Cómo organizar un festival del chocolate sin dejar cabos sueltos

Un festival del chocolate combina degustaciones, talleres, venta y productos que necesitan una buena cadena de frío. Empieza por fijar la fecha, el programa y el recinto; después cierra proveedores, permisos, distribución y personal. Las inscripciones y las preferencias dietéticas deben estar controladas antes de comprar y preparar las porciones. El día anterior, confirma entregas, electricidad, carteles y equipos; el mismo día, separa claramente las zonas de servicio, talleres y cobro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Comprobar el lugar y el permiso
2 personas
3
Contactar a proveedores de chocolate
2 personas
4
Contratar caterings y panaderos
2 personas
5
Hacer reservas de material
6
Hacer el plano del recinto
2 personas
7
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
8
Diseñar invitaciones
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Planificar degustaciones y talleres
2 personas
13
Abrir las inscripciones al taller
14
Asignar personal y voluntarios
2 personas
15
Confirmar las entregas y los horarios de llegada
16
Preparar cartas del menú y de alérgenos
2 personas
17
Hacer listas de precios y carteles de ruta
2 personas
18
Publicar mensajes en redes sociales
19
Comprobar el material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo y el espacio interior
21
Comprobar las existencias y la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Recibir chocolate y pasteles
3 personas
24
Refrigerar los productos frescos
2 personas
25
Preparar las porciones y los vasos de degustación
4 personas
26
Etiquetar alérgenos y raciones dietéticas
2 personas
27
Preparar el material de presentación
2 personas
28
Despejar el recinto
4 personas
29
Montar tiendas y sombrillas
5 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Conectar la electricidad y los alargadores
2 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
35
Montar los puestos de chocolate
6 personas
36
Preparar las mesas del taller
3 personas
37
Exponer las muestras para degustación
4 personas
38
Montar el punto de café y té
2 personas
39
Llenar las neveras portátiles
2 personas
40
Probar la caja registradora y el TPV
2 personas
41
Colocar carteles y señalización
2 personas
42
Revisar los baños y lavabos
2 personas
43
Dar briefing al personal
4 personas

Evento

44
Abrir entrada y recepción
3 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Repartir vales de degustación
2 personas
47
Servir chocolate
6 personas
48
Servir chocolate caliente
3 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Presentar pasteles y postres
3 personas
51
Guiar talleres
4 personas
52
Demostrar el templado del chocolate
2 personas
53
Demostrar pralinas
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reponer vajilla y material de degustación
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Limpiar las mesas entre momentos
2 personas
58
Mantener el stock refrigerado
2 personas
59
Anunciar la última ronda de ventas
60
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

61
Empaquetar los restos de forma segura
4 personas
62
Cerrar la caja y el terminal de pago
2 personas
63
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
4 personas
64
Desmontar los puestos y las mesas de trabajo
5 personas
65
Desmontar las carpas y la decoración
5 personas
66
Recoger y separar la basura
4 personas
67
Barrer y limpiar el recinto
3 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Limpiar el material prestado
3 personas
72
Devolver el material
2 personas
73
Repartir la comida sobrante
2 personas
74
Recoger objetos perdidos
75
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 18
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 80
Puestos de mercadocant. 12
Fundas para mantelescant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Cucharillascant. 180
Tenedorescant. 180
Vasos de pruebacant. 500
Dispensadores de servilletascant. 12

Equipo

Fundidores de chocolatecant. 6
Jarras térmicascant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 6
Datáfonoscant. 3
Cajas de la caja registradoracant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Extintorescant. 4

Cocina

Cuencos para mezclarcant. 12
Jarras medidorascant. 6
Básculas de cocinacant. 4
Espátulascant. 12
Batidor de varillascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Mangas pastelerascant. 100
Bandejas de hornocant. 12
Tapetes de siliconacant. 12
Pinzas de servircant. 12
Cucharones para servircant. 6
Termómetros digitalescant. 6
Termómetros para refrigeracióncant. 6

Decoración

Guirnaldas de lucescant. 8
Guirnaldascant. 10
Pósteres de chocolatecant. 12
Decoraciones de mesacant. 18
Carteles del menúcant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 24
Señales de rutacant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Paños de microfibracant. 30
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras
Taburetes para tallerescant. 30
Bandejas de degustacióncant. 40
Cajas de bombonescant. 150
Etiquetas de preciocant. 80
Pulserascant. 250
Bonos de degustacióncant. 800

Consejos

Cierra primero el programa y el plano del recinto: reserva espacio para puestos, mesas de degustación, talleres, circulación y una zona interior alternativa si el pronóstico cambia.
Confirma con cada proveedor la hora de llegada y el equipo que necesita. Los fundidores, cafeteras, neveras portátiles, cables y regletas suelen quedarse fuera de la primera reserva.
Abre las inscripciones de los talleres con antelación y recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Lleva una lista actualizada para preparar porciones y vasos de degustación sin mezclar opciones.
Recibe el chocolate, los pasteles y demás productos frescos lo antes posible para refrigerarlos. Prepara las porciones, vasos, cucharillas y carteles antes de que empiece la primera degustación.
Calcula el recorrido del público y coloca precios, menú y alérgenos en cada punto de servicio. Asigna responsables para cobros, talleres, reposición, limpieza y seguridad, en lugar de dejar todas las incidencias en una sola persona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival del chocolate?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar el recinto y los permisos, contratar proveedores, reservar material, abrir inscripciones y ajustar las compras según el número de asistentes.
¿Cuánto chocolate necesito por persona para una degustación?: Como referencia, calcula entre 60 y 100 gramos por persona si habrá varias muestras y otros postres. Añade un margen del 10 al 15 % para reposición, derrames y asistentes que se incorporen sin inscripción.
¿Cuándo debo preparar las porciones y los vasos de degustación?: Prepara las porciones el mismo día o como máximo la tarde anterior si puedes mantenerlas protegidas y refrigeradas. Los productos frescos deben conservarse en frío hasta el momento del servicio.
¿Qué hay que comprobar el día antes del festival?: Dedica entre 60 y 90 minutos a revisar entregas, horarios, electricidad, cables, equipos, carteles, datáfonos, cajas y material de primeros auxilios. Comprueba también el pronóstico y deja definida la alternativa interior.

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