Organiser un concert et une soirée club sans perdre le fil
Commencez par verrouiller le programme, les artistes et la salle avant de communiquer la date. Ensuite, avancez dans cet ordre : contrats, budget, billetterie, technique, communication et organisation de l’équipe. Pour le jour J, prévoyez un planning précis des artistes et des bénévoles, puis contrôlez les accès, les sorties de secours et le matériel avant l’ouverture. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les horaires de chargement, les besoins alimentaires et les câbles ou prises nécessaires à la scène.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le programme et les artistes
2 personnes
- 2
Confirmer les contrats des artistes
- 3
Réserver le lieu du concert
- 4
Réserver le matériel de sonorisation
- 5
Réserver le matériel d’éclairage
- 6
Établir le budget des visiteurs
2 personnes
- 7
Créer la page de billetterie en ligne
- 8
Concevoir l’affiche du concert
- 9
Publier l’annonce du concert
- 10
Envoyer les invitations
2 personnes
- 11
Créer les informations pour le public
- 12
Créer le planning des bénévoles
- 13
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 14
Recueillir les besoins alimentaires
- 15
Établir le planning des artistes
2 personnes
- 16
Créer le plan de salle
2 personnes
- 17
Commander les imprimés
- 18
Confirmer les prestataires
- 19
Vérifier la vente des billets
- 20
Établir la liste des invités
- 21
Acheter des produits d’épicerie à longue conservation
2 personnes
- 22
Récupérer les courses réfrigérées
2 personnes
- 23
Charger le matériel
3 personnes
Événement
- 24
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
- 25
Vérifier les accès et les sorties de secours
2 personnes
- 26
Charger et tester l’équipement sonore
3 personnes
- 27
Installer les microphones et les pieds
2 personnes
- 28
Installer le matériel d’éclairage
3 personnes
- 29
Installer les éléments de scène
4 personnes
- 30
Installer les chaises et les tables
3 personnes
- 31
Installer la signalétique
2 personnes
- 32
Installer la décoration
2 personnes
- 33
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 34
Préparer les coulisses
2 personnes
- 35
Boissons fraîches
2 personnes
- 36
Préparer des encas
3 personnes
- 37
Réapprovisionner le bar et les buffets
3 personnes
- 38
Préparer les repas des artistes
2 personnes
- 39
Effectuer la balance sonore
4 personnes
- 40
Lettre pour le personnel d’entrée
3 personnes
- 41
Briefer le personnel du bar
3 personnes
- 42
Vestiaire ouvert
2 personnes
- 43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 44
Vérifier les billets
3 personnes
- 45
Gérer le vestiaire
2 personnes
- 46
Servir les boissons
4 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 48
S’occuper des artistes
- 49
Lancer la première performance
2 personnes
- 50
Changer de groupe
3 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 52
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
- 53
Lancer le spectacle principal
2 personnes
- 54
Fermer le bar
3 personnes
- 55
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Suivi
- 56
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
- 57
Ranger le bar et le buffet
3 personnes
- 58
Ranger le mobilier de la salle
4 personnes
- 59
Démonter le matériel de sonorisation
3 personnes
- 60
Démonter l’éclairage
3 personnes
- 61
Démonter la scène
4 personnes
- 62
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
- 63
Retirer la décoration
2 personnes
- 64
Trier les déchets
2 personnes
- 65
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
- 66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 67
Vérifier l’inventaire
2 personnes
- 68
Retourner le matériel loué
2 personnes
- 69
Rendre les objets empruntés
2 personnes
- 70
Traiter les reçus de caisse
- 71
Signaler les dommages au lieu
- 72
Répondre aux questions des visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de bièreqté 8
- Tables hautesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 12
- Portantsqté 4
- Cintres de vestiaireqté 180
- Éléments de podiumqté 8
- Tables des artistesqté 3
- Chaises pour artistesqté 12
Vaisselle
- Verres à boireqté 220
- Verres à vinqté 120
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 180
- Fourchettesqté 180
- Couteauxqté 180
- Cuillèresqté 80
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleurs PAqté 2
