So organisierst du einen Schokoladenmarkt
Ein Schokoladenmarkt steht und fällt mit der Reihenfolge der Planung. Zuerst legst du Datum und Ort fest, klärst Genehmigung und Versicherung und reservierst die Schokoladenstände. Danach folgen Marktplan, Lieferanten, Strom, Toiletten, Abfall und Werbung. In den letzten Tagen zählen vor allem Allergeninformationen, Verkostungsmengen, Kühlung, Bargeld und ein klarer Einsatzplan für die Helfer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Marktgenehmigung beantragen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Schokoladenstände reservieren
2 Personen
- 5
Lieferanten bestätigen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Marktplan erstellen
2 Personen
- 10
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 11
Abfallentsorgung reservieren
- 12
Toiletten kontrollieren
- 13
Werbung online stellen
2 Personen
- 14
Pressemitteilung versenden
- 15
Stände und Verkaufsplätze einteilen
2 Personen
- 16
Preisvereinbarungen festhalten
2 Personen
- 17
Verkostungsprodukte inventarisieren
2 Personen
- 18
Speisekarten erstellen
2 Personen
- 19
Allergeninformationen sammeln
2 Personen
- 20
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 21
Lieferanteninformationen teilen
- 22
Bargeld bestellen
- 23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Getränke und Schokolade kühlen
2 Personen
- 26
Tischnummern vorbereiten
- 27
Kassenzettel bereitlegen
- 28
Volunteer-Briefing vorbereiten
- 29
Gelände inspizieren
2 Personen
- 30
Lieferanten empfangen
3 Personen
- 31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Tischdecken auflegen
2 Personen
- 34
Schokoladenstände einrichten
6 Personen
- 35
Verkostungsstationen aufstellen
3 Personen
- 36
Kühlboxen befüllen
2 Personen
- 37
Kaffeestation einrichten
2 Personen
- 38
Zahlungspunkte testen
2 Personen
- 39
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 40
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 41
Mülleimer aufstellen
2 Personen
- 42
Allergenkarten auslegen
2 Personen
- 43
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 44
Lieferanten empfangen Besucher
8 Personen
- 45
Eingang besetzen
2 Personen
- 46
Verkostungen präsentieren
4 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Probebecher auffüllen
2 Personen
- 50
Servietten auffüllen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Tische sauber halten
2 Personen
- 53
Bestand prüfen
2 Personen
- 54
Vorräte anpassen
2 Personen
- 55
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 56
Abschlussdurchsage übernehmen
- 57
Verkauf abschließen
3 Personen
- 58
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Schokolade sicher verpacken
4 Personen
- 60
Kassen abschließen
2 Personen
- 61
Lieferanten auschecken
2 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 64
Dekoration entfernen
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 67
Abfall trennen
3 Personen
- 68
Gelände reinigen
4 Personen
- 69
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Restbestand einlagern
2 Personen
- 72
Rechnungen und Belege sammeln
- 73
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarkttischeAnz. 18
- BistrotischeAnz. 8
- StühleAnz. 48
- KlappthekenAnz. 4
- TischdeckenAnz. 22
- AusstellungsregaleAnz. 18
- HockerAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 24
- ServierzangenAnz. 18
- SchälchenAnz. 36
Dekoration
- GirlandenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- TischdekorationenAnz. 18
- MenükartenhalterAnz. 24
- PreisschilderAnz. 120
- AllergenkartenAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- InformationsbannerAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- KartenterminalsAnz. 4
- KassenboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HandlampenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- SchokoladenbrunnenAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 6
- BackblecheAnz. 6
- OfenhandschuheAnz. 6
- LebensmittelboxenAnz. 24
- FrischhaltefolienhalterAnz. 4
- PortionierlöffelAnz. 6
- AbtropfgitterAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 16
- BatterielampenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallzangenAnz. 4
- HandfegerAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandschuhboxenAnz. 6
Catering
- ProbebecherAnz. 1200
- PapierserviettenAnz. 1500
- SchokoladentütchenAnz. 600
- GeschenkkartonsAnz. 300
- BackpapierAnz. 6
- Verschließbare VorratsbehälterAnz. 30
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Marktgenehmigung. Prüfe gleichzeitig die Versicherung, denn fehlende Unterlagen können die gesamte Veranstaltung verzögern.
- Bestätige Stände und Lieferanten nicht nur mündlich: Halte Verkaufsplätze, Preise, Lieferzeiten und benötigte Stromanschlüsse schriftlich fest. So vermeidest du am Markttag doppelte Zusagen oder falsch eingeteilte Flächen.
- Erstelle den Marktplan spätestens 3 Wochen vorher. Markiere Stände, Verkostungsbereiche, Kassen, Toiletten, Stromwege und Wegweiser; Verlängerungskabel dürfen keine Laufwege kreuzen.
- Sammle Allergeninformationen und Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Markt. Übertrage die Angaben auf Speisekarten und Allergenkarten, damit Besucher nicht an jedem Stand einzeln nachfragen müssen.
- Plane Kühlung, Bargeld und Helfer für den Vortag. Getränke und Schokolade müssen rechtzeitig gekühlt werden, während Kassenboxen, Kartenterminals, Serviergeschirr und der Schichtplan am Morgen griffbereit sein sollten.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Schokoladenmarkt organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigung, Versicherung und Standreservierungen brauchen meist am längsten; Werbung und Anmeldungen können danach aufgesetzt werden.
- Wann beantragt man die Genehmigung für einen Schokoladenmarkt?
- Reiche den Antrag direkt nach der Festlegung von Datum und Ort ein, möglichst mindestens 8 Wochen vorher. Prüfe zusätzlich, ob für Verkaufsstände, Strom oder Abfallentsorgung weitere Vorgaben gelten.
- Wie viele Schokoladenstände braucht ein Markt?
- Die passende Zahl hängt von Fläche und Besucherzahl ab, aber plane die Stände so, dass vor jedem Verkaufsplatz mindestens ein übersichtlicher Bedienbereich bleibt. Erstelle den endgültigen Marktplan etwa 3 Wochen vorher und vermeide enge Durchgänge.
- Wann müssen Allergene und Verkostungsprodukte vorbereitet sein?
- Fordere Allergenangaben spätestens 10 Tage vor dem Markt bei allen Lieferanten an. Inventarisiere die Verkostungsprodukte 2 bis 3 Tage vorher und lagere empfindliche Schokolade und Getränke bis zum Aufbau gekühlt.
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