Zo organiseer je een chocoladefestival

Begin met het programma en de locatie, en werk daarna terug vanaf de festivaldag. Een chocoladefestival vraagt meer voorbereiding dan alleen stands met lekkernijen: je regelt leveranciers, workshops, koeling, stroom, betalingen en duidelijke allergeneninformatie. Leg proeverijen en workshops vroeg vast, zodat je weet hoeveel proefbekers, tafels en medewerkers nodig hebt. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig leveringen met exacte aankomsttijden. Controleer uiterlijk de dag ervoor het weer, de binnenruimte en de volledige voorraad.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en vergunning controleren
2 personen
3
Leveranciers van chocolade benaderen
2 personen
4
Cateraars en bakkers vastleggen
2 personen
5
Reserveringen voor materiaal maken
6
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
7
Stroompunten en kabelroutes bepalen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Proeverijen en workshops plannen
2 personen
13
Workshopinschrijvingen openen
14
Medewerkers en vrijwilligers indelen
2 personen
15
Leveringen en aankomsttijden bevestigen
16
Menukaarten en allergenenkaarten maken
2 personen
17
Prijslijsten en routeborden maken
2 personen
18
Socialmediaberichten plaatsen
19
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
20
Weersverwachting en binnenruimte controleren
21
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Chocolade en gebak ontvangen
3 personen
24
Verse producten koelen
2 personen
25
Porties en proefbekers voorbereiden
4 personen
26
Allergenen en dieetporties labelen
2 personen
27
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
28
Terrein vrijmaken
4 personen
29
Tenten en parasols opbouwen
5 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Stroom en verlengkabels aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Kraamindeling markeren
2 personen
35
Chocoladekramen inrichten
6 personen
36
Workshoptafels inrichten
3 personen
37
Proefporties uitstallen
4 personen
38
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
39
Koelboxen vullen
2 personen
40
Kassa- en pinpunt testen
2 personen
41
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
42
Toiletten en wastafels controleren
2 personen
43
Briefing van medewerkers geven
4 personen

Event

44
Entree en ontvangst openen
3 personen
45
Bezoekers welkom heten
3 personen
46
Proefbonnen uitdelen
2 personen
47
Chocolade serveren
6 personen
48
Warme chocolademelk schenken
3 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Gebak en desserts presenteren
3 personen
51
Workshops begeleiden
4 personen
52
Chocolade temperen demonstreren
2 personen
53
Pralines demonstreren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Servies en proefmateriaal aanvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Tafels tussendoor schoonmaken
2 personen
58
Voorraad gekoeld bewaren
2 personen
59
Laatste verkoopronde aankondigen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Restanten veilig verpakken
4 personen
62
Kassa en pinapparatuur afsluiten
2 personen
63
Servies en keukengerei afwassen
4 personen
64
Kramen en werktafels afbreken
5 personen
65
Tenten en decoratie afbreken
5 personen
66
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
67
Terrein vegen en schoonmaken
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleend materiaal reinigen
3 personen
72
Materiaal retourneren
2 personen
73
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Marktkramenaantal 12
Tafelkleedhoezenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Theelepelsaantal 180
Vorkjesaantal 180
Proefbekersaantal 500
Servetdispensersaantal 12

Apparatuur

Chocoladesmeltersaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 3
Kassakoffersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Brandblussersaantal 4

Keuken

Mengkommenaantal 12
Maatbekersaantal 6
Keukenweegschalenaantal 4
Spatelsaantal 12
Gardeaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Spuitzakkenaantal 100
Bakplatenaantal 12
Siliconenmattenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Schenklepelsaantal 6
Digitale thermometersaantal 6
Koelthermometersaantal 6

Decoratie

Lichtslingersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Chocoladepostersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 18
Menubordenaantal 12
Allergenenkaartenaantal 24
Routebordenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 30
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
Krukken voor workshopsaantal 30
Proefschalenaantal 40
Bonbondozenaantal 150
Prijskaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 250
Proefbonnenaantal 800

Tips

Leg leveranciers van chocolade, bakkers en cateraars minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Vraag per leverancier naar levertijd, bewaartemperatuur, portiegrootte en allergeneninformatie; die gegevens heb je nodig voor je menukaarten.
Maak de plattegrond zodra de locatie vaststaat. Reserveer ruimte voor marktkramen, workshops, wachtrijen en een aparte route voor kabels; houd minimaal 1 meter vrije loopruimte aan bij drukke doorgangen.
Open workshopinschrijvingen 3 tot 4 weken voor het festival en vermeld per sessie de begintijd, duur en maximale groepsgrootte. Deel medewerkers zo in dat er per workshop minstens één begeleider en één aanspreekpunt bij de ingang is.
Controleer stroom en koeling uiterlijk 2 weken vooraf. Tel het vermogen van chocoladesmelters, koffiezetapparaten en waterkokers bij elkaar op, leg verlengkabels en stekkerdozen vast en gebruik koelboxen voor verse producten die niet direct worden uitgeserveerd.
Bereid proefbekers, porties en allergenenkaarten op de ochtend zelf voor volgens een vaste tafelindeling. Zet prijslijsten, routeborden en pinapparaten vóór de opening klaar en plan 30 tot 60 minuten extra voor late leveringen of ontbrekend materiaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een chocoladefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leveranciers, cateraars, locatiecontrole en vergunningen kunnen meerdere weken kosten; workshops en uitnodigingen regel je daarna uiterlijk 3 tot 4 weken voor de datum.
Hoeveel chocolade heb je nodig per bezoeker?: Reken voor een proeverij op ongeveer 50 tot 75 gram chocolade per bezoeker, verdeeld over kleine porties. Tel voor workshops extra materiaal mee op basis van het aantal ingeschreven deelnemers en houd 10 procent reserve aan.
Wanneer moet je allergeneninformatie voor een chocoladefestival verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verzamel de definitieve productinformatie uiterlijk 2 weken vooraf. Maak daarna per gerecht of proefportie een allergenenkaart en controleer die opnieuw zodra de leveringen binnen zijn.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een chocoladefestival?: Plan minimaal 1 medewerker per workshop, 1 aanspreekpunt bij de ingang en 1 persoon voor betalingen en voorraad per 30 tot 40 bezoekers tegelijk. Voeg tijdens opbouw en ontvangst minstens 2 mensen toe voor leveringen, porties en het klaarzetten van proefbekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.