Comment organiser un festival du chocolat étape par étape

Un festival du chocolat se prépare d’abord comme un parcours de dégustation, puis comme un événement accueillant et sûr. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de contacter les chocolatiers, traiteurs et boulangers. Prévoyez ensuite les ateliers, les inscriptions, l’électricité, les stands et les horaires de livraison. Les derniers jours servent surtout à contrôler les stocks, réfrigérer les produits frais et préparer les portions de dégustation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et le permis
2 personnes
3
Contacter les fournisseurs de chocolat
2 personnes
4
Réserver les traiteurs et les boulangers
2 personnes
5
Faire les réservations pour le matériel
6
Créer le plan du site
2 personnes
7
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Planifier les dégustations et les ateliers
2 personnes
13
Ouvrir les inscriptions aux ateliers
14
Répartir le personnel et les bénévoles
2 personnes
15
Confirmer les livraisons et les heures d’arrivée
16
Créer les menus et les cartes des allergènes
2 personnes
17
Créer les listes de prix et les panneaux d’orientation
2 personnes
18
Publier des messages sur les réseaux sociaux
19
Vérifier le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo et l'espace intérieur
21
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Réceptionner les chocolats et pâtisseries
3 personnes
24
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
25
Préparer les portions et les gobelets de dégustation
4 personnes
26
Étiqueter les allergènes et les portions spéciales
2 personnes
27
Installer le matériel de présentation
2 personnes
28
Dégager le site
4 personnes
29
Monter les tentes et les parasols
5 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Brancher l’alimentation et les rallonges
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
35
Aménager les stands de chocolat
6 personnes
36
Installer les tables d'atelier
3 personnes
37
Présenter les échantillons
4 personnes
38
Installer le point café et thé
2 personnes
39
Remplir les glacières
2 personnes
40
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
41
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
42
Contrôler les toilettes et les lavabos
2 personnes
43
Faire le briefing du personnel
4 personnes

Événement

44
Ouvrir l’entrée et l’accueil
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer les bons de dégustation
2 personnes
47
Servir le chocolat
6 personnes
48
Servir du chocolat chaud
3 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Présenter les pâtisseries et desserts
3 personnes
51
Encadrer les ateliers
4 personnes
52
Démontrer le tempérage du chocolat
2 personnes
53
Présenter des pralines
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner la vaisselle et le matériel de dégustation
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
58
Conserver le stock au frais
2 personnes
59
Annoncer le dernier tour de vente
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Emballer les restes en toute sécurité
4 personnes
62
Clôturer la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
63
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
4 personnes
64
Démonter les stands et les tables de travail
5 personnes
65
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
66
Collecter et trier les déchets
4 personnes
67
Balayer et nettoyer le site
3 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Remettre le mobilier en place
4 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Nettoyer le matériel emprunté
3 personnes
72
Retourner le matériel
2 personnes
73
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
75
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Stands de marchéqté 12
Housses de nappesqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Cuillères à caféqté 180
Fourchettesqté 180
Gobelets de dégustationqté 500
Distributeurs de serviettesqté 12

Équipement

Fondoirs à chocolatqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Valises de caisseqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Extincteursqté 4

Cuisine

Saladiersqté 12
Verres doseursqté 6
Balances de cuisineqté 4
Spatulesqté 12
Carafesqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Sachets à douilleqté 100
Plaques de cuissonqté 12
Tapis en siliconeqté 12
Pinces de serviceqté 12
Louches de serviceqté 6
Thermomètres numériquesqté 6
Thermomètres de réfrigérationqté 6

Décoration

Guirlandes lumineusesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Affiches au chocolatqté 12
Décorations de tableqté 18
Panneaux de menuqté 12
Cartes allergènesqté 24
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Chiffons microfibresqté 30
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses
Tabourets pour ateliersqté 30
Assiettes de dégustationqté 40
Boîtes de chocolatsqté 150
Étiquettes de prixqté 80
Braceletsqté 250
Bons de dégustationqté 800

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant de confirmer les fournisseurs : le plan du site doit prévoir les stands, les tables, les files d’attente et les chemins de câbles.
Ouvrez les inscriptions aux ateliers dès que les horaires sont fixés. Demandez en même temps les allergies et besoins alimentaires afin de préparer les cartes d’allergènes avant l’accueil du public.
Pour chaque dégustation, préparez les gobelets, portions et serviettes à l’avance. Faites ce conditionnement le jour même ou la veille selon la conservation du chocolat et des pâtisseries.
Confirmez chaque livraison 48 heures avant l’événement, avec l’heure d’arrivée et l’accès prévu. À réception, vérifiez les quantités et placez immédiatement les produits frais au réfrigérateur.
Testez l’alimentation électrique avant l’ouverture : fondoirs, machines à café, bouilloires et terminaux de paiement ne doivent pas partager une multiprise surchargée. Gardez les rallonges et chemins de câbles hors des zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du chocolat ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Les fournisseurs, le lieu, les autorisations et les réservations de matériel doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions aux ateliers.
Quand faut-il confirmer les livraisons de chocolat ?: Confirmez-les 48 heures avant le festival, puis vérifiez les horaires le matin de l’événement. Prévoyez un accès dégagé pour réceptionner les chocolats et pâtisseries sans interrompre l’accueil du public.
Comment gérer les allergies pendant un festival du chocolat ?: Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, idéalement 7 à 10 jours avant. Affichez ensuite les allergènes sur les menus et les cartes placées près de chaque dégustation ou atelier.
Combien de temps avant faut-il préparer les portions de dégustation ?: Préparez les portions le jour même lorsque c’est possible, ou la veille pour les produits qui le permettent. Conservez les produits frais au réfrigérateur et sortez-les progressivement pour éviter qu’ils restent trop longtemps à température ambiante.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.