstbalie en zaalindeling. Laat daarna één verantwoordelijke de communicatie tussen artiesten, techniek, vrijwilligers en bar houden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een clubconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met programma, artiestencontracten en locatie. Reserveer geluid en licht zodra datum en technische eisen bekend zijn; voor een populaire datum kan dat eerder nodig zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een clubconcert?: Reken minimaal 4 tot 6 uur voor laden, podiumdelen, licht, PA, microfoons en kabels, plus tijd voor soundcheck. Plan de soundcheck niet later dan 90 minuten vóór de deuren opengaan.
Wanneer start je met de ticketverkoop voor een clubconcert?: Open de ticketpagina zodra artiesten, locatie, datum en toegangsvoorwaarden definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken voor het concert. Controleer daarna minstens wekelijks de verkoop en gastenlijst.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een clubconcert?: Voor een klein clubconcert heb je naast de organisator meestal 4 tot 6 vrijwilligers nodig: ontvangst, garderobe, publieksbegeleiding en ondersteuning achter de schermen. Plan extra bezetting tijdens deuren open en afloop, omdat daar de meeste bezoekers tegelijk bewegen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.