Schokoladenfestival organisieren: So gelingt die Planung

Ein Schokoladenfestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor du Lieferanten oder Material buchst. Plane Verkostungen und Workshops getrennt vom freien Besucherstrom und erfasse Allergien sowie Ernährungswünsche schon bei der Anmeldung. Besonders leicht vergessen werden Kühlmöglichkeiten, Stromwege, Probebecher und eindeutige Preisschilder. Mit bestätigten Lieferzeiten und eingeteilten Helfern bleibt am Veranstaltungstag genug Zeit für Aufbau und Qualitätskontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Genehmigung prüfen
2 Personen
3
Schokoladenlieferanten ansprechen
2 Personen
4
Caterer und Bäcker festlegen
2 Personen
5
Materialreservierungen vornehmen
6
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
7
Stromanschlüsse und Kabelwege festlegen
2 Personen
8
Einladungen gestalten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Verkostungen und Workshops planen
2 Personen
13
Workshop-Anmeldungen öffnen
14
Mitarbeiter und Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Lieferungen und Ankunftszeiten bestätigen
16
Speisekarten und Allergenkarten erstellen
2 Personen
17
Preisliste und Wegweiser erstellen
2 Personen
18
Social-Media-Beiträge posten
19
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
20
Wettervorhersage und Innenraum prüfen
21
Vorräte und Einkäufe prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Schokolade und Gebäck annehmen
3 Personen
24
Frische Produkte kühlen
2 Personen
25
Portionen und Probebecher vorbereiten
4 Personen
26
Allergene und Diätportionen kennzeichnen
2 Personen
27
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
28
Gelände freimachen
4 Personen
29
Zelte und Sonnenschirme aufbauen
5 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Strom und Verlängerungskabel anschließen
2 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Standaufteilung markieren
2 Personen
35
Schokoladenstände einrichten
6 Personen
36
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
37
Probierportionen ausstellen
4 Personen
38
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
39
Kühlboxen füllen
2 Personen
40
Kassen- und Kartenzahlungsterminal testen
2 Personen
41
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
42
Toiletten und Waschbecken prüfen
2 Personen
43
Mitarbeiter einweisen
4 Personen

Event

44
Eingang und Empfang öffnen
3 Personen
45
Besucher begrüßen
3 Personen
46
Probe-Gutscheine verteilen
2 Personen
47
Schokolade servieren
6 Personen
48
Heiße Schokolade ausschenken
3 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Gebäck und Desserts präsentieren
3 Personen
51
Workshops betreuen
4 Personen
52
Vorführung zum Temperieren von Schokolade
2 Personen
53
Pralinen vorführen
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Geschirr und Testmaterial ergänzen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
58
Vorrat gekühlt lagern
2 Personen
59
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
60
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Reste sicher verpacken
4 Personen
62
Kasse und Kartengeräte abschließen
2 Personen
63
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
4 Personen
64
Stände und Arbeitstische abbauen
5 Personen
65
Zelte und Dekoration abbauen
5 Personen
66
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
67
Gelände fegen und reinigen
3 Personen
68
Toiletten reinigen
2 Personen
69
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
70
Materialien inventarisieren
2 Personen
71
Ausgeliehenes Material reinigen
3 Personen
72
Material zurückbringen
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
74
Fundsachen sammeln
75
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 18
StehtischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
MarktständeAnz. 12
TischdeckenhussenAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
TeelöffelAnz. 180
GabelnAnz. 180
ProbebecherAnz. 500
ServiettenhalterAnz. 12

Ausstattung

SchokoladenschmelzerAnz. 6
ThermokannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenlesegeräteAnz. 3
KassakofferAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4

Küche

RührschüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 6
KüchenwaagenAnz. 4
SpatelAnz. 12
SchneebesenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
SpritzbeutelAnz. 100
BackblecheAnz. 12
SilikonmattenAnz. 12
ServierzangenAnz. 12
AusgabelöffelAnz. 6
Digitale ThermometerAnz. 6
KühlthermometerAnz. 6

Dekoration

LichterkettenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 10
SchokoladenposterAnz. 12
TischdekorationenAnz. 18
MenükartenAnz. 12
AllergenkartenAnz. 24
WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
PutzeimerAnz. 4
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 30
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe
Hocker für WorkshopsAnz. 30
ProbiertablettsAnz. 40
PralinenschachtelnAnz. 150
PreisschilderAnz. 80
ArmbänderAnz. 250
ProbegutscheineAnz. 800

Tipps

Lege das Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Sprich danach Schokoladenlieferanten, Caterer und Bäcker gezielt an, damit Verkostungen und Backwaren mit festen Mengen geplant werden können.
Plane für jede Verkostungsstation einen eigenen Tisch, Probebecher und gut sichtbare Allergenhinweise ein. Erstelle die Karten spätestens 7 Tage vor dem Festival, nachdem die Zutaten bestätigt sind.
Prüfe Stromanschlüsse und Kabelwege vor dem Aufbau – besonders für Schokoladenschmelzer, Kaffeemaschinen und Wasserkocher. Reserviere pro elektrischer Station einen erreichbaren Anschluss und sichere Laufwege gegen Stolpern.
Bestätige Lieferungen und Ankunftszeiten 48 Stunden vorher schriftlich. Frische Produkte gehören direkt nach der Annahme in Kühlboxen oder andere geeignete Kühlung; portionierte Ware solltest du erst kurz vor dem Einlass vorbereiten.
Teile Helfer in feste Schichten für Einlass, Workshops, Kasse und Nachfüllen ein. Rechne für den Aufbau mindestens 3 Stunden und halte zusätzlich eine Person für spontane Engpässe und Sicherheitsfragen frei.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schokoladenfestival planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Lieferanten, Materialreservierungen und Workshop-Anmeldungen brauchen meist mehr Vorlauf als der eigentliche Aufbau.
Wie viele Probebecher brauche ich für ein Schokoladenfestival?: Plane mindestens 1,5 Probebecher pro erwarteter Besucherin oder Besucher ein. Bei 300 Gästen sind das 450 Becher, damit Nachfüllen, Ausschuss und zusätzliche Verkostungen abgedeckt sind.
Wann sollte man die Schokolade und Backwaren anliefern lassen?: Vereinbare die Ankunft am Veranstaltungstag mit einem Zeitfenster von höchstens 30 Minuten und mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. So kannst du Liefermengen, Kühlung, Beschilderung und Portionen noch prüfen.
Wie viele Helfer braucht ein Schokoladenfestival?: Für etwa 100 gleichzeitig anwesende Gäste solltest du mindestens 6 Helfer einteilen: je eine Person für Einlass, Kasse, Nachfüllen und Sicherheit sowie zwei für Workshops und Verkostungen. Bei mehreren Workshopräumen kommt pro Raum mindestens eine weitere Person hinzu.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.