Zo organiseer je een chocolademarkt zonder last-minute problemen

Een chocolademarkt organiseren begint niet bij de decoratie, maar bij locatie, vergunning en een haalbare indeling. Leg eerst de datum vast, reserveer chocoladestands en controleer stroom, toiletten en afvalinzameling. Daarna verzamel je leveranciersinformatie, allergenen en dieetwensen, zodat bezoekers veilig kunnen proeven. Plan promotie en uitnodigingen pas wanneer het programma en de verkoopplekken kloppen. In de laatste week controleer je boodschappen, betaalmiddelen, koeling en de bezetting van alle stands.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Marktvergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Chocoladestands reserveren
2 personen
5
Leveranciers bevestigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Plattegrond van markt maken
2 personen
10
Stroompunten controleren
2 personen
11
Afvalinzameling reserveren
12
Toiletten controleren
13
Promotie online plaatsen
2 personen
14
Persbericht versturen
15
Stands en verkoopplekken indelen
2 personen
16
Prijsafspraken vastleggen
2 personen
17
Proefproducten inventariseren
2 personen
18
Menukaarten opstellen
2 personen
19
Allergeneninformatie verzamelen
2 personen
20
Vrijwilligers inplannen
2 personen
21
Leveranciersinformatie delen
22
Contant geld bestellen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken en chocolade koelen
2 personen
26
Tafelnummers voorbereiden
27
Kassabonnen klaarleggen
28
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
29
Terrein inspecteren
2 personen
30
Leveranciers ontvangen
3 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Tafelkleden aanbrengen
2 personen
34
Chocoladestands inrichten
6 personen
35
Proeverijstations klaarzetten
3 personen
36
Koelingen vullen
2 personen
37
Koffiepunt installeren
2 personen
38
Betaalpunten testen
2 personen
39
Decoratie ophangen
3 personen
40
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
41
Afvalbakken plaatsen
2 personen
42
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Leveranciers ontvangen bezoekers
8 personen
45
Entree bemannen
2 personen
46
Proeverijen presenteren
4 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Proefbekers aanvullen
2 personen
50
Servetten aanvullen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Tafels schoonhouden
2 personen
53
Voorraad controleren
2 personen
54
Voorraad bijsturen
2 personen
55
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
56
Eindomroep verzorgen
57
Verkoop afsluiten
3 personen
58
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

59
Chocolade veilig verpakken
4 personen
60
Kassa's afsluiten
2 personen
61
Leveranciers uitchecken
2 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Facturen en bonnetjes verzamelen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Markttafelsaantal 18
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Klapbaliesaantal 4
Tafelkledenaantal 22
Displayrekkenaantal 18
Krukkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 80
Serveertraysaantal 24
Serveertangenaantal 18
Schaaltjesaantal 36

Decoratie

Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratiesaantal 18
Menukaarthoudersaantal 24
Prijskaartjesaantal 120
Allergenenkaartenaantal 30
Routebordenaantal 12
Informatiebannersaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 4
Kassaboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Handlampenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Chocoladefonteinenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Bakplatenaantal 6
Ovenwantenaantal 6
Voedselbakkenaantal 24
Vershoudfoliehoudersaantal 4
Portioneerscheppenaantal 6
Afdruiprekkenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lampenaantal 16
Batterijlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handschoenendozenaantal 6

Catering

Proefbekersaantal 1200
Papieren servettenaantal 1500
Chocoladezakjesaantal 600
Cadeaudozenaantal 300
Bakpapieraantal 6
Afsluitbare voorraadbakkenaantal 30
Boodschappen

Tips

Vraag de marktvergunning vroeg aan en controleer tegelijk of je verzekering de verkoop en proeverijen dekt. Plan hiervoor minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding, omdat een ontbrekende toestemming je hele opstelling kan vertragen.
Maak de plattegrond voordat je tafels, tenten en stands definitief indeelt. Houd looproutes vrij en leg per verkoopplek vast waar stroom nodig is; tel alle aansluitingen en neem voldoende verlengkabels mee.
Verzamel allergeneninformatie en dieetwensen vóór je menukaarten en prijskaartjes laat maken. Zet voor elke proef- of verkoopsoort de informatie zichtbaar bij de stand, niet alleen bij een centrale informatietafel.
Regel betalingen én contant geld naast elkaar. Test betaalterminals uiterlijk 3 dagen vooraf, controleer kassaboxen en zorg dat standhouders hun prijsafspraken en verkoopwijze schriftelijk hebben ontvangen.
Plan koeling en uitgifte per product, niet alleen per leverancier. Koel dranken en chocolade op tijd, controleer koelboxen en koelkasten op de ochtend zelf en wijs vrijwilligers aan voor aanvullen, afval en bezoekersvragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een chocolademarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en verzekering. Reserveer chocoladestands en leveranciers uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je daarna de indeling en promotie kunt afronden.
Hoeveel chocoladestands heb je nodig voor een markt?: Dat hangt af van de bezoekersaantallen en de beschikbare ruimte, maar plan per stand een duidelijke verkoopplek met tafel, presentatie en loopruimte. Leg de definitieve aantallen minimaal 4 weken vooraf vast, inclusief eventuele stroombehoefte.
Wanneer moet je allergeneninformatie voor een chocolademarkt verzamelen?: Vraag allergeneninformatie en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de markt op bij alle leveranciers. Controleer de gegevens nogmaals tijdens de laatste week en verwerk ze vóór het drukken of plaatsen van menukaarten en allergenenkaarten.
Hoeveel voorbereiding heb je op de dag zelf nodig?: Reserveer minimaal 3 uur voor het opbouwen van tenten, tafels, balies, bewegwijzering, koeling en betaalpunten. Laat daarna minstens 30 minuten over voor een controle van prijzen, allergeneninformatie, stroom en de bezetting van vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.