Organiser un marché du chocolat : la méthode

Un marché du chocolat se prépare d’abord comme un événement accueillant du public, puis comme un parcours de dégustation. Commence par choisir la date et le lieu, obtenir les autorisations et sécuriser l’assurance avant de réserver les stands. Ensuite, structure les inscriptions, le plan du marché, les fournisseurs et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les paiements, les produits, les boissons et le refroidissement du chocolat.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander le permis de marché
3
Vérifier l’assurance
4
Réserver des stands de chocolat
2 personnes
5
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Créer le plan du marché
2 personnes
10
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
11
Réserver l’enlèvement des déchets
12
Vérifier les toilettes
13
Publier la promotion en ligne
2 personnes
14
Envoyer le communiqué de presse
15
Répartir les stands et les points de vente
2 personnes
16
Fixer les accords sur les prix
2 personnes
17
Inventorier les produits de dégustation
2 personnes
18
Établir les menus
2 personnes
19
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
20
Planifier les bénévoles
2 personnes
21
Partager les informations sur les fournisseurs
22
Commander de l’argent liquide
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons et le chocolat
2 personnes
26
Préparer les numéros de table
27
Préparer les tickets de caisse
28
Préparer le briefing des bénévoles
29
Inspecter le site
2 personnes
30
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les nappes
2 personnes
34
Aménager les stands de chocolat
6 personnes
35
Installer les stations de dégustation
3 personnes
36
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
37
Installer le point café
2 personnes
38
Tester les points de paiement
2 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Installer les poubelles
2 personnes
42
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

44
Les fournisseurs accueillent les visiteurs
8 personnes
45
Tenir l'entrée
2 personnes
46
Présenter les dégustations
4 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les gobelets de dégustation
2 personnes
50
Réapprovisionner les serviettes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Garder les tables propres
2 personnes
53
Vérifier les stocks
2 personnes
54
Ajuster les stocks
2 personnes
55
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
56
Assurer le message de clôture
57
Clôturer les ventes
3 personnes
58
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Emballer le chocolat en toute sécurité
4 personnes
60
Fermer les caisses
2 personnes
61
Faire le départ des prestataires
2 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Rassembler les factures et les reçus
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 18
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 48
Guichets pliantsqté 4
Nappesqté 22
Présentoirsqté 18
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 18
Petits bolsqté 36

Décoration

Guirlandesqté 12
Ballonsqté 100
Décorations de tableqté 18
Porte-menusqté 24
Étiquettes de prixqté 120
Cartes allergènesqté 30
Panneaux de directionqté 12
Bannières d’informationqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Thermosqté 6
Fontaines à chocolatqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Plaques de cuissonqté 6
Gants de cuisineqté 6
Bacs alimentairesqté 24
Supports pour film alimentaireqté 4
Louches doseusesqté 6
Égouttoirsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Lampes à batterieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Boîtes de gantsqté 6

Catering

Gobelets de dégustationqté 1200
Serviettes en papierqté 1500
Sachets de chocolatqté 600
Boîtes cadeauxqté 300
Papier cuissonqté 6
Bacs de stockage fermablesqté 30
Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Le permis de marché, l’assurance, les toilettes et l’enlèvement des déchets doivent être confirmés avant d’annoncer l’événement.
Prépare le plan du marché sur papier avec les stands, les points de vente, les tables et les zones de circulation. Garde au moins 1 mètre de passage libre et indique clairement les entrées, les sorties et les toilettes.
Demande les informations sur les allergènes au plus tard 2 semaines avant le marché. Prépare une carte par produit et affiche les prix près de chaque dégustation pour éviter les questions répétées.
Calcule les besoins des bénévoles par créneau de 2 à 3 heures. Prévois au minimum une personne à l’accueil, une personne pour les paiements et une personne disponible pour aider les exposants.
La veille, vérifie les terminaux de paiement, les caisses, les rallonges, les boissons et les équipements de refroidissement. Refroidis les boissons et le chocolat suffisamment tôt, puis contrôle encore les produits le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du chocolat ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir le permis, de vérifier l’assurance, de réserver les exposants et de communiquer les informations pratiques aux visiteurs.
Quand faut-il réserver les stands de chocolat ?: Réserve les stands environ 6 à 8 semaines avant le marché. Confirme ensuite les fournisseurs, les horaires d’arrivée, les besoins électriques et les produits proposés au moins 2 semaines avant l’événement.
Comment gérer les allergènes lors d’un marché du chocolat ?: Demande à chaque fournisseur la composition et les risques de traces au plus tard 2 semaines avant l’ouverture. Regroupe ces informations dans des cartes allergènes accessibles sur chaque stand et à l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché du chocolat ?: Pour un petit marché, compte environ 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements et 1 personne polyvalente par tranche de 2 à 3 heures. Ajoute du renfort si plusieurs points de vente fonctionnent en même temps.

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