- Subwoofersqté 2
- Moniteurs de scèneqté 3
- Microphones de chantqté 4
- Microphones d’instrumentsqté 6
- Pieds de microqté 8
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles XLRqté 12
- Câbles jackqté 8
- Multiprisesqté 10
- Rallongesqté 12
- Goulottes de câblesqté 10
- Ordinateur portable pour la musique
- Pupitres de musiqueqté 4
- Tiroir-caisse
- Terminal de paiementqté 2
- Scanners de billetsqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Pilesqté 24
- Lampes de pocheqté 4
- Boîtes à outilsqté 2
- Diablesqté 2
Éclairage
- Projecteurs de scène LEDqté 6
- Barres lumineuses LEDqté 4
- Pieds d’éclairageqté 2
- Contrôleur d’éclairage
- Éclairage d’ambianceqté 8
Cuisine
- Réfrigérateursqté 2
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Ciseauxqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Pincesqté 8
- Louchesqté 6
- Thermosqté 4
- Tire-bouchonsqté 6
- Tire-bouchonsqté 3
- Plateaux de barqté 8
Décoration
- Affiches de concertqté 20
- Ballonsqté 100
- Tentures de scèneqté 4
- Nappesqté 12
- Ruban de papierqté 6
- Attaches-câblesqté 100
- Panneaux de signalisationqté 8
- Autocollants flèchesqté 30
- Jetons de vestiaireqté 250
- Braceletsqté 250
- Étiquettes nominativesqté 100
- Stylosqté 20
- Blocs-notesqté 6
- Ruban adhésifqté 6
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Poubelles pour le verreqté 3
- Balaiqté 3
- Aspirateurqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Conseils
- Bloquez la technique dès que la salle est confirmée : sonorisation, éclairage, table de mixage, retours de scène, microphones et câbles doivent être réservés avant l’annonce publique. Prévoyez un créneau distinct pour le chargement et les tests, au moins 3 heures avant l’arrivée du public.
- Ne publiez pas l’affiche avant d’avoir confirmé les contrats des artistes, les horaires de passage et les conditions d’accueil. Une modification tardive oblige souvent à corriger la billetterie, les invitations et les informations envoyées au public.
- Organisez l’accueil autour de trois zones séparées : contrôle des billets, vestiaire et comptoir d’accueil. Préparez les portants et cintres avant l’ouverture, puis gardez une personne référente pour les invités et les questions pendant toute la soirée.
- Faites un planning des bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec un responsable clairement identifié pour l’accueil, la salle, les artistes et la technique. Ajoutez les temps de pause : une équipe qui reste en poste toute la soirée finit par manquer un changement d’artiste ou une consigne de sécurité.
- Traitez les achats en deux temps : produits d’épicerie à longue conservation en avance, courses réfrigérées le plus près possible de l’événement. Vérifiez aussi les quantités de verres, assiettes et couverts après confirmation du nombre d’invités, plutôt que d’attendre le jour du concert.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert et une soirée club ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour un événement avec plusieurs artistes, billetterie et prestataires techniques. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats frais, les listes d’invités et le planning final, pas pour chercher une salle ou du matériel.
- Quand faut-il réserver la salle et le matériel de sonorisation ?
- Réservez la salle dès que la date et le programme sont suffisamment stables, puis confirmez le son et l’éclairage dans les 1 à 2 semaines suivantes. Les équipements spécifiques et les techniciens disponibles partent souvent avant la communication publique.
- À quelle heure faut-il arriver le jour d’un concert ?
- Pour une ouverture au public à 20 h, prévoyez l’accès de l’équipe vers 14 h ou 15 h afin de charger, installer, tester le son et contrôler les sorties de secours. Gardez au moins 60 minutes de marge avant l’ouverture pour les imprévus et le briefing des bénévoles.
- Combien de bénévoles faut-il pour un concert avec soirée club ?
- Pour environ 100 personnes, comptez au minimum 5 à 7 bénévoles répartis entre accueil, vestiaire, salle, artistes et renfort technique. Ajoutez une personne responsable de l’équipe et augmentez l’effectif si le vestiaire, la billetterie ou plusieurs accès fonctionnent en même temps.
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