So organisierst du ein Clubkonzert

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Künstlerverträge und reserviere die Konzertlocation möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Ohne feste Spielzeiten und Aufbauzeiten lassen sich Tonprobe, Künstlerplanung und Helfereinsatz nicht zuverlässig planen.
• Plane die Technik nicht nur nach der Raumgröße: Für ein Clubkonzert müssen Mischpult, PA-Lautsprecher, Subwoofer, Bühnenmonitore, Mikrofone, DI-Boxen und passende XLR- und Klinkenkabel zusammenpassen. Lege spätestens eine Woche vorher fest, wer die Tonprobe betreut.
• Veröffentliche die Online-Ticketseite erst mit vollständigen Publikumsinformationen. Prüfe den Ticketverkauf regelmäßig und gleiche die Anmeldungen kurz vor dem Konzert mit Gästeliste, Diätwünschen und benötigten Sitz- oder Stehplätzen ab.
• Plane den Einlass mit festen Schichten und bereite die Empfangstheke am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass vor. Garderobenständer und Bügel werden oft vergessen, obwohl sie bei vollerem Publikum schnell gebraucht werden.
• Lade Bühnenelemente, Kabel, Laptop und Gläser nicht erst kurz vor Beginn ein. Prüfe beim Aufbau Kabelkanäle, Verlängerungskabel sowie Zugang und Notausgänge, bevor Publikum und Künstler eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Clubkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Künstlerverträgen, Termin und Location. Technik, Ticketseite und Werbung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verbindlich sein.

Wann sollte die Technik für ein Clubkonzert reserviert werden?

Reserviere Ton- und Lichttechnik etwa 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn du Mischpult, PA, Subwoofer und Bühnenmonitore benötigst. Eine vollständige technische Abstimmung mit den Künstlern sollte spätestens 7 Tage vor dem Termin erfolgen.

Wie lange vor dem Konzert sollte der Einlass vorbereitet sein?

Plane mindestens 60 Minuten für Empfangstheke, Gästeliste, Garderobe und die Prüfung der Notausgänge ein. Die Helfer sollten 30 Minuten vor ihrem Einsatz vor Ort sein, damit Schichten und Zuständigkeiten geklärt sind.

Wann soll ich die Tickets und das Konzertplakat veröffentlichen?

Stelle die Online-Ticketseite idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert online. Veröffentliche Plakat und Konzertankündigung erst, wenn Datum, Ort, Künstler und Einlasszeiten bestätigt sind.

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