Cómo organizar un concierto en un club sin perder el control

Organizar un concierto en un club empieza mucho antes de abrir las puertas. Primero se fijan el programa, los artistas, el presupuesto y el recinto; después se cierran contratos, proveedores, entradas y comunicación. En la última semana, los errores suelen aparecer en los horarios, los accesos, el equipo técnico y la información para el público. Sigue una secuencia clara y reserva tiempo para comprobar cada confirmación, no solo para hacerla.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el programa y los artistas
2 personas
2
Confirmar los contratos de los artistas
3
Reservar el recinto del concierto
4
Reservar equipo de sonido
5
Reservar equipo de iluminación
6
Elaborar presupuesto de visitantes
2 personas
7
Crear página web de entradas
8
Diseñar el cartel del concierto
9
Publicar el anuncio del concierto
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Crear información para el público
12
Hacer el horario de voluntarios
13
Procesar las inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Crear la planificación de artistas
2 personas
16
Preparar la distribución de la sala
2 personas
17
Encargar material impreso
18
Confirmar proveedores
19
Comprobar la venta de entradas
20
Crear lista de invitados
21
Comprar productos no perecederos
2 personas
22
Recoger la compra refrigerada
2 personas
23
Cargar el equipo
3 personas

Evento

24
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
25
Comprobar accesos y salidas de emergencia
2 personas
26
Cargar y probar el equipo de sonido
3 personas
27
Colocar micrófonos y soportes
2 personas
28
Instalar el equipo de iluminación
3 personas
29
Colocar los elementos del escenario
4 personas
30
Colocar sillas y mesas
3 personas
31
Colgar la señalización
2 personas
32
Colocar la decoración
2 personas
33
Montar el guardarropa
2 personas
34
Prepara el backstage
2 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Rellenar el bar y los buffets
3 personas
38
Preparar las comidas de los artistas
2 personas
39
Realizar prueba de sonido
4 personas
40
Carta para el personal de acceso
3 personas
41
Briefing al personal de bar
3 personas
42
Guardarropa abierto
2 personas
43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Comprobar los tickets
3 personas
45
Gestionar el guardarropa
2 personas
46
Servir bebidas
4 personas
47
Servir aperitivos
2 personas
48
Atender a los artistas
49
Inicio de la primera actuación
2 personas
50
Cambiar bandas
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer los aperitivos
2 personas
53
Comenzar la actuación principal
2 personas
54
Cerrar el bar
3 personas
55
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

56
Recoger objetos perdidos
2 personas
57
Limpiar bar y buffet
3 personas
58
Retirar el mobiliario de la sala
4 personas
59
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
60
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
61
Desmontar el escenario
4 personas
62
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
63
Retirar la decoración
2 personas
64
Separar residuos
2 personas
65
Limpiar la sala y el foyer
4 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Comprobar inventario
2 personas
68
Devolver el equipo alquilado
2 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Procesar recibos de caja
71
Informar de daños en el recinto
72
Responder preguntas de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 8
Mesas altascant. 10
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Perchas para el guardarropacant. 180
Piezas de escenariocant. 8
Mesas para artistascant. 3
Sillas para artistascant. 12

Vajilla

Vasoscant. 220
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 80

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonos para cantocant. 4
Micrófonos de instrumentocant. 6
Soportes para micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 12
Canaletas para cablescant. 10
Portátil para música
Puestos de músicacant. 4
Cajón de la caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Escáneres de entradascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Bateríascant. 24
Linternascant. 4
Maletines de herramientascant. 2
Carros de manocant. 2

Iluminación

Focos LED para escenariocant. 6
Barras de luz LEDcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de iluminación
Iluminación ambientalcant. 8

Cocina

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Bandejas de serviciocant. 8
Tijerascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 6
Termoscant. 4
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 3
Bandejas para barbacoacant. 8

Decoración

Pósters del conciertocant. 20
Globoscant. 100
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Cinta de papelcant. 6
Bridascant. 100
Paneles de señalizacióncant. 8
Pegatinas de flechascant. 30
Etiquetas de guardarropacant. 250
Pulserascant. 250
Pegatinas con nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Bloc de notascant. 6
Cinta adhesivacant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores para vidriocant. 3
Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Consejos

Cierra primero el programa y los contratos de los artistas, y reserva el recinto antes de publicar el cartel. Deja por escrito los horarios de llegada, la prueba de sonido, la actuación y el desmontaje.
Reserva sonido e iluminación con antelación y solicita una lista técnica de cada artista. Comprueba que incluye mesa de mezclas, PA, subwoofers, monitores, micrófonos, soportes, cajas DI, cables y regletas suficientes.
Publica las entradas cuando ya estén confirmados el lugar, el horario y el programa. Revisa la venta al menos una vez por semana y prepara una lista de invitados separada para evitar problemas en recepción.
Haz el horario de voluntarios con turnos concretos para recepción, guardarropa, sala y carga del equipo. El mostrador de recepción debe estar listo antes de la apertura, con la información para el público y la lista de invitados.
Comprueba la distribución de la sala y las salidas de emergencia antes de colocar mesas, sillas, taburetes o piezas de escenario. Protege los cables con canaletas y deja libres los recorridos de evacuación y acceso del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un club?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas y necesitas vender entradas. Reserva primero el recinto y el equipo técnico; deja la última semana para confirmaciones, horarios, compras y comprobaciones en la sala.
¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?: Programa la prueba de sonido entre 3 y 4 horas antes de abrir las puertas, según el número de artistas. Reserva al menos 30 minutos adicionales para corregir conexiones, monitores, micrófonos y niveles sin retrasar el concierto.
¿Cuántas bebidas hay que calcular para un concierto?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora adicional. Añade margen para el equipo, los artistas y los voluntarios, y separa las compras no perecederas de la compra refrigerada.
¿Cuándo hay que revisar los accesos y las salidas de emergencia?: Haz una primera revisión al preparar la distribución de la sala y una segunda el mismo día, antes de abrir. Comprueba que las salidas estén visibles y despejadas y que mesas, sillas, guardarropa y cables no bloqueen los recorridos.

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