Zo organiseer je een chocoladeproeverij

Begin met het aantal deelnemers en werk daarna de proeverij in vaste volgorde uit. Verzamel dieetwensen vóór je chocolade en garnituren bestelt, zodat je geen ongeschikte producten klaarzet. Plan vervolgens de proefvolgorde, proefstations en tafelindeling; die bepalen hoeveel bordjes, glazen en formulieren je nodig hebt. Op de dag zelf draait alles om vooraf portioneren, etiketteren en een duidelijke ontvangsttafel, zodat je niet tijdens de eerste ronde nog hoeft te snijden of zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Proefvolgorde bepalen
2 personen
7
Proefformulieren maken
8
Tafelindeling maken
9
Chocolade bestellen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Chocolade controleren
13
Dranken koelen
14
Proefstations voorbereiden
2 personen
15
Chocolade portioneren
2 personen
16
Chocolade etiketteren
2 personen
17
Fruit en garnituren snijden
2 personen
18
Koffie- en theestation voorbereiden
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Servies klaarzetten
2 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Verlichting controleren
24
Proefformulieren klaarleggen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
26
Briefing van helpers
3 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkom en uitleg geven
29
Proefrondes begeleiden
3 personen
30
Chocolade bijvullen
2 personen
31
Water en dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
34
Winnaar van proeverij bekendmaken
35
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

36
Restanten veilig verpakken
2 personen
37
Afval sorteren
2 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Decoratie verwijderen
2 personen
42
Materialen inventariseren
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Restanten gekoeld bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2

Servies

Proefbordjesaantal 240
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Dessertlepelsaantal 50
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen voor fruitaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Keukenweegschaalaantal 2
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijbestendige handschoenenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Chocoladebordjesaantal 12
Tafelbordjesaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Vloertrekker
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de proefvolgorde vóór je boodschappen doet. Zet milde chocolade eerst en intensere smaken later; noteer per ronde welke chocolade waar komt, zodat etiketten en proefformulieren overeenkomen.
Portioneer de chocolade vooraf en weeg per deelnemer dezelfde hoeveelheid af. Leg de proefbordjes per station klaar en voorzie per persoon een proefvormulier, zodat uitdelen niet ten koste gaat van de uitleg.
Verzamel dieetwensen uiterlijk een week voor de proeverij. Controleer daarna de chocolade en garnituren op ingrediënten en houd aangepaste porties apart, in plaats van ze op het laatste moment te moeten vervangen.
Zet water, koffie en thee op een aparte plek van de chocolade. Koel dranken vooraf en leg voor elke deelnemer een waterglas klaar; zo worden smaken tussen de rondes beter geneutraliseerd.
Maak de ruimte minimaal 2 uur vooraf klaar. Zet tafels en stoelen, proefstations, ontvangsttafel, formulieren en verlichting eerst neer en controleer daarna pas koffiezetapparaat, waterkoker, verlengsnoeren en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel chocolade heb je nodig voor een chocoladeproeverij?: Reken voor een proeverij met meerdere rondes op ongeveer 10 tot 15 gram chocolade per persoon per soort. Bij 6 soorten is dat 60 tot 90 gram per deelnemer; bestel daarnaast een kleine reserve voor breuk en bijvullen.
Hoeveel soorten chocolade geef je bij een proeverij?: Plan meestal 5 tot 7 soorten voor één proeverij. Trek per soort ongeveer 10 minuten uit voor proeven en noteren; met 6 soorten ben je dus inclusief ontvangst en pauzes ongeveer 1,5 tot 2 uur bezig.
Wanneer moet je chocolade portioneren en etiketteren?: Portioneer en etiketteer de chocolade op de dag zelf of maximaal 24 uur vooraf. Bewaar de porties koel, droog en geurvrij, maar haal ze ongeveer 30 minuten voor de start uit de koeling zodat de smaak goed tot zijn recht komt.
Hoe lang van tevoren organiseer je een chocoladeproeverij?: Verstuur de uitnodigingen idealiter 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de proeverij. Gebruik die laatste week om dieetwensen, aantallen, proefvolgorde, boodschappen en tafelindeling definitief te maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.